Visibilidade de Grupo nos aplicativos TeamsWork
Atualizado: há 1 dia
A Visibilidade de Grupo é um recurso compartilhado entre os aplicativos TeamsWork, disponível no CRM as a Service e no Billing as a Service. Ela determina quem pode ver e interagir com os registros que sua equipe cria, para que as equipes colaborem de forma eficaz enquanto os dados sensíveis permanecem sob controle. Como as configurações são compartilhadas, você configura seus grupos e a visibilidade uma única vez, e eles se aplicam aos dois aplicativos.
Este artigo explica como a Visibilidade de Grupo funciona nos aplicativos TeamsWork e como os grupos influenciam o acesso. Você vai aprender a aplicar essas regras em cenários reais para que as pessoas certas tenham acesso no momento certo, sem complexidade desnecessária. Grupo é um dos vários níveis de acesso que você pode definir em um registro. Para ver como todos os níveis funcionam juntos, consulte as regras de visibilidade nos aplicativos TeamsWork.
Observação: a Visibilidade de Grupo está disponível em determinados planos. Confira nosso plano de preços.
Como a Visibilidade de Grupo funciona
A visibilidade de grupo compartilha um item com uma equipe, definida como um grupo de usuários. Um grupo tem dois papéis, Proprietário do Grupo e Membro do Grupo, e o que cada pessoa vê depende do seu papel e do grupo com o qual o item é compartilhado.
Quando um item é definido com visibilidade de Grupo, o acesso é concedido a:
O proprietário do item
Os Proprietários do Grupo
Todos os membros do grupo
O que um Proprietário do Grupo vê
Um Proprietário do Grupo tem a visibilidade mais ampla dentro de uma equipe. Além dos itens compartilhados com seu grupo, um Proprietário do Grupo também vê todos os itens pertencentes a um membro do seu grupo, qualquer que seja o nível de visibilidade, incluindo itens definidos como Privados. Isso torna esse papel a posição de visibilidade mais poderosa de uma equipe, e permite que um líder de equipe mantenha total supervisão do trabalho do seu grupo sem que cada item seja compartilhado com toda a organização.
O que um Membro do Grupo vê
Um Membro do Grupo vê os itens compartilhados com um grupo ao qual ele pertence.
Grupo preferido para usuários em vários grupos
Um usuário que pertence a mais de um grupo define um grupo preferido em seu perfil. Quando ele cria um item com visibilidade de Grupo, o item é compartilhado com seu grupo preferido, e ele pode escolher um grupo diferente no momento da criação. Um item definido com visibilidade de Grupo é compartilhado com apenas um grupo, e não com todos os grupos aos quais o proprietário pertence.
Exemplo de caso de uso
Os exemplos a seguir usam uma equipe de vendas no CRM as a Service. O mesmo modelo de grupo se aplica em qualquer lugar onde a Visibilidade de Grupo esteja disponível, incluindo documentos do Billing, então a configuração se mantém diretamente. Para ver como isso funciona na prática, considere como a Contoso Teams estrutura sua operação de vendas regional em torno de duas equipes, US West Sales e US East Sales, e como a configuração dos grupos muda quem vê o quê.
Caso de uso 1: dois gerentes de vendas, duas equipes
A Contoso mantém duas equipes regionais, cada uma com seu próprio gerente. A US West Sales se reporta a Diego, e a US East Sales se reporta a Adele.
Para configurar isso, crie dois grupos, US West Sales e US East Sales. Defina Diego como Proprietário do Grupo US West Sales e Adele como Proprietária do Grupo US East Sales, depois adicione cada representante como membro da própria equipe. Defina a visibilidade padrão de novos itens como Grupo.
Com essa configuração:
Diego vê todos os itens pertencentes a um membro da US West Sales, incluindo os Privados, além de tudo o que for compartilhado com o grupo
Adele vê o mesmo para a US East Sales
Nenhum dos gerentes vê os itens da outra equipe
Os representantes veem seus próprios itens e os itens compartilhados com seu grupo
Caso de uso 2: um gerente de vendas, duas equipes
A Contoso tem uma única gerente, Megan, que supervisiona as duas equipes regionais.
Para configurar isso, crie os dois grupos, depois defina Megan como Proprietária do Grupo US West Sales e US East Sales. Adicione cada representante como membro da própria equipe e mantenha a visibilidade padrão definida como Grupo.
Com essa configuração:
Megan vê todos os itens pertencentes aos membros das duas equipes, incluindo os Privados, porque ela é Proprietária de cada grupo
Os representantes continuam vendo apenas os itens da própria equipe
Uma gerente obtém total supervisão sobre as duas regiões sem que as duas equipes vejam os itens uma da outra
Caso de uso 3: um vendedor atuando nas duas equipes
Alex cuida de negócios nas duas regiões, por isso ele pertence às duas equipes.
Para configurar isso, adicione Alex como membro da US West Sales e da US East Sales. Como ele pertence a mais de um grupo, ele define um grupo preferido em seu perfil e pode escolher um grupo diferente cada vez que cria um item.
Com essa configuração:
Quando Alex cria um item e seleciona US West Sales, o item é compartilhado com os membros e o proprietário da US West Sales, e a US East Sales não pode vê-lo
Quando ele seleciona US East Sales, o item é compartilhado com a US East Sales
Cada item é compartilhado com apenas um grupo, o grupo que Alex seleciona na criação
Conclusão
A Visibilidade de Grupo é um bloco de construção essencial para a colaboração segura entre os aplicativos TeamsWork. Quando configurada corretamente, ela garante que as pessoas certas tenham o acesso certo no momento certo, sem adicionar complexidade para os usuários.
Com padrões claros e grupos bem estruturados, as equipes podem se preocupar menos com permissões e mais em fechar negócios, resolver casos e construir relacionamentos sólidos com os clientes.
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