Importer/Exporter des tâches dans Checklist via Excel
- Marc (TeamsWork)
- il y a 1 jour
- 3 min de lecture
Le temps est la ressource la plus précieuse de votre équipe. Si vous saisissez manuellement des dizaines de tâches chaque fois que vous lancez un projet, ou si vous copiez des données cellule par cellule dans un rapport, vous perdez des heures de productivité.
Checklist as a Service offre des fonctionnalités robustes d'importation et d'exportation conçues pour combler le fossé entre vos flux de travail dynamiques Teams et le monde structuré d'Excel. Que vous ayez besoin de créer en masse un projet complexe ou d'archiver un projet terminé, voici comment gérer vos données efficacement.
Importation : Configuration du fichier
La configuration manuelle d'une grande checklist de plus de 50 tâches peut être fastidieuse. La fonctionnalité Import vous permet de construire votre liste de tâches dans Excel et de la mettre en ligne instantanément.
Pour garantir un téléchargement fluide, il est important de comprendre le format au préalable.
Avant de procéder au téléchargement, vos données doivent être dans un format reconnu par le système. Nous fournissons un modèle téléchargeable pour vous aider à démarrer. Voici comment fonctionnent les colonnes :
task_name : Le titre de l'élément de tâche (ex : "Se procurer un PC").
relative_date : Ceci détermine la date d'échéance. Entrez 0 pour que la tâche soit due à la date de l'événement (Event Date). Entrez un nombre négatif (ex : -2) pour deux jours avant l'événement, ou un nombre positif pour les jours après.
assignee : L'adresse e-mail du membre de l'équipe responsable de la tâche.
reviewer : L'adresse e-mail de la personne qui doit approuver la tâche (facultatif).
Le flux de travail d'importation
Now that your file is ready, here is how to bring it into the app:
Maintenant que votre fichier est prêt, voici comment l'intégrer dans l'application :
Créer une nouvelle checklist : Commencez par créer une nouvelle checklist.
Sélectionner un modèle et infos générales : Choisissez votre point de départ et remplissez les détails de base (Nom, Date de l'événement, Calendrier).
Accéder à l'ajout de tâches : Cliquez sur "Créer" ou "Suivant" pour passer à la phase de création des tâches.
Cliquer sur Importer des tâches : Au lieu de saisir les tâches une par une, sélectionnez le bouton + Upload Tasks (Importer des tâches).
Importer et valider : Sélectionnez votre fichier Excel préparé. Le système vérifiera automatiquement votre fichier pour détecter d'éventuelles erreurs (comme une adresse e-mail non reconnue).
État de validation : Vous verrez un résumé confirmant si les tâches sont correctement formatées ou si des lignes spécifiques seront ignorées en raison d'erreurs.
Vérifier et soumettre : Une fois la validation réussie, cliquez sur Upload Tasks. Vos tâches rempliront instantanément la liste. Vous pouvez maintenant cliquer sur Review and Submit (Vérifier et soumettre) pour créer la checklist !
Fonctionnalité d'exportation dans Checklist
Il arrive parfois que vous ayez besoin d'extraire vos données de Teams, peut-être pour un rapport de conformité mensuel, une présentation client ou simplement à des fins d'archivage.
Nous rendons l'exportation flexible. Vous choisissez exactement ce dont vous avez besoin.
Ouvrez votre checklist spécifique.
Sélectionnez l'option Export to Excel (Exporter vers Excel).
Choisissez les points de données pertinents pour vous :
Checklist : Exporte des détails tels que le Demandeur (Requestor), la Date de l'événement et la Description.
Tasklist : Exporte les éléments de travail principaux, y compris le Statut, les Dates d'échéance, les Responsables et les Réviseurs.
Activity : Exporte la piste d'audit complète des commentaires et des modifications apportées au sein de la checklist.
Une fois téléchargé, votre fichier Excel présente une vue propre et organisée de votre projet, prête pour le reporting.
TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d'applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM As A Service, Ticketing As A Service et Checklist As A Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.
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