Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware: der Unterschied

Der Unterschied zwischen Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware liegt im Umfang: Ein Rechnungsprogramm begleitet die Fakturierung gegenüber Ihren Kunden, eine Buchhaltungssoftware führt die Bücher des gesamten Unternehmens. Beide Kategorien erstellen Rechnungen, weshalb die Grenze im Alltag oft verschwimmt.

Für viele Unternehmen in Deutschland kommt eine zweite Ebene hinzu. Die Buchführung liegt häufig bei einer externen Steuerberatung, die mit DATEV arbeitet, sodass im eigenen Haus nur die Rechnungsstellung und die Belegvorbereitung stattfinden. Wer diese Arbeitsteilung kennt, trifft die Softwareentscheidung deutlich schneller.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ist Software für die Fakturierung, also für das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Kundenbelegen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Weg vom ersten Preisvorschlag bis zur bezahlten Rechnung.

Typischerweise deckt ein solches Programm diese Aufgaben ab:

• Belegarten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen

• Stammdaten: Kunden, Artikel und Preise in einem gemeinsamen Katalog

• Rechnungslogik: Steuersätze, Rabatte, wiederkehrende Rechnungen und fortlaufende Nummernkreise

• Zahlungsabgleich: offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnstufen

• Formate: strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD

Wie diese Belege inhaltlich zusammenhängen, zeigt der Überblick zu Angebot, Verkaufsauftrag und Verkaufsrechnung im Vergleich. Die Reihenfolge dieser Dokumente bestimmt, welche Funktionen ein Rechnungsprogramm überhaupt abbilden muss.

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware verwaltet die Finanzbuchhaltung des Unternehmens und damit weit mehr als die Ausgangsrechnungen. Sie erfasst Einnahmen und Ausgaben, verbucht Belege auf Konten und erzeugt daraus Auswertungen für Finanzamt und Geschäftsführung.

Zum üblichen Funktionsumfang gehören:

• Belegerfassung: Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Bankumsätze

• Kontierung: Buchungssätze auf Sachkonten, Debitoren und Kreditoren

• Bankabgleich: Zuordnung von Kontobewegungen zu Belegen

• Meldungen: Umsatzsteuer-Voranmeldung und weitere Übermittlungen an das Finanzamt

• Auswertungen: Einnahmenüberschussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz

• Zusatzmodule: Lohnabrechnung, Anlagenbuchhaltung oder Kostenrechnung

Viele Buchhaltungsprogramme enthalten ebenfalls eine Rechnungsfunktion. Diese ist dort jedoch ein Baustein innerhalb eines Buchführungssystems und nicht der Ausgangspunkt der Software.

Unterschied Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware im Vergleich

Die beiden Kategorien unterscheiden sich vor allem darin, wen sie adressieren und welchen Teil des Geldflusses sie abbilden. Die folgende Übersicht stellt die Schwerpunkte gegenüber.

	Rechnungsprogramm	Buchhaltungssoftware
Schwerpunkt	Fakturierung gegenüber Kunden	Finanzbuchhaltung des Unternehmens
Typische Aufgaben	Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnwesen	Belegerfassung, Kontierung, Bankabgleich, Auswertungen
Typische Belege	Angebote, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen	Buchungsstapel, Kontenblätter, Jahresabschluss
Wer arbeitet damit	Vertrieb, Innendienst, Büroorganisation	Buchhaltung, Steuerberatung, Geschäftsführung
Blickrichtung	ausgehend, auf den Kunden	umfassend, auf das Unternehmen
Rechnungen erstellen	ja, als Kernfunktion	häufig, als Teilfunktion

Aus dieser Gegenüberstellung ergibt sich ein praktischer Hinweis. Deckt Ihre Buchhaltungssoftware das Angebots- und Rechnungswesen bereits so ab, wie Ihr Vertrieb arbeitet, brauchen Sie kein zusätzliches Werkzeug.

Anders sieht es aus, wenn vor der Rechnung mehrere Schritte liegen, etwa Preisfreigaben, mehrstufige Angebote oder Aufträge mit Teillieferungen. Solche Abläufe sind in einem Fakturierungswerkzeug meist besser abgebildet.

DATEV, Steuerberatung und die Schnittstelle dazwischen

Der DATEV-Export ist in Deutschland die übliche Brücke zwischen Ihrer eigenen Software und der Steuerberatung. DATEV ist die Umgebung, in der ein großer Teil der Steuerberatungskanzleien die Finanzbuchhaltung ihrer Mandanten führt, weshalb nahezu jedes Programm im deutschen Markt einen Export in dieses Format anbietet.

