Visibilidad de grupo en las aplicaciones de TeamsWork
Actualizado: hace 1 día
La Visibilidad de grupo es una función compartida entre las aplicaciones de TeamsWork, disponible en CRM as a Service y Billing as a Service. Determina quién puede ver e interactuar con los registros que crea tu equipo, de modo que los equipos colaboren de forma eficaz mientras los datos sensibles permanecen bajo control. Como la configuración se comparte, defines tus grupos y la visibilidad una sola vez, y se aplican en ambas aplicaciones.
Este artículo explica cómo funciona la Visibilidad de grupo en las aplicaciones de TeamsWork y cómo los grupos influyen en el acceso. Aprenderás a aplicar estas reglas en situaciones reales para que las personas adecuadas tengan acceso en el momento adecuado, sin complejidad innecesaria. Grupo es uno de los varios niveles de acceso que puede establecer en un registro. Para ver cómo funcionan todos los niveles en conjunto, consulte las reglas de visibilidad en las aplicaciones de TeamsWork.
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Cómo funciona la Visibilidad de grupo
La visibilidad de grupo comparte un elemento con un equipo, definido como un grupo de usuarios. Un grupo tiene dos roles, Propietario de grupo y Miembro de grupo, y lo que ve cada persona depende de su rol y del grupo con el que se comparte un elemento.
Cuando un elemento se establece con visibilidad de grupo, el acceso se concede a:
El propietario del elemento
Los propietarios de grupo
Todos los miembros del grupo
Lo que ve un Propietario de grupo
Un Propietario de grupo tiene la visibilidad más amplia dentro de un equipo. Además de los elementos compartidos con su grupo, un Propietario de grupo también ve todos los elementos que pertenecen a un miembro de su grupo, sea cual sea el nivel de visibilidad, incluidos los elementos establecidos como Privado. Esto convierte a este rol en la posición de visibilidad más poderosa de un equipo, y permite que un líder de equipo mantenga una supervisión total del trabajo de su grupo sin que cada elemento se comparta con toda la organización.
Lo que ve un Miembro de grupo
Un Miembro de grupo ve los elementos compartidos con un grupo al que pertenece.
Grupo preferido para usuarios en varios grupos
Un usuario que pertenece a más de un grupo establece un grupo preferido en su perfil. Cuando crea un elemento con visibilidad de grupo, este se comparte con su grupo preferido, y puede elegir un grupo diferente en el momento de la creación. Un elemento establecido con visibilidad de grupo se comparte con un solo grupo, no con todos los grupos a los que pertenece el propietario.
Caso de uso de ejemplo
Los ejemplos siguientes utilizan un equipo de ventas en CRM as a Service. El mismo modelo de grupo se aplica en cualquier lugar donde esté disponible la Visibilidad de grupo, incluidos los documentos de Billing, así que la configuración se traslada directamente. Para ver cómo funciona en la práctica, observa cómo Contoso Teams estructura su operación de ventas regional en torno a dos equipos, US West Sales y US East Sales, y cómo la configuración de grupos cambia quién ve qué.
Caso de uso 1: dos gerentes de ventas, dos equipos
Contoso gestiona dos equipos regionales, cada uno con su propio gerente. US West Sales depende de Diego, y US East Sales depende de Adele.
Para configurarlo, crea dos grupos, US West Sales y US East Sales. Establece a Diego como Propietario de grupo de US West Sales y a Adele como Propietaria de grupo de US East Sales, y luego agrega a cada representante como miembro de su propio equipo. Establece la visibilidad predeterminada de los nuevos elementos en Grupo.
Con esta configuración:
Diego ve todos los elementos que pertenecen a un miembro de US West Sales, incluidos los Privados, además de cualquier cosa compartida con el grupo
Adele ve lo mismo para US East Sales
Ningún gerente ve los elementos del otro equipo
Los representantes ven sus propios elementos y los elementos compartidos con su grupo
Caso de uso 2: un gerente de ventas, dos equipos
Contoso tiene una sola gerente, Megan, que supervisa ambos equipos regionales.
Para configurarlo, crea ambos grupos y luego establece a Megan como Propietaria de grupo de US West Sales y US East Sales. Agrega a cada representante como miembro de su propio equipo y mantén la visibilidad predeterminada establecida en Grupo.
Con esta configuración:
Megan ve todos los elementos que pertenecen a los miembros de ambos equipos, incluidos los Privados, porque es Propietaria de grupo de cada grupo
Los representantes siguen viendo solo los elementos de su propio equipo
Una sola gerente obtiene una supervisión total de ambas regiones sin que los dos equipos vean los elementos del otro
Caso de uso 3: un vendedor que trabaja en ambos equipos
Alex gestiona operaciones en ambas regiones, por lo que pertenece a los dos equipos.
Para configurarlo, agrega a Alex como miembro de US West Sales y US East Sales. Como pertenece a más de un grupo, establece un grupo preferido en su perfil, y puede elegir un grupo diferente cada vez que crea un elemento.
Con esta configuración:
Cuando Alex crea un elemento y selecciona US West Sales, este se comparte con los miembros y el propietario de US West Sales, y US East Sales no puede verlo
Cuando selecciona US East Sales, se comparte con US East Sales en su lugar
Cada elemento se comparte con un solo grupo, el grupo que Alex selecciona al crearlo
Conclusión
La Visibilidad de grupo es un pilar fundamental de la colaboración segura en las aplicaciones de TeamsWork. Cuando se configura correctamente, garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado en el momento adecuado sin añadir complejidad para los usuarios.
Con valores predeterminados claros y grupos bien estructurados, los equipos pueden centrarse menos en los permisos y más en cerrar operaciones, resolver casos y construir relaciones sólidas con los clientes.
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