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Kundenbericht: Fresno Chaffee Zoo über Ticketing as a Service

Die Fresno Chaffee Zoo Corporation, eine führende Organisation für Wildtierschutz und Bildung, stand vor operativen Herausforderungen bei der Verwaltung interner Serviceanfragen in ihrer Abteilung für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS) sowie Security. Ohne ein zentrales System hatte das Team Schwierigkeiten, Probleme rund um Sicherheit, Schutz und Zugang zu Einrichtungen effizient zu erfassen, zu priorisieren und zu lösen.


Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich der Fresno Chaffee Zoo für Ticketing as a Service. Seit der Einführung der Plattform hat die Organisation ihre internen Abläufe grundlegend verändert und erzielt schnellere Reaktionszeiten, eine bessere Teamkoordination und eine datengestützte Ressourcenplanung, die die Sicherheit von Gästen und Tieren erhöht.


Auf einen Blick

  • Kunde: Fresno Chaffee Zoo Corporation

  • Website: fcz.org

  • Unternehmensgröße: Mittel (50-999 Mitarbeiter)

  • Land: Vereinigte Staaten

  • Branche: Zoo und Naturschutz/Bildung

  • Produkte und Dienstleistungen: Tiergehege, Bildungsprogramme und Gästeerlebnisse


Herausforderungen des Kunden

Das EHS- und Security-Team des Fresno Chaffee Zoo stand vor wachsenden Herausforderungen bei der Verwaltung eines hohen Aufkommens interner Serviceanfragen, darunter Sicherheitsprobleme, Security-Anforderungen und Zugang zu Einrichtungen. Ohne ein zentrales System verließ sich das Team auf E-Mails und mündliche Absprachen, was zu Verzögerungen, mangelhafter Nachverfolgung und Schwierigkeiten bei der Priorisierung dringender Aufgaben führte.


Eine von einer Schicht erfasste Anfrage konnte von der nächsten leicht übersehen werden, da es keine gemeinsame Aufzeichnung darüber gab, was bereits gemeldet worden war, wer sich darum kümmerte oder ob es bereits gelöst war. Dadurch fiel es schwer, routinemäßige Anfragen zu Einrichtungen von dringenden Sicherheitsproblemen zu unterscheiden, und beide Arten konnten dem Team leicht entgehen.


Mit steigender Nachfrage wurde deutlich, dass ein strukturierterer und effizienterer Ansatz nötig war, um Sicherheit und operative Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.


Lösungen des Partners

Ticketing as a Service lieferte die Struktur und Funktionalität, die das EHS- und Security-Team des Fresno Chaffee Zoo benötigte, um interne Serviceanfragen effizienter zu verwalten. Mit dem intuitiven Workflow zur Aufgabenzuweisung kann das Team nun Aufgaben erstellen, zuweisen und nachverfolgen und stellt sicher, dass jede Anfrage mit klarer Verantwortlichkeit und Fristen an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wird.


Direkt in Microsoft Teams integriert, verbessert die App die Zusammenarbeit durch Echtzeit-Updates, farblich gekennzeichnete Fortschrittsverfolgung und integrierte Kommunikationstools. Funktionen wie Single Sign-on und Chatbot-Benachrichtigungen optimieren die Abläufe zusätzlich und ermöglichen es Mitarbeitern über alle Schichten hinweg, abgestimmt und reaktionsfähig zu bleiben, ohne auf fragmentierte E-Mail-Verläufe oder mündliche Absprachen angewiesen zu sein.


Vorteile für den Kunden

Ticketing as a Service brachte Struktur, Transparenz und Verantwortlichkeit in die EHS- und Security-Abläufe des Fresno Chaffee Zoo. Durch den Ersatz fragmentierter Kommunikationswege wie E-Mail und mündliche Absprachen durch ein zentrales Aufgabenmanagement in Echtzeit verbesserte das Team die Koordination über alle Schichten hinweg, reduzierte Verwirrung und stellte sicher, dass jede Anfrage einen klaren Verantwortlichen und eine Frist hatte. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Integration in Microsoft Teams machten die Einführung zudem nahtlos und verbesserten die Zusammenarbeit, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.


  • Schnellere Reaktionszeiten: Das Team erreichte eine Verbesserung der Reaktionszeiten um mehr als 30% bei Tickets zu Security und Wartung, wodurch es dringende Sicherheits- und Zugangsprobleme schneller bearbeiten und die Sicherheit von Gästen und Tieren verbessern konnte.


  • Intelligentere Ressourcenverteilung: mit detaillierten Ticketdaten identifizierte das Team wiederkehrende Probleme und Bereiche mit hohem Bedarf und erstellte eine Heatmap der Problemzonen, die eine proaktive Ressourcenplanung und eine schnellere Lösung häufiger Herausforderungen ermöglichte.


  • Bessere Kommunikation und Verantwortlichkeit: Der Verzicht auf unnötige E-Mails und die Möglichkeit von Echtzeit-Updates reduzierten spätere Verwirrung. Die Zuweisungsfunktion sorgte dafür, dass Aufgaben klar zugeordnet waren und bei Bedarf neu zugewiesen werden konnten, was Klarheit und Verantwortlichkeit über alle Schichten hinweg verbesserte.


Zusammen führten diese Veränderungen das EHS- und Security-Team des Fresno Chaffee Zoo weg von reaktivem, E-Mail-getriebenem Krisenmanagement hin zu einem Prozess, der auf Transparenz und Verantwortlichkeit basiert. Schnellere Reaktionszeiten schützen Gäste und Tiere im entscheidenden Moment, die Heatmap der Problemzonen lässt das Team Problemen zuvorkommen, bevor sie erneut auftreten, und klare Verantwortlichkeit sorgt dafür, dass jede Schicht mit denselben Informationen arbeitet, statt blind dort weiterzumachen, wo die vorherige aufgehört hat.


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