HR-Ticketing-System für Microsoft Teams: Einrichtungsanleitung

Ein HR-Ticketing-System für Microsoft Teams ermöglicht es Ihrem HR-Team, Mitarbeiteranfragen direkt in der Plattform zu empfangen, zu verfolgen und zu bearbeiten, die Ihr Unternehmen bereits täglich nutzt. Anstatt HR-Anfragen über gemeinsam genutzte Postfächer, Chat-Threads oder Tabellenkalkulationen zu verwalten, wird jede Anfrage zu einem strukturierten Ticket mit einer Kategorie, einem zugewiesenen Bearbeiter, einer Frist und einem vollständigen Gesprächsverlauf.

Microsoft Teams ist der richtige Ort für dieses System, weil Ihre Mitarbeitenden bereits dort arbeiten. Wenn das Einreichen eines Urlaubsantrags oder einer Gehaltsabfrage so einfach ist wie das Senden einer Teams-Nachricht, erhält Ihr HR-Team von Anfang an vollständige, strukturierte Anfragen, ohne Rückfragen zu fehlenden Informationen.

Was ist ein HR-Ticketing-System?

Ein HR-Ticketing-System ist eine Software, die Mitarbeiteranfragen in nachverfolgbare, zuweisbare Tickets umwandelt, damit HR-Teams diese in einer geordneten Warteschlange bearbeiten können. Jedes Ticket erfasst den Anfragetyp, die Mitarbeiterdaten, die zuständige Abteilung und den Lösungsstatus und gibt dem HR-Team einen einzigen strukturierten Datensatz für jede Anfrage vom Eingang bis zur Lösung.

Ohne ein Ticketing-System für HR läuft der Support über E-Mail-Threads, Teams-Chats oder mündliche Anfragen, die alle schwer nachzuverfolgen, leicht zu verlieren und unmöglich genau auszuwerten sind. Zu den Anfragetypen, die HR-Ticketing-Systeme bearbeiten, gehören Urlaubsanträge, Gehaltsabfragen, Leistungsänderungen, Onboarding-Aufgaben, Offboarding und Anfragen zu Unternehmensrichtlinien.

Warum HR-Supporttickets in Microsoft Teams verwalten?

Ein HR-Ticketing-System in Microsoft Teams zu betreiben bietet Ihrem Unternehmen gegenüber eigenständigen HR-Helpdesk-Tools mehrere Vorteile. Mitarbeitende reichen Anfragen ein, ohne die Plattform zu wechseln, was die Akzeptanz erhöht und die Zahl der verlorenen Anfragen reduziert.

• Keine zusätzlichen Plattformen für Mitarbeitende: Anfragen werden direkt in Teams eingereicht, wo alle ohnehin täglich arbeiten, was zu höheren Einreichungsraten und weniger übersehenen Anfragen führt.

• Benachrichtigungen dort, wo gearbeitet wird: HR-Teammitglieder erhalten Ticket-Updates als Teams-Benachrichtigungen, sodass schneller reagiert wird und nichts zwischen Plattformen verloren geht.

• Microsoft 365 Sicherheit und Compliance: Alle Ticketdaten verbleiben in Ihrem Microsoft 365-Mandanten, abgedeckt durch dieselben Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Vorgaben, die in Ihrem Unternehmen bereits gelten.

• Vollständiges Prüfprotokoll: Jedes Ticket führt ein zeitgestempeltes Protokoll aller Aktionen, Kommentare und Statusänderungen, nützlich für Compliance-Berichte, Leistungsbeurteilungen und die Klärung von Streitigkeiten.

• Organisationsweite Preisgestaltung: Ticketing as a Service wird pro Organisation berechnet, nicht pro Nutzer, sodass Ihr gesamtes HR-Team das System nutzen kann, ohne dass die Kosten mit der Teamgröße steigen.

So richten Sie ein HR-Ticketing-System in Microsoft Teams ein

Die Einrichtung des HR-Ticketings mit Ticketing as a Service by TeamsWork dauert weniger als eine Stunde. Die folgenden Schritte umfassen die Installation und die Konfiguration, die Ihr HR-Team benötigt, um Anfragen vom ersten Tag an zu verwalten.

Schritt 1: Ticketing as a Service installieren

Fügen Sie Ticketing as a Service über Microsoft AppSource zu Ihrer Microsoft Teams-Umgebung hinzu. Ihr Microsoft 365-Administrator genehmigt die App, woraufhin sie für alle Benutzer in Ihrer Organisation in Teams verfügbar ist.

Schritt 2: Einen dedizierten HR-Support-Kanal erstellen

Erstellen Sie einen privaten Microsoft Teams-Kanal für Ihr HR-Support-Team. Dieser Kanal dient als zentrale Eingangsstelle, in der alle Mitarbeitertickets eingehen und HR-Teammitglieder gemeinsam an der Lösung arbeiten.

