Gruppensichtbarkeit in TeamsWork-Apps
Aktualisiert: vor 1 Tag
Die Gruppensichtbarkeit ist eine gemeinsame Funktion in allen TeamsWork-Apps und in CRM as a Service sowie Billing as a Service verfügbar. Sie legt fest, wer die von Ihrem Team erstellten Datensätze sehen und mit ihnen arbeiten kann, damit Teams effektiv zusammenarbeiten und sensible Daten dennoch geschützt bleiben. Da die Einstellungen gemeinsam genutzt werden, konfigurieren Sie Ihre Gruppen und die Sichtbarkeit nur einmal, und sie gelten für beide Apps.
Dieser Artikel erklärt, wie die Gruppensichtbarkeit in allen TeamsWork-Apps funktioniert und wie Gruppen den Zugriff beeinflussen. Sie erfahren, wie Sie diese Regeln in realen Szenarien anwenden, damit die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff haben, ohne unnötige Komplexität. Gruppe ist eine von mehreren Zugriffsebenen, die Sie für einen Datensatz festlegen können. Wie alle Ebenen zusammenwirken, erfahren Sie in den Sichtbarkeitsregeln in TeamsWork-Apps.
Hinweis: Die Gruppensichtbarkeit ist in bestimmten Tarifen verfügbar. Bitte prüfen Sie unseren Preisplan.
So funktioniert die Gruppensichtbarkeit
Die Gruppensichtbarkeit teilt ein Element mit einem Team, das als eine Gruppe von Benutzern definiert ist. Eine Gruppe hat zwei Rollen, Gruppenbesitzer und Gruppenmitglied, und was jede Person sieht, hängt von ihrer Rolle und von der Gruppe ab, mit der ein Element geteilt wird.
Wenn ein Element auf Gruppensichtbarkeit gesetzt ist, wird der Zugriff gewährt an:
Den Besitzer des Elements
Gruppenbesitzer
Alle Gruppenmitglieder
Was ein Gruppenbesitzer sieht
Ein Gruppenbesitzer hat die umfassendste Sichtbarkeit innerhalb eines Teams. Über die mit seiner Gruppe geteilten Elemente hinaus sieht ein Gruppenbesitzer auch jedes Element, das einem Mitglied seiner Gruppe gehört, unabhängig von der Sichtbarkeitsstufe, einschließlich der auf Privat gesetzten Elemente. Das macht diese Rolle zur mächtigsten Sichtbarkeitsposition in einem Team, und sie ermöglicht es einer Teamleitung, die vollständige Übersicht über die Arbeit ihrer Gruppe zu behalten, ohne dass jedes Element im gesamten Unternehmen geteilt werden muss.
Was ein Gruppenmitglied sieht
Ein Gruppenmitglied sieht Elemente, die mit einer Gruppe geteilt werden, der es angehört.
Bevorzugte Gruppe für Benutzer in mehreren Gruppen
Ein Benutzer, der mehr als einer Gruppe angehört, legt in seinem Profil eine bevorzugte Gruppe fest. Wenn er ein Element mit Gruppensichtbarkeit erstellt, wird es mit seiner bevorzugten Gruppe geteilt, und er kann bei der Erstellung eine andere Gruppe auswählen. Ein auf Gruppensichtbarkeit gesetztes Element wird nur mit einer Gruppe geteilt, nicht mit jeder Gruppe, der der Besitzer angehört.
Beispielanwendungsfall
Die folgenden Beispiele verwenden ein Vertriebsteam in CRM as a Service. Dasselbe Gruppenmodell gilt überall dort, wo die Gruppensichtbarkeit verfügbar ist, einschließlich Billing-Dokumenten, sodass sich die Einrichtung direkt übertragen lässt. Um zu sehen, wie es in der Praxis funktioniert, betrachten Sie, wie Contoso Teams seinen regionalen Vertrieb rund um zwei Teams, US West Sales und US East Sales, strukturiert und wie die Gruppeneinrichtung festlegt, wer was sieht.
Anwendungsfall 1: Zwei Vertriebsleiter, zwei Teams
Contoso betreibt zwei regionale Teams, jedes mit einem eigenen Leiter. US West Sales berichtet an Diego, und US East Sales berichtet an Adele.
Um dies einzurichten, erstellen Sie zwei Gruppen, US West Sales und US East Sales. Legen Sie Diego als Gruppenbesitzer von US West Sales und Adele als Gruppenbesitzer von US East Sales fest, und fügen Sie dann jeden Mitarbeiter als Mitglied seines eigenen Teams hinzu. Legen Sie die Standardsichtbarkeit für neue Elemente auf Gruppe fest.
Mit dieser Einrichtung:
Diego sieht jedes Element, das einem Mitglied von US West Sales gehört, einschließlich der privaten, sowie alles, was mit der Gruppe geteilt wird
Adele sieht dasselbe für US East Sales
Keiner der beiden Leiter sieht die Elemente des anderen Teams
Die Mitarbeiter sehen ihre eigenen Elemente und die mit ihrer Gruppe geteilten Elemente
Anwendungsfall 2: Ein Vertriebsleiter, zwei Teams
Contoso hat einen einzigen Leiter, Megan, der beide regionalen Teams betreut.
Um dies einzurichten, erstellen Sie beide Gruppen und legen Sie dann Megan als Gruppenbesitzer von US West Sales und US East Sales fest. Fügen Sie jeden Mitarbeiter als Mitglied seines eigenen Teams hinzu und belassen Sie die Standardsichtbarkeit auf Gruppe.
Mit dieser Einrichtung:
Megan sieht jedes Element, das Mitgliedern beider Teams gehört, einschließlich der privaten, weil sie Gruppenbesitzer jeder Gruppe ist
Die Mitarbeiter sehen weiterhin nur die Elemente ihres eigenen Teams
Ein Leiter erhält die vollständige Übersicht über beide Regionen, ohne dass die beiden Teams die Elemente des jeweils anderen sehen
Anwendungsfall 3: Ein Vertriebsmitarbeiter, der in beiden Teams arbeitet
Alex betreut Geschäfte in beiden Regionen und gehört daher beiden Teams an.
Um dies einzurichten, fügen Sie Alex als Mitglied von US West Sales und US East Sales hinzu. Da er mehr als einer Gruppe angehört, legt er in seinem Profil eine bevorzugte Gruppe fest, und er kann bei jeder Erstellung eines Elements eine andere Gruppe auswählen.
Mit dieser Einrichtung:
Wenn Alex ein Element erstellt und US West Sales auswählt, wird es mit den Mitgliedern und dem Besitzer von US West Sales geteilt, und US East Sales kann es nicht sehen
Wenn er US East Sales auswählt, wird es stattdessen mit US East Sales geteilt
Jedes Element wird nur mit einer Gruppe geteilt, der Gruppe, die Alex bei der Erstellung auswählt
Fazit
Die Gruppensichtbarkeit ist ein zentraler Baustein für sichere Zusammenarbeit in allen TeamsWork-Apps. Richtig konfiguriert, stellt sie sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit den richtigen Zugriff haben, ohne die Nutzung für die Benutzer komplizierter zu machen.
Mit klaren Standardeinstellungen und gut strukturierten Gruppen können sich Teams weniger um Berechtigungen und mehr auf den Abschluss von Geschäften, die Lösung von Fällen und den Aufbau starker Kundenbeziehungen konzentrieren.
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