CRM mit Rechnungsstellung: die 9 besten Tools im Vergleich 2026
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Ein CRM mit Rechnungsstellung verbindet Ihre Vertriebspipeline mit Ihren Abrechnungsdokumenten in einem System, sodass aus einem gewonnenen Deal direkt ein Angebot oder eine Rechnung wird, ohne Namen, Preise oder Zahlungsbedingungen ein zweites Mal einzutippen.
Der Begriff deckt zwei unterschiedliche Ansätze ab: Manche CRM-Systeme bauen die Fakturierung direkt in den Datensatz des Kunden ein, andere docken eine separate Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungsanbindung wie DATEV an. Dieser Vergleich stellt 9 CRM-Systeme mit Rechnungsstellung einander gegenüber, sortiert danach, wie tief die Rechnungsfunktion wirklich greift und was sie kostet.
Worauf Sie bei einem CRM mit Rechnungsstellung achten sollten
Diese Punkte entscheiden darüber, ob ein CRM mit Rechnungsstellung im Alltag trägt, weit über die Demo hinaus.
Rechnung direkt aus dem Kundendatensatz: Wenn die Fakturierung im selben Datenmodell wie Ihre Kontakte und Deals liegt, bleiben Angebot, Auftrag und Rechnung an einem Datensatz hängen. Eine angebundene Rechnungssoftware funktioniert genauso gut, solange sie Positionen nicht manuell neu abfragt.
Angebot wird ohne Neueingabe zur Rechnung: Sobald ein Angebot angenommen ist, sollte die Rechnung Preis, Menge und Rabatt direkt übernehmen, statt bei einem leeren Formular zu starten.
E-Rechnungsformate und DATEV-Anbindung: Prüfen Sie, ob das Tool gängige Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt und Belege für Ihren Steuerberater als DATEV-Export bereitstellt, statt Zahlen manuell in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Genau hier überschneiden sich CRM und Buchhaltung, und es lohnt sich zu wissen, welche Aufgabe welches Tool tatsächlich übernimmt.
Zahlungsverfolgung inklusive: Eine Rechnung, die anzeigt, ob und wann sie bezahlt wurde, erspart der Buchhaltung die Nachfrage per E-Mail. Direkte Links zu Zahlungsanbietern beschleunigen das zusätzlich.
Aufwand passend zur Teamgröße: Ein fünfköpfiges Vertriebsteam und eines mit 50 Personen brauchen völlig unterschiedlich viel Konfiguration, bevor sich ein CRM mit Rechnungsstellung auszahlt, dieselbe Frage stellt sich bei Rechnungssoftware für ein kleineres Unternehmen.
Die besten CRMs mit Rechnungsstellung
Diese neun Plattformen tauchen in deutschen Vergleichen zu CRM mit Rechnungsstellung immer wieder auf, bewertet danach, wie sie Rechnungen handhaben, und nicht nur nach Preis.
Plattform | Rechnungsfunktion | Startpreis |
TeamsWork CRM | Nativ, über angebundene Billing-App | Kostenlose Testphase, danach pro Organisation |
Bitrix24 | Nativ, unbegrenzte Nutzer im Free-Plan | Kostenlos, kostenpflichtig ab 49 €/Monat (5 Nutzer) |
weclapp | Nativ, ab Starter-Edition | Ab 39 €/Nutzer/Monat, echtes CRM ab rund 86 €/Nutzer/Monat |
HubSpot CRM | Zusatzmodul (Commerce Hub) | Kostenloses CRM, Rechnungsfunktion ab rund 20 €/Nutzer/Monat |
Zoho CRM | Nativ, ab Professional-Plan | Kostenlos (3 Nutzer), kostenpflichtig ab 23 €/Nutzer/Monat |
Salesforce | Zusatzmodul (CPQ) | Ab rund 25 €/Nutzer/Monat, mit Rechnungsstellung deutlich über 200 € |
Pipedrive | Rechnung im Tool erstellt, Versand über QuickBooks/Xero | Kein Free-Plan, ab 14 €/Nutzer/Monat |
work4all | Nativ, modular | Individuelles Angebot, kein festes Preismodell |
Dynamics 365 Sales | Nativ für Angebote, Fakturierung meist über Business Central | Ab 56,30 €/Nutzer/Monat |
1. TeamsWork
CRM as a Service ist TeamsWorks CRM für Leads, Opportunitäten und Kontakte innerhalb von Microsoft Teams, und erst im Zusammenspiel mit Billing as a Service wird daraus die vollständige Rechnungsseite. Eine gewonnene Opportunität wird automatisch zu Angebot, Verkaufsauftrag und Verkaufsrechnung, jeweils mit denselben Kunden- und Deal-Daten.
