Interaktive Chatbot-Benachrichtigungen in Checklist As A Service für Microsoft Teams
Checklist-Chatbot-Benachrichtigungen enthalten jetzt Aktionsschaltflächen, sodass Sie eine Aufgabe direkt aus dem Teams-Chat weiterbringen. Wenn der Checklist-Bot Ihnen eine Benachrichtigungskarte sendet, können Sie die Aufgabe genau dort erledigen, schließen oder erneut öffnen, ohne die App zu öffnen.
So wird jede Benachrichtigung zu einem Ort, an dem die Arbeit tatsächlich stattfindet. Die Karte weiß, wer Sie sind und in welchem Status sich die Aufgabe befindet, und zeigt daher nur die Aktionen an, die Sie ausführen dürfen. Das Ergebnis sind weniger Klicks zwischen dem Sehen einer Aufgabe und deren Bearbeitung.
Was Sie über eine Benachrichtigungskarte tun können
Sie können eine Aufgabenaktion direkt auf der Karte ausführen, die der Bot Ihnen sendet. Jede Benachrichtigung listet Ihre zugewiesenen Aufgaben auf, und jede bietet die Aktionen, die Ihre Rolle erlaubt für den aktuellen Status dieser Aufgabe.
Erledigen oder schließen Sie eine Aufgabe mit einem einzigen Tippen.
Öffnen Sie eine erledigte Aufgabe erneut, wenn sie weitere Arbeit erfordert.
Öffnen Sie die vollständige Checkliste über die Schaltfläche „Checkliste anzeigen", die auf jeder Karte vorhanden ist.
Die Karte zeigt eine primäre Schaltfläche pro Aufgabe. Alle weiteren Aktionen, die Sie ausführen dürfen, befinden sich im Überlaufmenü daneben, sodass die Karte auch bei mehreren Optionen übersichtlich bleibt.
Wann diese Benachrichtigungen erscheinen
Die Aktionsschaltflächen erscheinen bei zwei Checklist-Benachrichtigungen, die beide an Ihren 1:1-Chat mit dem Checklist-Bot gesendet werden.
Neue Aufgabenzuweisungen. Wenn eine Checkliste eingereicht, planmäßig erstellt oder um eine neue Aufgabe erweitert wird, sendet Ihnen der Bot eine Karte mit den Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Sie können sofort nach Eintreffen darauf reagieren.
Welche Aktion Sie bei einer Aufgabe sehen, hängt von Ihrer Rolle ab und davon, ob die Aufgabe einen Prüfer hat:
Bearbeiter einer Aufgabe mit Prüfer: Sie sehen „Erledigen", damit Sie Ihre Arbeit als abgeschlossen markieren können, sodass der Prüfer sie kontrollieren kann.
Prüfer: Sie sehen „Schließen" oder „Erneut öffnen", damit Sie die Aufgabe genehmigen oder zur weiteren Bearbeitung zurücksenden können.
Bearbeiter einer Aufgabe ohne Prüfer: Sie sehen „Schließen", damit Sie die Aufgabe selbst abschließen und schließen können.
Fälligkeitserinnerungen. Der Bot sendet außerdem eine geplante Erinnerung, die Ihre Aufgaben danach gruppiert, wie bald sie fällig sind:
Gruppe | Was sie umfasst |
Überfällig | Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist |
Heute fällig | Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig sind |
In 2 Tagen fällig | Aufgaben, die innerhalb von zwei Tagen fällig sind |
Nur die für Sie relevanten Gruppen erscheinen, sodass die Karte kurz bleibt.
So reagieren Sie auf eine Aufgabe über eine Benachrichtigung
Das Reagieren auf eine Aufgabe erfordert ein Tippen für eine direkte Aktion und einen kurzen Dialog, wenn Sie eine Aufgabe erneut öffnen. Folgen Sie dem Weg, der zu der gewünschten Aktion passt.
Für eine direkte Aktion, etwa Erledigen oder Schließen
Öffnen Sie die Benachrichtigungskarte in Ihrem Checklist-Bot-Chat.
Suchen Sie die Aufgabe, die Sie aktualisieren möchten.
Tippen Sie auf die Aktionsschaltfläche dieser Aufgabe.
So öffnen Sie eine Aufgabe erneut
Tippen Sie bei der Aufgabe auf „Erneut öffnen" oder wählen Sie es aus dem Überlaufmenü.
Geben Sie im sich öffnenden Dialog einen Grund ein. Der Kommentar ist erforderlich und wird dem Aktivitätsverlauf der Aufgabe hinzugefügt sowie an den Bearbeiter gesendet.
Tippen Sie zur Bestätigung auf „Aufgabe erneut öffnen" oder auf „Abbrechen", um den Dialog zu schließen, ohne sie erneut zu öffnen.
Was nach Ihrer Aktion passiert
Sobald Sie auf eine Aufgabe reagiert haben, wird die Schaltfläche zu einer Beschriftung, die das Ergebnis festhält. Eine erledigte Aufgabe zeigt beispielsweise eine Beschriftung wie „Erledigt (aktualisiert)".
Aktualisierung fehlgeschlagen und Checkliste anzeigen
Manchmal lautet die Beschriftung stattdessen „Aktualisierung fehlgeschlagen". Das bedeutet in der Regel, dass sich die Aufgabe seit dem Versenden der Benachrichtigung bereits geändert hat, weil sie zum Beispiel jemand anderes erledigt oder geschlossen hat, sodass der auf der Karte angezeigte Status nicht mehr übereinstimmt.
Öffnen Sie in diesem Fall „Checkliste anzeigen", um die aktuelle Version zu sehen und von dort aus zu handeln. „Checkliste anzeigen" öffnet die vollständige Checkliste, sodass Sie jede Aufgabe und ihren aktuellen Status prüfen können, ohne den Chat zu verlassen.
So bleibt jede Karte korrekt und doppelte Aktionen werden verhindert:
Sie können pro Aufgabe einmal von einer bestimmten Karte aus handeln. Danach zeigt die Aufgabe ihr Ergebnis statt einer Schaltfläche.
Andere Aufgaben auf derselben Karte behalten ihre Schaltflächen und bleiben bearbeitbar.
Die Statuszeile unter einem Aufgabentitel bleibt so, wie sie beim Versenden der Karte war. Eine Benachrichtigung ist ein Abbild dieses Moments, öffnen Sie also die Checkliste, um Sichtbarkeit und Fortschritt zu verfolgen.
Sprachunterstützung
Jede Schaltfläche und Ergebnisbeschriftung erscheint in Ihrer eigenen Sprache. Checklist lokalisiert die interaktiven Karten in die Spracheinstellung jedes Empfängers, sodass ein über mehrere Regionen verteiltes Team die Benachrichtigung jeweils in seiner bevorzugten Sprache liest.
Checklist-Aufgaben aus Microsoft Teams bearbeiten
Interaktive Chatbot-Benachrichtigungen halten Aufgaben in Bewegung, ohne Sie aus Ihrem Chat herauszuholen. Checklist as a Service bringt Aufgabenverfolgung in Microsoft Teams, und jetzt können Sie über die Benachrichtigungen des Bots Aufgaben in dem Moment erledigen, schließen und erneut öffnen, in dem sie Sie erreichen.
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