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E-Mails im Microsoft Teams CRM protokollieren

Jede Deal-E-Mail in Ihrem CRM zu behalten bedeutet normalerweise, sie hin und her zu kopieren, und das übersteht einen hektischen Tag nur selten. Der Email Log in CRM As A Service übernimmt das für Sie, sodass Sie E-Mails im CRM protokollieren können, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Dafür gibt es zwei Wege: Senden Sie eine neue Nachricht an die eigene E-Mail-Adresse eines Datensatzes oder leiten Sie eine bereits erhaltene E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihres CRM weiter. In beiden Fällen wird die Nachricht dem richtigen Lead, der richtigen Opportunity oder dem richtigen Fall zugeordnet, wobei Kontakt und Organisation automatisch verknüpft werden.


Sie wechseln dafür nie das Werkzeug. Senden oder leiten Sie direkt aus Outlook weiter, und die Nachricht fließt in Ihre Datensätze innerhalb von Microsoft Teams. Der Email Log baut auf der E-Mail-Synchronisation auf, der Verbindung, die Ihre Konversationen bereits in CRM As A Service festhält.


Zwei Adressen für jeden Datensatz

Öffnen Sie einen beliebigen Lead, eine Opportunity oder einen Fall und scrollen Sie zum Abschnitt Log Emails am unteren Ende des Formulars. Dort sehen Sie zwei E-Mail-Adressen, jede mit einer Schaltfläche zum Kopieren und einem kleinen Info-Symbol, das ihre Funktion erklärt.


E-Mail-Adresse für Opportunity, Lead oder Fall

In der App erscheint diese je nach geöffnetem Datensatz als Opportunity, Lead oder Case Email Address. Verwenden Sie sie für eine neue E-Mail, die Sie gerade versenden möchten. Jeder Datensatz hat seine eigene, sodass eine Opportunity meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com sein könnte und die nächste meganb+opportunity10@contoso.onmicrosoft.com. Setzen Sie die Adresse in das Feld To, CC oder BCC, und Ihre E-Mail wird direkt in diesem Datensatz gespeichert. Alles, was an meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com gesendet wird, erscheint bei dieser Opportunity und nirgendwo sonst.


Weiterleitungsadresse

Verwenden Sie diese Adresse für eine E-Mail, die Sie bereits erhalten haben. Sie sieht aus wie meganb+forward@contoso.onmicrosoft.com und funktioniert mit jeder Nachricht, die Sie an sie weiterleiten. CRM As A Service betrachtet, wer an der ursprünglichen E-Mail beteiligt war, nicht Sie als die weiterleitende Person. Wenn die ursprüngliche Nachricht also von Ihrem Kunden alexw@contoso.onmicrosoft.com stammt, verknüpft das Weiterleiten die Konversation mit Alex sowie mit der Opportunity und der Organisation, mit der er verbunden ist.


Synchronisieren Sie zuerst Ihr Outlook-Postfach

Der Email Log benötigt ein verbundenes Outlook-Postfach, denn dieses Postfach empfängt Ihre protokollierten Nachrichten und liest sie in CRM As A Service ein. Sobald es synchronisiert ist, zeigt jeder Lead, jede Opportunity und jeder Fall automatisch seine eigene E-Mail-Adresse im Abschnitt Log Emails an. Wenn Sie Ihres noch nicht verbunden haben, folgen Sie der Anleitung zur Einrichtung von CRM As A Service in Outlook.


Wer eine protokollierte E-Mail sehen kann, hängt davon ab, wie das Postfach verbunden ist:

  • Synchronisation eines freigegebenen Postfachs: Jeder in Ihrem CRM kann die protokollierte E-Mail sehen.

  • Synchronisation eines privaten Postfachs: Nur Sie als Postfachinhaber können sie sehen.


Eine E-Mail in drei Schritten protokollieren

  1. Öffnen Sie den Lead, die Opportunity oder den Fall und scrollen Sie zum Abschnitt Log Emails.

  2. Kopieren Sie die Opportunity, Lead oder Case Email Address für eine neue Nachricht oder die Forward Email Address für eine bereits vorhandene.

  3. Fügen Sie die Adresse Ihrer E-Mail als CC hinzu und senden Sie sie, oder leiten Sie die Nachricht aus Ihrem Posteingang weiter.



Wenn Ihr Kunde antwortet, geht die Antwort an dieselbe Adresse zurück, sodass sie nur in diesem einen Datensatz gespeichert wird. Eine Antwort an meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com erscheint zum Beispiel im History-Tab von Opportunity 9 und nirgendwo sonst.



Was automatisch geschieht

CRM As A Service übernimmt die Zuordnung für Sie, sobald die Nachricht eintrifft:

  • Kontakterstellung: Ein neuer Kontakt wird erstellt, wenn die Adresse des Absenders noch nicht in Ihrem CRM ist.

  • Kontaktverlauf: Bei einem bestehenden Kontakt wird die Nachricht zu seinem Datensatz hinzugefügt.

  • Zugehörige Verknüpfung: Die E-Mail wird bei Bedarf der verbundenen Organisation zugeordnet.

  • Nur der richtige Datensatz: Eine E-Mail, die an die eigene E-Mail-Adresse eines Datensatzes gesendet wird, wird ausschließlich in diesem Datensatz gespeichert, selbst wenn eine beteiligte Person auch mit anderen Deals verknüpft ist.


Wo Teams es einsetzen

  • Deal-Tracking: Setzen Sie die Adresse eines Datensatzes in das BCC-Feld jedes Angebots, damit die gesamte Verhandlung bei der Opportunity bleibt.

  • Eingehende Leads: Leiten Sie die erste E-Mail eines Interessenten weiter, um den Thread vom ersten Tag an zu behalten.

  • Gemeinsame Sichtbarkeit: Protokollieren Sie in ein freigegebenes Postfach, damit das gesamte Team denselben Verlauf sieht.

  • Support-Fälle: Ordnen Sie die Antwort eines Kunden dem richtigen Fall zu, ohne das Werkzeug zu wechseln.


Geben Sie jedem Deal seine eigene Adresse, senden oder leiten Sie Ihre Nachrichten weiter, und Ihr Team behält einen vollständigen Überblick über jede Kundenkonversation innerhalb von Microsoft Teams.




TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM as a Service, Ticketing as a Service und Checklist as a Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.

 
 
 

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