Jedes andere Tool in diesem Vergleich rechnet pro Sitzplatz ab oder deckelt die Nutzerzahl pro Plan, wodurch die Kosten mit der Teamgröße steigen. TeamsWork bepreist beide Apps pro Organisation mit unbegrenzten Nutzern, sodass ein fünfköpfiges Vertriebsteam und eines mit 50 Personen denselben Betrag für die volle Einrichtung zahlen. Beide Apps entfalten ihren Wert allerdings nur innerhalb von Microsoft Teams; ein Vertriebsteam, das auf Slack, E-Mail oder einer eigenständigen CRM-Lösung arbeitet, sieht diesen Vorteil nicht.
2. Bitrix24
Bitrix24 kombiniert CRM und Rechnungsstellung in derselben Plattform, statt Fakturierung als separates Modul zu verkaufen, und selbst der kostenlose Plan erlaubt unbegrenzte Nutzer samt unbegrenzten Rechnungen und Angeboten. Für den deutschen Markt kommt hinzu, dass Bitrix24 Daten auf Servern in Frankfurt hostet, was bei DSGVO-sensiblen Teams ins Gewicht fällt.
Kostenpflichtige Tarife starten bei 49 € im Monat für fünf Nutzer und schalten dann vor allem tiefere Automatisierung frei, nicht die Rechnungsfunktion selbst, die bereits im Free-Plan mitläuft. Wer nur Fakturierung sucht, bekommt bei Bitrix24 gleichzeitig Projektmanagement, Chat und ein Kundenportal dazu, ob gewollt oder nicht.
3. weclapp
Anders als die reinen CRM-Anbieter denkt weclapp CRM und Rechnungsstellung von der Buchhaltung aus: Schon die Starter-Edition ab 39 € pro Nutzer und Monat schreibt Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD und XRechnung, allerdings noch ohne Opportunity-Verwaltung.
Echtes CRM mit Lead- und Opportunity-Verwaltung kommt erst mit der Dienstleistungs-Edition ab rund 86 € pro Nutzer und Monat dazu, zusammen mit Projektzeiterfassung und einer DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater. Für Dienstleister und Agenturen, die ohnehin mit DATEV arbeiten, schließt das eine Lücke, die viele reine CRM-Systeme offen lassen.
4. HubSpot CRM
Wer eine breite Vertriebs- und Marketing-Suite mit Rechnungsfunktion sucht, landet fast zwangsläufig bei HubSpot CRM, kostenlos nutzbar für bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte. Die eigentliche Fakturierung liegt aber in einem separaten Modul namens Commerce Hub, nicht im kostenlosen Kern.
Zahlungslinks und Rechnungsversand darüber beginnen bei rund 20 € pro Nutzer und Monat, wobei die Marketing- und Pipeline-Funktionen von HubSpot oft der eigentliche Grund für die Wahl sind, nicht der Rechnungsbildschirm. Wer ausschließlich Fakturierung braucht, zahlt hier für deutlich mehr Software, als tatsächlich gebraucht wird.
5. Zoho CRM
Zoho verbindet sein CRM mit den Schwesterprodukten Zoho Invoice und Zoho Books, wodurch Angebote, Rechnungen und Aufträge direkt in den Kundendatensatz einlaufen, statt nachträglich angeflanscht zu werden. Für Unternehmen, die bereits im Zoho-Ökosystem arbeiten, ist diese Tiefe schwer zu kopieren.
Auf dem kostenlosen Plan für bis zu drei Nutzer ist davon allerdings nichts zu sehen, dort bleibt es bei einfacher Kontakt- und Deal-Verwaltung. Die echte Rechnungsanbindung schaltet erst der Professional-Plan frei, ab rund 23 € pro Nutzer und Monat.
6. Salesforce
Kaum ein Name fällt bei diesem Thema so häufig wie Salesforce, und keiner treibt die Kosten so weit nach oben. Angebote und Rechnungen laufen hier über das separate CPQ-Zusatzmodul, dessen Preise Salesforce für den deutschen Markt nicht öffentlich nennt.
