Como Criar a Sua Primeira Checklist: Etapas Essenciais e Perspetivas

Começar com um novo sistema pode ser intimidante — nós compreendemos. É por isso que nos esforçámos para tornar a nossa Microsoft Teams Checklist fácil de usar, para que todos possam começar rapidamente e sem dificuldades. Criar a sua primeira checklist no Checklist As A Service não tem de ser complicado. Vamos guiá-lo passo a passo para que comece a utilizar o sistema com facilidade.

Veja este vídeo curto ou leia o artigo abaixo para uma explicação mais completa:

Inicie o processo de criação da checklist clicando no botão +Nova Checklist.

1) Selecionar um Modelo

Comece por escolher um modelo. Tem ao seu dispor mais de 300+ modelos curados, além de quaisquer modelos definidos pelo utilizador que possa ter, ou pode começar do zero. Esta flexibilidade garante-lhe uma base sólida para qualquer tarefa que esteja a planear.

2) Criar uma Checklist ou Configurar uma Checklist Recorrente

Criar uma checklist estabelece uma lista de tarefas única, mas para processos repetitivos – como o fecho de mês da equipa de contabilidade – pode optar por uma checklist recorrente. Esta opção gera automaticamente uma checklist numa agenda pré-definida, tornando as tarefas repetitivas menos complicadas.

3) Preencher o Cabeçalho

Aqui irá inserir informações básicas sobre a sua checklist. Os detalhes chave incluem a data do evento, que serve como referência para todas as datas de vencimento das tarefas. A funcionalidade de calendário é essencial; garante que as datas não coincidem com fins de semana ou feriados. Pode configurar o seu calendário preferido na área de definições.

4) Preencher as Tarefas

Se tiver selecionado um modelo, todas as tarefas desse modelo serão automaticamente adicionadas à sua checklist. Caso contrário, pode adicionar tarefas, definir datas de vencimento, atribuir responsáveis e revisores, e até anexar documentos.

Checklist foi concebido como uma ferramenta colaborativa. Quando adiciona membros da equipa às tarefas e define as datas de vencimento, todos serão notificados sobre as suas atribuições, informados de prazos próximos ou tarefas em atraso, e atualizados aquando da conclusão das mesmas. Isto mantém todos informados e em sincronia, garantindo que nenhum prazo seja perdido.

Tem a flexibilidade de decidir se a sua checklist precisa de datas de vencimento e se requer um responsável e revisor.

Utilizar o alternador de Data de Vencimento

Optar por não definir datas de vencimento significa que as tarefas não terão um prazo específico e não ativarão lembretes.

Utilizar o alternador de Responsável / Revisor

Da mesma forma, ao não atribuir tarefas, estas ficam disponíveis para qualquer pessoa; apenas os colaboradores e solicitantes podem encerrá-las.

Pode desativar ambos os alternadores

Pode utilizar um modo híbrido selecionando responsáveis/revisores para algumas tarefas e deixando outras abertas.

Campo de Data

As datas são relativas à data do evento (por exemplo, -2 dias significa que a tarefa deve ser concluída dois dias úteis antes do evento).

5) Rever e Submeter

Este é o momento para verificar tudo: detalhes do cabeçalho, lista de tarefas, responsáveis, revisores, etc. É a última etapa antes de oficializar a sua checklist, por isso, reserve um momento para garantir que está tudo correto.

Quando submete a sua checklist, o sistema entra em ação, calculando as datas de vencimento exatas de cada tarefa com base nos seus dados e no calendário selecionado. Em seguida, envia notificações aos responsáveis e revisores sobre as tarefas que lhes foram atribuídas. O processo é totalmente automatizado, garantindo que a sua checklist está pronta sem esforço adicional.

Concebemos a nossa plataforma para tornar este processo o mais intuitivo possível, mas a verdadeira magia acontece quando começa a utilizá-la por si mesmo.

Ainda não experimentou o Checklist As A Service? Este é o momento ideal para explorar como ele pode simplificar os seus processos, tornar a sua equipa mais eficiente e, francamente, facilitar-lhe a vida. Experimente a aplicação hoje e transforme a forma como trabalha. Vamos realizar tarefas juntos.

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O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service e Checklist As A Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.