Groepszichtbaarheid in TeamsWork-apps
Bijgewerkt op: 1 dag geleden
Groepszichtbaarheid is een gedeelde functie binnen de TeamsWork-apps, beschikbaar in CRM as a Service en Billing as a Service. Deze functie bepaalt wie de records die uw team aanmaakt kan zien en ermee kan werken, zodat teams effectief samenwerken terwijl gevoelige gegevens onder controle blijven. Omdat de instellingen gedeeld zijn, configureert u uw groepen en zichtbaarheid één keer en gelden ze in beide apps.
Dit artikel legt uit hoe Groepszichtbaarheid werkt binnen de TeamsWork-apps en hoe groepen de toegang beïnvloeden. U leert hoe u deze regels toepast in echte scenario's, zodat de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben, zonder onnodige complexiteit. Groep is een van de verschillende toegangsniveaus die u op een record kunt instellen. Lees hoe alle niveaus samenwerken in de zichtbaarheidsregels in TeamsWork-apps.
Let op: Groepszichtbaarheid is beschikbaar in bepaalde abonnementen. Bekijk ons abonnement.
Hoe Groepszichtbaarheid werkt
Groepszichtbaarheid deelt een item met één team, gedefinieerd als een groep gebruikers. Een groep heeft twee rollen, Groepseigenaar en Groepslid, en wat iemand ziet hangt af van zijn rol en van de groep waarmee een item is gedeeld.
Wanneer een item op Groepszichtbaarheid is ingesteld, krijgen de volgende personen toegang:
De eigenaar van het item
Groepseigenaren
Alle groepsleden
Wat een Groepseigenaar ziet
Een Groepseigenaar heeft de breedste zichtbaarheid binnen een team. Naast de items die met zijn groep zijn gedeeld, ziet een Groepseigenaar ook elk item dat eigendom is van een lid van zijn groep, ongeacht het zichtbaarheidsniveau, inclusief items die op Privé zijn ingesteld. Dit maakt de rol tot de krachtigste zichtbaarheidspositie in een team en stelt een teamleider in staat om volledig overzicht te houden over het werk van zijn groep, zonder dat elk item met de hele organisatie wordt gedeeld.
Wat een Groepslid ziet
Een Groepslid ziet items die gedeeld zijn met een groep waartoe het behoort.
Voorkeursgroep voor gebruikers in meerdere groepen
Een gebruiker die tot meer dan één groep behoort, stelt een voorkeursgroep in op zijn profiel. Wanneer hij een item met Groepszichtbaarheid aanmaakt, wordt het gedeeld met zijn voorkeursgroep, en bij het aanmaken kan hij een andere groep kiezen. Een item dat op Groepszichtbaarheid is ingesteld, wordt met slechts één groep gedeeld, niet met elke groep waartoe de eigenaar behoort.
Voorbeeld uit de praktijk
De onderstaande voorbeelden gebruiken een verkoopteam in CRM as a Service. Hetzelfde groepsmodel geldt overal waar Groepszichtbaarheid beschikbaar is, inclusief Billing-documenten, zodat de opzet direct overdraagbaar is. Om te zien hoe het in de praktijk werkt, bekijken we hoe Contoso Teams zijn regionale verkoopactiviteiten rond twee teams structureert, US West Sales en US East Sales, en hoe de groepsopzet bepaalt wie wat ziet.
Praktijkvoorbeeld 1: twee verkoopmanagers, twee teams
Contoso runt twee regionale teams, elk met een eigen manager. US West Sales rapporteert aan Diego en US East Sales rapporteert aan Adele.
Om dit te configureren, maakt u twee groepen aan, US West Sales en US East Sales. Stel Diego in als Groepseigenaar van US West Sales en Adele als Groepseigenaar van US East Sales, en voeg vervolgens elke vertegenwoordiger toe als lid van zijn eigen team. Stel de standaardzichtbaarheid voor nieuwe items in op Groep.
Met deze opzet:
Diego ziet elk item dat eigendom is van een lid van US West Sales, inclusief de Privé-items, plus alles wat met de groep is gedeeld
Adele ziet hetzelfde voor US East Sales
Geen van beide managers ziet de items van het andere team
Vertegenwoordigers zien hun eigen items en de items die met hun groep zijn gedeeld
Praktijkvoorbeeld 2: één verkoopmanager, twee teams
Contoso heeft één manager, Megan, die beide regionale teams aanstuurt.
Om dit te configureren, maakt u beide groepen aan en stelt u Megan in als Groepseigenaar van US West Sales en US East Sales. Voeg elke vertegenwoordiger toe als lid van zijn eigen team en houd de standaardzichtbaarheid op Groep.
Met deze opzet:
Megan ziet elk item dat eigendom is van leden van beide teams, inclusief de Privé-items, omdat zij Groepseigenaar van elke groep is
Vertegenwoordigers zien nog steeds alleen de items van hun eigen team
Eén manager krijgt volledig overzicht over beide regio's, zonder dat de twee teams elkaars items zien
Praktijkvoorbeeld 3: een verkoper die in beide teams werkt
Alex behandelt deals in beide regio's en behoort daarom tot beide teams.
Om dit te configureren, voegt u Alex toe als lid van US West Sales en US East Sales. Omdat hij tot meer dan één groep behoort, stelt hij een voorkeursgroep in op zijn profiel, en hij kan telkens een andere groep kiezen wanneer hij een item aanmaakt.
Met deze opzet:
Wanneer Alex een item aanmaakt en US West Sales selecteert, wordt het gedeeld met de leden en eigenaar van US West Sales, en kan US East Sales het niet zien
Wanneer hij US East Sales selecteert, wordt het in plaats daarvan met US East Sales gedeeld
Elk item wordt met slechts één groep gedeeld, de groep die Alex bij het aanmaken selecteert
Conclusie
Groepszichtbaarheid is een fundamentele bouwsteen voor veilige samenwerking binnen de TeamsWork-apps. Bij een juiste configuratie zorgt het ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste toegang hebben, zonder dat het voor gebruikers complexer wordt.
Met duidelijke standaardinstellingen en goed gestructureerde groepen kunnen teams zich minder bezighouden met rechten en meer met het sluiten van deals, het afhandelen van zaken en het opbouwen van sterke klantrelaties.
Nog steeds wisselen tussen tabbladen om je werk gedaan te krijgen? TeamsWork brengt je bedrijfsapps naar Microsoft Teams — Ticketing, CRM, Checklist en Billing — zodat support, sales en taken staan waar je team al werkt. Microsoft Solutions Partner gecertificeerd, vertrouwd door meer dan 500 organisaties.
Opmerkingen