Die Basis-Lizenz von Sales Cloud liegt bei rund 25 € pro Nutzer und Monat, doch sobald CPQ und echte Rechnungsstellung dazukommen, landen die Gesamtkosten üblicherweise deutlich über 200 € pro Nutzer und Monat. Dieses Preisniveau rechnet sich für große Vertriebsorganisationen mit eigenem RevOps-Team, kaum aber für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen.
7. Pipedrive
Pipedrive lässt eine Rechnung direkt aus derselben Pipeline-Ansicht entstehen, in der Vertriebsmitarbeiter ohnehin Deal-Karten verschieben, doch die eigentliche Rechnung wird über eine angebundene App wie QuickBooks oder Xero erstellt und verschickt, nicht von Pipedrive selbst. Das ist weniger native Rechnungsstellung, als es zunächst wirkt, sondern eher eine gut platzierte Abkürzung zu einem Buchhaltungstool, das trotzdem nötig bleibt.
Einen Free-Plan zum Ausprobieren gibt es nicht, nur eine 14-tägige Testphase, danach beginnen bezahlte Sitzplätze bei 14 € pro Nutzer und Monat im Lite-Tarif und reichen bis 69 € im Ultimate-Tarif. Wer ausschließlich Rechnungstiefe sucht, ohne eine pipeline-zentrierte CRM-Oberfläche drumherum zu brauchen, zahlt hier für mehr, als er nutzt.
8. work4all
Aus Köln kommt work4all, das CRM, ERP und Projektmanagement in einer Anwendung bündelt und laut eigenen Angaben stabile Preise über fünf Jahre verspricht, konfiguriert nach den tatsächlich benötigten Modulen. Rechnungen, Aufträge und Bestellungen laufen dabei über dasselbe Datenmodell wie Kontakte und Projekte.
Ein festes Preisschild gibt es nicht: work4all kalkuliert individuell nach Nutzerzahl und Modulumfang, sodass sich der tatsächliche Betrag erst im Beratungsgespräch zeigt. Das passt zu Unternehmen mit 3 bis 250 Beschäftigten, die lieber ein zugeschnittenes Paket verhandeln als eine feste Preisliste abzuhaken.
9. Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales verwaltet Angebote und Aufträge nativ, doch die vollständige Rechnungsstellung mit Buchhaltung läuft in der Praxis meist über eine Kopplung mit Business Central, nicht über die Sales-Lizenz allein. Für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem stecken, lässt sich das über Teams und Outlook einbetten.
Die Sales-Professional-Lizenz kostet rund 56,30 € pro Nutzer und Monat, die Enterprise-Stufe steigt auf 91 € und Premium auf 130 €, jeweils ohne die Business-Central-Anbindung für die eigentliche Fakturierung mitzurechnen. Wer eine einzelne App für Deal und Rechnung sucht, zahlt hier effektiv für zwei Systeme, die erst zusammen die volle Strecke abdecken.
Natives CRM oder angebundene Rechnungssoftware?
Native Rechnungsstellung bedeutet, dass das CRM selbst die Rechnung erzeugt, mit derselben Datenbank wie Ihre Deals und Kontakte. Eine angebundene Rechnungssoftware ist eine eigenständige Anwendung, speziell für Angebot, Auftrag und Rechnung gebaut, die mit dem CRM-Datensatz verknüpft bleibt, statt darin aufzugehen.
Keiner der beiden Wege ist grundsätzlich besser. Ein einziges natives System kann bei einfachen Verkäufen, die direkt vom Deal zur Rechnung laufen, die schlankere Lösung sein. Eine angebundene Rechnungssoftware hält dagegen eher stand, sobald die Anforderungen konkreter werden, etwa mehrere Vertriebsdokumente pro Deal, Freigabeschritte vor der Rechnungsstellung oder Steuerregeln, für die ein generisches Rechnungsfeld nicht gebaut wurde.
So wählen Sie das richtige CRM mit Rechnungsstellung
Diese fünf Prüfpunkte klären vor jeder Anmeldung, ob sich ein CRM mit Rechnungsstellung überhaupt lohnt.
