Como Criar a Sua Primeira Checklist: Etapas Essenciais e Perspetivas

Começar com um novo sistema pode ser intimidante. Nós compreendemos. Por isso é que nos esforçámos ao máximo para tornar a nossa plataforma intuitiva, de forma a que qualquer pessoa possa começar facilmente. Criar a sua primeira checklist no Checklist As A Service não tem de ser complicado. Vamos guiá-lo passo a passo para que possa começar rapidamente.

Veja este vídeo curto ou leia o artigo abaixo para uma explicação mais completa.

Inicie o processo de criação da checklist clicando no botão + Nova Checklist.

1) Selecionar um Modelo

Comece por escolher um modelo. Tem ao seu dispor mais de 300 modelos curados, além de quaisquer modelos definidos pelo utilizador que possa ter, ou pode começar do zero. Esta flexibilidade garante-lhe uma base sólida para qualquer tarefa que esteja a planear.

2) Criar uma Checklist ou Configurar uma Checklist Recorrente

Criar uma checklist estabelece uma lista de tarefas única, mas para processos repetitivos – como o fecho de mês da equipa de contabilidade – pode optar por uma checklist recorrente. Esta opção gera automaticamente uma checklist numa agenda pré-definida, tornando as tarefas repetitivas menos complicadas.

3) Preencher o Cabeçalho

Aqui irá inserir informações básicas sobre a sua checklist. Os detalhes chave incluem a data do evento, que serve como referência para todas as datas de vencimento das tarefas. A funcionalidade de calendário é essencial; garante que as datas não coincidem com fins de semana ou feriados. Pode configurar o seu calendário preferido na área de definições.

4) Preencher as Tarefas

Se tiver selecionado um modelo, todas as tarefas desse modelo serão automaticamente adicionadas à sua checklist. Caso contrário, pode adicionar tarefas, definir datas de vencimento, atribuir responsáveis e revisores, e até anexar documentos.

Checklist foi concebido como uma ferramenta colaborativa. Quando adiciona membros da equipa às tarefas e define as datas de vencimento, todos serão notificados sobre as suas atribuições, informados de prazos próximos ou tarefas em atraso, e atualizados aquando da conclusão das mesmas. Isto mantém todos informados e em sincronia, garantindo que nenhum prazo seja perdido.

Tem a flexibilidade de decidir se a sua checklist precisa de datas de vencimento e se requer um responsável e revisor.

Utilizar o alternador de Data de Vencimento

Optar por não definir datas de vencimento significa que as tarefas não terão um prazo específico e não ativarão lembretes.

Utilizar o alternador de Responsável / Revisor

Da mesma forma, ao não atribuir tarefas, estas ficam disponíveis para qualquer pessoa; apenas os colaboradores e solicitantes podem encerrá-las.

Pode desativar ambos os alternadores

Pode utilizar um modo híbrido selecionando responsáveis/revisores para algumas tarefas e deixando outras abertas.

Campo de Data

As datas são relativas à data do evento (por exemplo, -2 dias significa que a tarefa deve ser concluída dois dias úteis antes do evento).

5) Rever e Submeter

Este é o momento para verificar tudo: detalhes do cabeçalho, lista de tarefas, responsáveis, revisores, etc. É a última etapa antes de oficializar a sua checklist, por isso, reserve um momento para garantir que está tudo correto.

Quando submete a sua checklist, o sistema entra em ação, calculando as datas de vencimento exatas de cada tarefa com base nos seus dados e no calendário selecionado. Em seguida, envia notificações aos responsáveis e revisores sobre as tarefas que lhes foram atribuídas. O processo é totalmente automatizado, garantindo que a sua checklist está pronta sem esforço adicional.

Concebemos a nossa plataforma para tornar este processo o mais intuitivo possível, mas a verdadeira magia acontece quando começa a utilizá-la por si mesmo.

Ainda não experimentou o Checklist As A Service? Este é o momento ideal para explorar como ele pode simplificar os seus processos, tornar a sua equipa mais eficiente e, francamente, facilitar-lhe a vida. Experimente a aplicação hoje e transforme a forma como trabalha. Vamos realizar tarefas juntos.

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O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service e Checklist As A Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.