Visibilité par groupe dans CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- il y a 6 heures
- 4 min de lecture
Dans CRM As A Service, les paramètres de visibilité déterminent qui peut voir et interagir avec les éléments nouvellement créés — des Contacts et Leads aux Opportunités et Organisations. Ces paramètres permettent aux équipes de collaborer efficacement tout en gardant les données sensibles sous contrôle.
Cet article explique le fonctionnement de la Visibilité par groupe dans CRM As A Service, y compris les différences entre la visibilité Privée, Groupe et Organisation, ainsi que l’influence des groupes sur les droits d’accès. Vous apprendrez comment appliquer ces règles dans des scénarios concrets afin de garantir que les bonnes personnes aient accès aux bonnes informations au bon moment, sans complexité inutile.
Configurer la visibilité par défaut (Propriétaire) Configurer la visibilité manuellement Exemple de cas d’utilisation
Note : La Visibilité par groupe est disponible uniquement avec certains plans. Veuillez consulter notre grille tarifaire.
Configurer la visibilité par défaut
Les propriétaires CRM peuvent configurer la visibilité par défaut pour chaque type d’élément dans CRM As A Service. Cela détermine comment les nouveaux éléments sont partagés au moment de leur création.
1. Privée
Private is the most restrictive visibility setting. When an item is set to Private, it can be accessed by:
Le propriétaire de l’élément
Les propriétaires de groupe (uniquement pour les éléments privés de leur groupe)
Les membres réguliers du groupe n’y ont pas accès, sauf s’ils sont ajoutés comme Collaborateurs. Ce niveau de visibilité est idéal pour les Leads en phase initiale, les Opportunités sensibles ou les enregistrements en brouillon.
2. Groupe
La visibilité Groupe permet une collaboration structurée au sein d’une équipe. Lorsqu’un élément est défini sur Groupe, l’accès est accordé à :
Le propriétaire de l’élément
Tous les membres du groupe
Les propriétaires du groupe
Ce mode convient parfaitement aux équipes régionales, aux départements ou aux groupes fonctionnels nécessitant une visibilité partagée. Si le propriétaire appartient à un groupe ne comptant qu’un seul membre, la visibilité Groupe se comporte comme la visibilité Privée.
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes (en tant que membre ou propriétaire), il peut définir un groupe préféré lors de la création d’un élément.
3. Organisation
La visibilité Organisation rend un élément accessible à l’ensemble des utilisateurs du CRM. CRM As A Service propose deux modes Organisation :
Organisation (Lecture) : tous les utilisateurs peuvent consulter l’élément
Organisation (Écriture) : tous les utilisateurs peuvent consulter et modifier l’élément
Ce paramètre est couramment utilisé pour les Organisations partagées, les Contacts globaux ou les données de référence.
Configurer la visibilité manuellement
Les propriétaires d’éléments peuvent modifier manuellement la visibilité des éléments qu’ils possèdent directement depuis la page de l’élément. Depuis une page Lead, Opportunité, Contact ou Organisation, la visibilité peut être ajustée en haut de la page. Toute modification prend effet immédiatement et suit les mêmes règles de Visibilité par groupe.
Exemple de cas d’utilisation
Pour illustrer le fonctionnement de la Visibilité par groupe, prenons l’exemple de la structure des équipes commerciales régionales de Contoso Teams. L’entreprise dispose de deux groupes de vente — US West Sales et US East Sales — chacun responsable de son propre territoire.
Cas d’utilisation 1 : Visibilité Groupe au sein d’une équipe
Alex, membre de l’équipe US West Sales, crée un Lead pour un client potentiel dans la région Ouest et définit la visibilité sur Groupe. Conformément aux règles de visibilité de groupe, le Lead est automatiquement partagé avec tous les membres du groupe d’Alex.
Alex et Diego (US West Sales) peuvent accéder au Lead
Allan et Adele (US East Sales) ne peuvent pas voir le Lead
Cas d’utilisation 2 : Visibilité Privée avec accès du propriétaire de groupe
Allan, membre de US East Sales, crée un Lead et définit sa visibilité sur Privée. Même si Adele appartient au même groupe, elle ne peut pas accéder au Lead, car la visibilité Privée limite l’accès au seul propriétaire.
Allan peut accéder au Lead
Adele ne peut pas y accéder, malgré son appartenance au même groupe
Alex ne peut pas y accéder, car il appartient à un autre groupe
Cas d’utilisation 3 : Utilisateur appartenant à plusieurs groupes
En tant que manager, Megan appartient à la fois aux groupes US West Sales et US East Sales. Lorsqu’elle crée un Lead, elle est invitée à sélectionner un groupe préféré. La visibilité Groupe du Lead suit alors le groupe sélectionné.
Si Megan sélectionne US West Sales, Alex et Diego peuvent accéder au Lead
Allan et Adele ne peuvent pas y accéder
Conclusion
La Visibilité et les Groupes constituent les fondations d’une collaboration sécurisée dans CRM As A Service. Lorsqu’ils sont correctement configurés, ils garantissent que les bonnes personnes disposent du bon niveau d’accès au bon moment — sans complexité supplémentaire pour les utilisateurs.
Grâce à des paramètres par défaut clairs et à des groupes bien structurés, les équipes peuvent se concentrer davantage sur la conclusion de ventes, la résolution de cas et la construction de relations clients solides.
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