Schritt 3: Tags zur Kategorisierung von HR-Anfragen einrichten

Tags ermöglichen es Ihrem HR-Team, eingehende Tickets ohne manuelle Prüfung an die richtige Person weiterzuleiten. Erstellen Sie einen Tag für jede Kategorie von HR-Anfragen, die Ihr Team bearbeitet. Zu den einzurichtenden Kategorien gehören:

• Urlaubsanträge

• Gehaltsabfragen

• Leistungsanmeldungen und -änderungen

• Onboarding-Unterstützung

• Offboarding-Anfragen

• Leistungsbeurteilungen

• Aus- und Weiterbildung

• Mitarbeiterfeedback und Vorschläge

• Recruiting

Beim Onboarding lässt sich der Tag „Onboarding-Unterstützung“ mit einer Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende kombinieren, damit neue Teammitglieder vom ersten Tag an sowohl gezielten Support als auch eine strukturierte Aufgabenliste erhalten.

Wenn ein Mitarbeitender ein Ticket einreicht, wählt er den entsprechenden Tag aus. Ticketing as a Service leitet die Anfrage anhand des ausgewählten Tags automatisch an das zuständige Teammitglied weiter.

Schritt 4: Benutzerdefinierte Felder zum Ticketformular hinzufügen

Benutzerdefinierte Felder erfassen strukturierte Informationen zum Zeitpunkt der Ticketerstellung, sodass HR-Teammitglieder bereits vor ihrer Antwort alles Notwendige vorliegen haben. Nützliche benutzerdefinierte Felder für HR-Tickets sind:

• Mitarbeiter-ID

• Abteilung

• Eintrittsdatum

• Name der Führungskraft

• Anfangsdatum der Anfrage (bei Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen)

Das Hinzufügen dieser Felder zum Ticketformular beseitigt die Rückfragen zu grundlegenden Informationen, sodass HR-Teammitglieder Tickets direkt nach der Zuweisung bearbeiten können.

Schritt 5: Automatische Zuweisung konfigurieren

Die automatische Zuweisung macht einen Koordinator überflüssig, der jedes eingehende Ticket manuell weiterleitet. Legen Sie Regeln fest, die Tickets anhand des ausgewählten Tags automatisch bestimmten HR-Teammitgliedern zuweisen. Zum Beispiel:

• Tickets mit dem Tag „Benefits“ werden dem Benefits-Spezialisten zugewiesen.

• Tickets mit dem Tag „Payroll“ gehen an das zuständige Gehaltsabrechnungs-Teammitglied.

• Tickets mit dem Tag „Onboarding-Unterstützung“ werden an den Onboarding-Koordinator weitergeleitet.

Jede Anfrage landet vom Moment der Einreichung an beim richtigen Ansprechpartner, was Verzögerungen durch Ticketweitergaben und manuelle Sortierung beseitigt.

Schritt 6: SLA-Ziele festlegen und Benachrichtigungen aktivieren

Legen Sie für jede Ticketkategorie ein Service-Level-Agreement (SLA) fest, das definiert, wie schnell das HR-Team antworten und Anfragen lösen soll. Ticketing as a Service sendet Echtzeit-Teams-Benachrichtigungen, wenn ein Ticket zugewiesen, aktualisiert, kommentiert oder das SLA-Ziel bald erreicht wird, sodass das gesamte HR-Team ohne manuelle Nachverfolgung informiert bleibt.

HR-Teams, die neben Support-Tickets auch wiederkehrende Prozesse verwalten, können ihr Aufgabenmanagement in Microsoft Teams für Workflows wie Compliance-Prüfungen und Leistungszyklen in derselben Plattform nutzen.

HR-Anfragetypen, die Sie mit diesem System verwalten können

Ein HR-Ticketing-System in Microsoft Teams bearbeitet jede Kategorie von Mitarbeiteranfragen, die Ihr HR-Team erhält, von routinemäßigen Urlaubsgenehmigungen bis hin zu sensibleren Dokumentationsanfragen.

• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge

• Gehaltsabfragen und -korrekturen

• Leistungsanmeldungen, -änderungen und -fragen

• Onboarding-Aufgaben und -Dokumentation für neue Mitarbeitende

• Offboarding-Prozesse und Austrittsformalitäten

• Anmeldung und Genehmigung von Schulungen

• Planung und Dokumentation von Leistungsbeurteilungen

• Anfragen zu Unternehmensrichtlinien und dem Mitarbeiterhandbuch

• IT-Zugriffsanfragen und Bereitstellung in Abstimmung mit der IT

• Mitarbeiterbeschwerden und formelle Dokumentation

Bei hohem Antragsvolumen lässt sich das Urlaubsantragsmanagement in Microsoft Teams automatisieren, um manuellen Aufwand zu reduzieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.

Wer auch das Recruiting verantwortet, kann den gesamten Recruiting-Prozess in Teams abwickeln und Kandidaten vom Eingang der Bewerbung bis zum Onboarding in derselben Umgebung verfolgen.

Verwalten Sie Ihren gesamten HR-Support in Microsoft Teams

Ticketing as a Service ist die einzige Microsoft 365 zertifizierte Ticketing-App für Microsoft Teams. Ihr HR-Team kann ein vollständiges HR-Ticketing-System in weniger als einer Stunde einrichten, ohne externe Tools, ohne nutzerbezogene Preisgestaltung und ohne Schulungsaufwand für Mitarbeitende, die Anfragen einreichen.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion und sehen Sie, wie Ihr HR-Team Mitarbeiteranfragen vom ersten Tag an bearbeitet.

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