Avaliação de cliente: Fresno Chaffee Zoo sobre o Ticketing as a Service
- Marc (TeamsWork)
- 20 de ago.
- 4 min de leitura
A Fresno Chaffee Zoo Corporation, uma organização líder na conservação da vida selvagem e na educação, enfrentava desafios operacionais na gestão de pedidos de serviço internos no seu departamento de Ambiente, Saúde e Segurança (EHS) e Proteção. Sem um sistema centralizado, a equipa tinha dificuldade em acompanhar, priorizar e resolver com eficiência as questões de segurança, proteção e acesso às instalações.
Para enfrentar estes desafios, o Fresno Chaffee Zoo recorreu ao Ticketing as a Service. Desde a adoção da plataforma, a organização transformou as suas operações internas, alcançando tempos de resposta mais rápidos, melhor coordenação da equipa e um planeamento de recursos baseado em dados que reforça a segurança tanto dos visitantes como dos animais.
Em resumo
Cliente: Fresno Chaffee Zoo Corporation
Website: fcz.org
Dimensão do cliente: Média (50-999 colaboradores)
País: Estados Unidos
Setor: Jardim zoológico e Conservação/Educação
Produtos e serviços: Exposições de animais, programação educativa e experiências para visitantes
Desafios do cliente
A equipa de EHS e Proteção do Fresno Chaffee Zoo enfrentava desafios crescentes na gestão de um elevado volume de pedidos de serviço internos, incluindo questões de segurança, necessidades de proteção e acesso às instalações. Sem um sistema centralizado, dependia de emails e atualizações verbais, o que originava atrasos, mau acompanhamento e dificuldade em priorizar tarefas urgentes.
Um pedido registado por um turno podia facilmente passar despercebido ao turno seguinte, uma vez que não existia um registo partilhado a indicar o que já tinha sido sinalizado, quem o estava a tratar ou se já tinha sido resolvido. Isto dificultava a distinção entre pedidos de rotina relativos às instalações e questões urgentes de segurança e proteção, e facilitava que qualquer um deles escapasse à equipa sem ser notado.
À medida que a procura aumentava, tornou-se evidente que era necessária uma abordagem mais estruturada e eficiente para manter a segurança e a eficácia operacional.
Soluções do parceiro
O Ticketing as a Service proporcionou a estrutura e a funcionalidade de que a equipa de EHS e Proteção do Fresno Chaffee Zoo precisava para gerir os pedidos de serviço internos com maior eficiência. Com o seu fluxo de trabalho intuitivo de atribuição de tarefas, a equipa pode agora criar, atribuir e acompanhar tarefas, garantindo que cada pedido é encaminhado para as pessoas certas, com responsáveis e prazos bem definidos.
Integrada diretamente no Microsoft Teams, a aplicação melhora a colaboração através de atualizações em tempo real, acompanhamento do progresso por código de cores e ferramentas de comunicação integradas. Funcionalidades como o início de sessão único e notificações de chatbot simplificam ainda mais as operações, permitindo que os colaboradores dos vários turnos se mantenham alinhados e disponíveis, sem depender de tópicos de email fragmentados ou de atualizações verbais.
Benefícios para o cliente
O Ticketing as a Service trouxe estrutura, visibilidade e responsabilização às operações de EHS e Proteção do Fresno Chaffee Zoo. Ao substituir métodos de comunicação fragmentados, como o email e as atualizações verbais, por um sistema centralizado de gestão de tarefas em tempo real, a equipa melhorou a coordenação entre turnos, reduziu a confusão e garantiu que cada pedido tinha um responsável e um prazo bem definidos. A interface intuitiva e a integração com o Microsoft Teams tornaram também a adoção simples, reforçando a colaboração sem perturbar os fluxos de trabalho existentes.
Tempos de resposta mais rápidos: a equipa alcançou uma melhoria superior a 30% nos tempos de resposta para tickets relacionados com proteção e manutenção, o que lhe permitiu resolver mais rapidamente questões urgentes de segurança e de acesso, melhorando a segurança tanto dos visitantes como dos animais.
Alocação de recursos mais inteligente: com dados detalhados dos tickets, a equipa identificou problemas recorrentes e áreas de maior necessidade, criando um mapa de calor das zonas problemáticas que permitiu um planeamento proativo de recursos e uma resolução mais rápida de desafios frequentes.
Comunicação e responsabilização melhoradas: a eliminação de emails desnecessários e a disponibilização de atualizações em tempo real reduziram a confusão no acompanhamento. A funcionalidade de responsável garantiu que as tarefas tinham um responsável claro e podiam ser reatribuídas conforme necessário, melhorando a clareza e a responsabilização entre turnos.
No seu conjunto, estas mudanças afastaram a equipa de EHS e Proteção do Fresno Chaffee Zoo de uma abordagem reativa de apagar fogos, baseada em emails, aproximando-a de um processo assente na visibilidade e na responsabilização. Tempos de resposta mais rápidos protegem os visitantes e os animais no momento certo, o mapa de calor das zonas problemáticas permite à equipa antecipar-se aos problemas antes de estes se repetirem, e uma responsabilização clara mantém todos os turnos a trabalhar a partir da mesma informação, em vez de começarem às cegas de onde o anterior parou.
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