Die Arbeitsteilung sieht in der Praxis so aus:

1. Sie erstellen Ausgangsrechnungen in Ihrem Rechnungsprogramm und sammeln Eingangsbelege digital.

2. Die Software erzeugt daraus einen Buchungsstapel im DATEV-Format, meist als CSV- oder XML-Datei, zusammen mit den Belegbildern.

3. Ihre Steuerberatung importiert diesen Stapel, prüft die Kontierung und ergänzt die Buchungen.

4. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Abschluss und steuerliche Beurteilung entstehen anschließend in der Kanzlei.

Diese Konstellation heißt vorbereitende Buchhaltung und erklärt, warum viele Unternehmen ohne eigene Buchhaltungssoftware auskommen. Sie liefern strukturierte Daten, die Buchführung selbst bleibt außerhalb des Hauses.

Zwei Wege der Übergabe sind gängig. Ein manueller DATEV-Export erzeugt eine Datei, die Sie weitergeben, während eine laufende Schnittstelle Belege und Buchungsdaten automatisch überträgt. Klären Sie vor der Auswahl mit Ihrer Steuerberatung, welchen Weg die Kanzlei bevorzugt, denn davon hängt ab, welche Exportfunktion Ihre Software zwingend braucht.

Rechnungsprogramm, Buchhaltungssoftware oder beides?

Welche Kategorie Sie brauchen, hängt davon ab, wo die Buchführung stattfindet und wie aufwendig Ihr Verkaufsprozess ist. Drei Konstellationen decken die meisten Fälle ab.

• Ein Rechnungsprogramm genügt, wenn die Buchführung bei Ihrer Steuerberatung liegt und Sie im Haus vor allem Angebote und Rechnungen schreiben sowie Belege sauber übergeben müssen.

• Eine Buchhaltungssoftware ist die richtige Wahl, wenn Sie selbst kontieren, Bankumsätze abgleichen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln und Auswertungen im Haus erzeugen.

• Beides zusammen lohnt sich, wenn Ihr Verkaufsprozess eigene Regeln hat, etwa Freigaben, Preisstaffeln oder eine Verknüpfung zum CRM, die Buchhaltung aber in einem separaten System geführt werden soll.

Die Rechnungsstellung ist dabei nur eine Station im Prozess von der Anfrage bis zum Zahlungseingang. Je nach Aufstellung sind daran CRM, Fakturierung, Zahlungsverkehr und Buchhaltung mit jeweils eigenen Systemen beteiligt.

Wer den Abschnitt davor genauer verstehen will, findet im Ablauf vom Angebot bis zum Zahlungseingang die einzelnen Schritte, die vor der Buchung liegen. Die Rechnung erscheint dann als Ergebnis eines Ablaufs und nicht als einzelnes Dokument.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Bei der Auswahl entscheiden vier Punkte darüber, ob eine Lösung im deutschen Umfeld praktikabel ist. Prüfen Sie sie vor dem Test einer Software, nicht danach.

• Übergabe an die Steuerberatung: Unterstützt das Programm das Format und den Übergabeweg, mit dem Ihre Kanzlei arbeitet

• Elektronische Rechnungen: Lassen sich strukturierte Formate erzeugen und empfangene E-Rechnungen verarbeiten

• Nachvollziehbarkeit: Sind Belege unveränderbar abgelegt und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abrufbar

• Abdeckung Ihres Verkaufsprozesses: Kennt die Software die Belegarten und Freigaben, die Sie tatsächlich verwenden

Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die Frage, womit Sie heute arbeiten. Eine Gegenüberstellung von Rechnungssoftware und Excel zeigt, wo selbst gebaute Tabellen bei wachsendem Belegvolumen an Grenzen stoßen. Für die Beurteilung Ihrer konkreten Pflichten ist Ihre Steuerberatung die richtige Adresse.

Kundenrechnungen nah am Vertrieb in Microsoft Teams

Wenn Ihre Buchhaltung bei der Steuerberatung liegt, Ihr Vertrieb Angebote und Aufträge aber in verstreuten Dateien pflegt, schließt Billing as a Service für Microsoft Teams diese Lücke. Die native Teams-App bringt Angebote, Verkaufsaufträge und Verkaufsrechnungen dorthin, wo Ihr Team ohnehin arbeitet, mit Freigaben, konfigurierbaren Steuersätzen und Rabatten, einem gemeinsamen Katalog und der Verknüpfung zur Opportunität aus CRM as a Service.