Rechnungsvolumen zählen: Eine Handvoll Rechnungen im Monat rechtfertigt selten ein komplexes Setup, das ist meist ein Zeichen, dass Rechnungssoftware oder eine einfache Tabelle noch ausreicht. Dutzende pro Woche machen native Quote-to-Invoice-Automatisierung zum echten Zeitgewinn.
Prüfen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: Wenn Vertriebsgespräche in Microsoft Teams, Slack oder einem anderen Hub laufen, spart ein CRM- und Rechnungssetup, das dort nativ sitzt, ständiges Tab-Wechseln.
Steuer- und Preisflexibilität bestätigen: Manche Rechnungen brauchen den Preis getrennt von der Steuer ausgewiesen, andere inklusive. Nicht jedes Rechnungsmodul eines CRMs deckt beide Fälle ab.
Den vollen Weg vom Angebot zur Rechnung testen: Erstellen Sie ein Beispielangebot, geben Sie es frei, und prüfen Sie, ob die daraus entstehende Rechnung die Positionen automatisch übernimmt oder Sie alles neu aufbauen müssen.
DATEV- oder Buchhaltungsanbindung früh klären: Wenn Ihr Steuerberater bereits mit DATEV arbeitet, bestätigen Sie vor dem unternehmensweiten Rollout, dass der Export tatsächlich funktioniert.
Im Kern läuft das auf denselben Gedanken hinaus wie der gesamte Quote-to-Cash-Prozess: Deal, Angebot, Auftrag und Rechnung sind Stationen eines einzigen Datensatzes, nicht vier getrennte Dokumente, die zufällig denselben Verkauf beschreiben.
CRM und Rechnungsstellung in Microsoft Teams verbinden
Wenn Leadqualifizierung und der Lead-to-Cash-Prozess bereits in Microsoft Teams stattfinden, müssen Angebot und Rechnung nicht in eine separate App wechseln. Sobald eine Opportunität in CRM as a Service die Vertriebsphase erreicht, erzeugt Billing as a Service daraus direkt Angebot, Verkaufsauftrag und Verkaufsrechnung, beide Apps greifen dabei auf dieselben Kunden- und Deal-Daten zu.
Häufige Fragen
Was ist ein CRM mit Rechnungsstellung?
Ein CRM mit Rechnungsstellung ist ein System für Kundenbeziehungen, das zusätzlich Rechnungen erstellt und versendet, entweder nativ im selben Datensatz wie Deals und Kontakte oder über eine angebundene Rechnungssoftware, die mit diesem Datensatz verknüpft bleibt.
Brauche ich ein CRM, wenn ich nur Rechnungen schreiben will?
Nein, wenn Ihr Geschäft keine Vertriebspipeline, Kontakte oder Opportunitäten verfolgt, reicht ein spezialisiertes Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware meist aus. Ein CRM mit Rechnungsstellung zahlt sich erst aus, sobald Leads und Deals neben der Abrechnung Teil des Alltags sind.
Kann ich kostenlos mit einem CRM Rechnungen schreiben?
Ja, einige CRM-Systeme wie Bitrix24 oder Zoho CRM bieten Rechnungs- und Angebotsfunktionen bereits im kostenlosen Plan, allerdings meist mit Grenzen bei Nutzerzahl oder Funktionsumfang. Für tiefere Automatisierung, DATEV-Anbindung oder unbegrenzte Nutzer wird in der Regel ein bezahlter Tarif fällig.
Ist eine native Rechnungsfunktion besser als eine angebundene Rechnungssoftware?
Das hängt vom Verkauf ab. Native Rechnungsstellung hält alles in einer Datenbank, was für einfache, hochfrequente Verkäufe mit wenig Komplexität passt, während eine angebundene Rechnungssoftware, speziell für Angebot und Rechnung gebaut, mehrstufige Freigaben, getrennte Vertriebsdokumente und Steuervarianten meist präziser handhabt.
Enthält CRM as a Service auch die Rechnungsstellung?
Nein, CRM as a Service verwaltet ausschließlich Leads, Opportunitäten und Kontakte. Die Rechnungsstellung liegt bei Billing as a Service, einer separaten App, die Angebot, Verkaufsauftrag und Verkaufsrechnung aus derselben Opportunität erzeugt, sodass beide Apps ohne manuelle Datenübertragung zusammenarbeiten.
TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM as a Service, Ticketing as a Service und Checklist as a Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.
Kommentare