La visibilité de groupe dans les applications TeamsWork
Dernière mise à jour : il y a 1 jour
La visibilité de groupe est une fonctionnalité partagée entre les applications TeamsWork, disponible dans CRM as a Service et Billing as a Service. Elle détermine qui peut voir les enregistrements créés par votre équipe et interagir avec eux, afin que vos équipes collaborent efficacement tout en gardant le contrôle des données sensibles. Comme les paramètres sont partagés, vous configurez vos groupes et leur visibilité une seule fois, et ils s'appliquent aux deux applications.
Cet article explique comment fonctionne la visibilité de groupe dans les applications TeamsWork et comment les groupes influencent l'accès. Vous apprendrez à appliquer ces règles dans des scénarios concrets afin que les bonnes personnes disposent d'un accès au bon moment, sans complexité inutile. Le groupe est l'un des différents niveaux d'accès que vous pouvez définir sur un enregistrement. Pour comprendre comment tous les niveaux fonctionnent ensemble, consultez les règles de visibilité dans les applications TeamsWork.
Remarque : la visibilité de groupe est disponible sur certains plans. Veuillez consulter notre plan tarifaire.
Comment fonctionne la visibilité de groupe
La visibilité de groupe partage un élément avec une équipe, définie comme un groupe d'utilisateurs. Un groupe comporte deux rôles, propriétaire de groupe et membre de groupe, et ce que chaque personne voit dépend de son rôle et du groupe avec lequel un élément est partagé.
Lorsqu'un élément est défini sur la visibilité de groupe, l'accès est accordé à :
Le propriétaire de l'élément
Les propriétaires de groupe
Tous les membres du groupe
Ce que voit un propriétaire de groupe
Un propriétaire de groupe dispose de la visibilité la plus large au sein d'une équipe. Au-delà des éléments partagés avec son groupe, un propriétaire de groupe voit également chaque élément appartenant à un membre de son groupe, quel que soit le niveau de visibilité, y compris les éléments définis comme privés. Cela fait de ce rôle la position de visibilité la plus puissante dans une équipe, et permet à un responsable d'équipe de garder une supervision complète du travail de son groupe sans que chaque élément soit partagé à l'échelle de toute l'organisation.
Ce que voit un membre de groupe
Un membre de groupe voit les éléments partagés avec un groupe auquel il appartient.
Groupe préféré pour les utilisateurs appartenant à plusieurs groupes
Un utilisateur qui appartient à plusieurs groupes définit un groupe préféré sur son profil. Lorsqu'il crée un élément avec la visibilité de groupe, celui-ci est partagé avec son groupe préféré, et il peut choisir un autre groupe au moment de la création. Un élément défini sur la visibilité de groupe est partagé avec un seul groupe, et non avec tous les groupes auxquels appartient le propriétaire.
Exemple d'utilisation
Les exemples ci-dessous font appel à une équipe commerciale dans CRM as a Service. Le même modèle de groupe s'applique partout où la visibilité de groupe est disponible, y compris pour les documents Billing, de sorte que la configuration se transpose directement. Pour voir comment cela fonctionne en pratique, examinons comment Contoso Teams structure ses opérations commerciales régionales autour de deux équipes, US West Sales et US East Sales, et comment la configuration des groupes change qui voit quoi.
Cas d'utilisation 1 : deux responsables commerciaux, deux équipes
Contoso gère deux équipes régionales, chacune avec son propre responsable. US West Sales dépend de Diego, et US East Sales dépend d'Adele.
Pour configurer cela, créez deux groupes, US West Sales et US East Sales. Définissez Diego comme propriétaire de groupe de US West Sales et Adele comme propriétaire de groupe de US East Sales, puis ajoutez chaque commercial comme membre de sa propre équipe. Définissez la visibilité par défaut des nouveaux éléments sur Groupe.
Avec cette configuration :
Diego voit chaque élément appartenant à un membre de US West Sales, y compris les éléments privés, ainsi que tout ce qui est partagé avec le groupe
Adele voit la même chose pour US East Sales
Aucun des deux responsables ne voit les éléments de l'autre équipe
Les commerciaux voient leurs propres éléments et les éléments partagés avec leur groupe
Cas d'utilisation 2 : un responsable commercial, deux équipes
Contoso dispose d'un seul responsable, Megan, qui supervise les deux équipes régionales.
Pour configurer cela, créez les deux groupes, puis définissez Megan comme propriétaire de groupe de US West Sales et de US East Sales. Ajoutez chaque commercial comme membre de sa propre équipe et conservez la visibilité par défaut définie sur Groupe.
Avec cette configuration :
Megan voit chaque élément appartenant aux membres des deux équipes, y compris les éléments privés, car elle est propriétaire de groupe de chaque groupe
Les commerciaux ne voient toujours que les éléments de leur propre équipe
Un seul responsable obtient une supervision complète des deux régions sans que les deux équipes voient les éléments l'une de l'autre
Cas d'utilisation 3 : un commercial travaillant dans deux équipes
Alex gère des affaires dans les deux régions, il appartient donc aux deux équipes.
Pour configurer cela, ajoutez Alex comme membre de US West Sales et de US East Sales. Comme il appartient à plusieurs groupes, il définit un groupe préféré sur son profil, et il peut choisir un autre groupe chaque fois qu'il crée un élément.
Avec cette configuration :
Lorsqu'Alex crée un élément et sélectionne US West Sales, celui-ci est partagé avec les membres et le propriétaire de US West Sales, et US East Sales ne peut pas le voir
Lorsqu'il sélectionne US East Sales, l'élément est partagé avec US East Sales à la place
Chaque élément est partagé avec un seul groupe, le groupe qu'Alex sélectionne lors de la création
Conclusion
La visibilité de groupe est un élément de base de la collaboration sécurisée dans les applications TeamsWork. Lorsqu'elle est correctement configurée, elle garantit que les bonnes personnes disposent du bon accès au bon moment, sans ajouter de complexité pour les utilisateurs.
Avec des valeurs par défaut claires et des groupes bien structurés, les équipes peuvent se concentrer moins sur les autorisations et davantage sur la conclusion d'affaires, la résolution de dossiers et le développement de relations clients solides.
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