Der Fokus liegt auf der Fakturierung gegenüber Ihren Kunden. Die App ersetzt keine Buchhaltungssoftware, führt keine Bücher und trifft keine steuerlichen Beurteilungen, sodass Ihre Buchhaltung und Ihre Steuerberatung unverändert weiterarbeiten.

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Häufige Fragen

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Nein, eine bestimmte Software ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Umsatzsteuergesetz regelt die Pflichtangaben einer Rechnung und verlangt in § 14b Abs. 1 UStG, dass Unternehmer ein Doppel der Rechnung acht Jahre aufbewahren, macht aber keine Vorgaben zum eingesetzten Programm. Faktisch wird Software dennoch nötig, weil inländische B2B-Rechnungen zunehmend als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt und verarbeitet werden müssen. Den aktuellen Stand der Übergangsfristen erfahren Sie beim Bundesfinanzministerium oder bei Ihrer Steuerberatung.

Ist DATEV ein Rechnungsprogramm?

DATEV ist in erster Linie eine Buchhaltungs- und Kanzleiumgebung und kein Fakturierungswerkzeug für den Vertrieb. Steuerberatungskanzleien führen darin die Finanzbuchhaltung ihrer Mandanten, weshalb andere Programme einen Export in das DATEV-Format anbieten. Es existieren DATEV-Module, mit denen sich Rechnungen schreiben lassen, der Schwerpunkt der Umgebung bleibt jedoch die Buchführung und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.

Können Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware zusammenarbeiten?

Ja, das ist der Regelfall in vielen Unternehmen. Das Rechnungsprogramm erzeugt die Ausgangsbelege und übergibt die Daten als Buchungsstapel oder über eine laufende Schnittstelle an die Buchhaltung oder direkt an die Kanzlei. Prüfen Sie vor der Entscheidung, welche Exportformate, Schnittstellen und Belegübergaben beide Seiten unterstützen.

Welches Rechnungsprogramm ist das beste?

Ein pauschal bestes Programm gibt es nicht, weil die passende Lösung von Ihrer Arbeitsteilung abhängt. Entscheidend sind die Belegarten, die Sie tatsächlich nutzen, die Anforderungen Ihrer Steuerberatung an die Datenübergabe, die Unterstützung strukturierter elektronischer Rechnungen und die Umgebung, in der Ihr Team ohnehin arbeitet. Vergleichen Sie Kandidaten anhand dieser Kriterien im Testzeitraum mit Ihren echten Belegen.

Welche 3 Buchführungssysteme gibt es?

In der Praxis werden drei Formen der Gewinnermittlung und Buchführung unterschieden: die Einnahmenüberschussrechnung als vereinfachte Gewinnermittlung, die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung mit Bilanz. Welche Form für Sie gilt, richtet sich unter anderem nach Rechtsform und Größe: § 241a HGB befreit Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht, wenn sie an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Lassen Sie Ihre Einordnung von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Welche Software brauche ich für Buchhaltung und Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung ist ein eigener Funktionsbereich und in vielen Buchhaltungsprogrammen nur als Zusatzmodul oder gar nicht enthalten. Benötigen Sie beides im Haus, prüfen Sie gezielt, ob die Lohnabrechnung dieselben Melde- und Übertragungswege an Sozialversicherung und Finanzamt abdeckt, die Sie brauchen. Häufig übernimmt die Steuerberatung die Lohnabrechnung, sodass im Unternehmen nur die Datenerfassung bleibt.

Sind Rechnungen aus Excel oder Word zulässig?

Zulässig ist eine Rechnung, wenn sie die gesetzlichen Pflichtangaben enthält und über die Aufbewahrungsfrist unveränderbar und nachvollziehbar archiviert bleibt. Genau daran scheitern frei bearbeitbare Tabellen und Textdokumente in der Regel, weil sich Inhalte nachträglich ändern lassen, ohne dass es dokumentiert wird. Hinzu kommt, dass strukturierte elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft an Bedeutung gewinnen und aus einer Textvorlage nicht entstehen.

Brauche ich eine separate App, um Angebote und Rechnungen in Microsoft Teams zu erstellen?

Ja, für Angebote und Rechnungen in Teams brauchen Sie eine App, die diese Belege kennt, denn Teams selbst bringt keine Fakturierung mit. Billing as a Service ist eine native Teams-App und stellt Angebote, Verkaufsaufträge und Verkaufsrechnungen samt Katalog und Freigaben direkt im Teams-Fenster bereit. Die Buchführung bleibt dabei in Ihrer Buchhaltungssoftware oder bei Ihrer Steuerberatung.

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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM as a Service, Ticketing as a Service und Checklist as a Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.