Verbeterde automatiseringsmogelijkheden in Ticketing As A Service voor Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- 6 feb
- 3 minuten om te lezen
Bijgewerkt op: 23 apr
In de snel veranderende werkomgeving van vandaag is efficiëntie essentieel. Of het nu gaat om het beheren van een service desk, het afhandelen van HR-vragen of het coördineren van marketingverzoeken, het stroomlijnen van taken kan de productiviteit van je team aanzienlijk verhogen. Dat is waar onze nieuwe automatiseringsfunctie in Ticketing As A Service voor Microsoft Teams van pas komt.
Geïnspireerd door de bekende Outlook-regels, stelt deze functie je in staat om tickets automatisch te verrijken op basis van specifieke voorwaarden. Het resultaat? Tickets worden automatisch toegewezen aan de juiste medewerker en consequent beheerd, wat leidt tot snellere responstijden en meer tijd om je te richten op strategische taken.
Voordelen van automatisering in een ticketsysteem
Verhoogde efficiëntie: Automatisering vermindert de noodzaak van handmatige invoer, versnelt het ticketproces en stelt teams in staat om zich te concentreren op complexere taken.
Verbeterde nauwkeurigheid: Geautomatiseerde regels zorgen ervoor dat tickets consistent worden beheerd volgens vooraf gedefinieerde criteria, waardoor menselijke fouten worden geminimaliseerd.
Betere prioritering: Door automatisch prioriteiten in te stellen en tickets toe te wijzen, zorgt het systeem ervoor dat kritieke problemen snel worden aangepakt.
Gestroomlijnde communicatie: Automatisering verbetert de communicatie binnen het team, omdat tickets direct bij de juiste personen of teams terechtkomen.
Voorbeeld van automatiseringsregels in een ticketsysteem
Het opstellen van automatiseringsregels in een ticketsysteem omvat het definiëren van voorwaarden en bijbehorende acties. Zo werkt het:
Definieer de voorwaarde: Bepaal het specifieke criterium dat de regel activeert. Bijvoorbeeld, een voorwaarde kan zijn wanneer een ticket wordt gemarkeerd als "dringend".
Specificeer de actie: Bepaal welke actie moet worden ondernomen als aan de voorwaarde wordt voldaan. Bijvoorbeeld, als een ticket dringend is, kan het automatisch worden toegewezen aan een specifieke medewerker.
Voorbeeld van een regel
Voorwaarde: Prioriteit ingesteld op "Dringend"
Actie: Het ticket wordt toegewezen aan Allen
In dit voorbeeld wordt elk ticket dat als dringend wordt gemarkeerd, automatisch toegewezen aan Allen, zodat urgente kwesties snel worden opgepakt door de juiste persoon.
Automatisering in ticketing: Toepassingen in Ticketing As A Service
1. Geavanceerde regelcreatie met e-mail-naar-ticket scenario
Ticketing As A Service kan regels maken op basis van de afzender van de e-mail, de titel en de tekst. Dit is vooral handig in situaties waarin tickets worden aangemaakt vanuit binnenkomende e-mails. Zo kun je een regel instellen om tickets toe te wijzen aan specifieke teamleden op basis van de inhoud van de e-mail, zodat de juiste persoon elk verzoek efficiënt afhandelt.
2. Gedetailleerde datumvoorwaarden en acties
Maak gebruik van relatieve en specifieke datums om efficiënte regels op te stellen:
Als voorwaarde: Als de verwachte relatieve datum minder dan 2 dagen is, stel de ticketprioriteit in op Dringend. Dit helpt om tickets met hoge urgentie snel af te handelen.
Voorbeeld: Als verwachte relatieve datum < 2, stel prioriteit in op Dringend.
Als actie: Als de ticketprioriteit wordt ingesteld op Dringend, pas dan automatisch de verwachte relatieve datum aan naar 2 dagen. Dit zorgt ervoor dat dringende tickets een duidelijke deadline hebben.
Voorbeeld: Als prioriteit = Dringend, stel verwachte relatieve datum in op 2.
3. Labelvoorwaarden: "Een van" vs. "Alle"
Met de nieuwe automatiseringsfuncties kun je regels maken op basis van of een ticket een van een set labels heeft of alle gespecificeerde labels bevat:
Een van – Gebruik deze voorwaarde om acties te activeren als een ticket minstens één van de opgegeven labels heeft.
Voorbeeld: Als een van [Label1, Label2, Label3], dan...
Alle – Gebruik deze voorwaarde om acties alleen te activeren als een ticket alle opgegeven labels bevat.
Voorbeeld: Als alle [Label1, Label2, Label3], dan...
Hoe stel je deze functies in?
Om deze nieuwe automatiseringsregels in te stellen, ga je naar het Instellingen-gedeelte van Ticketing As A Service en open je het tabblad Toewijzing. Schakel eerst "Automatisch nieuwe tickets toewijzen" in en vervolgens kun je regels maken, bewerken en beheren om ze aan te passen aan je workflow.
Heb je Ticketing As A Service nog niet? Klik op de knop hieronder en probeer het gratis.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Comments