Rechnungsprogramm oder Excel: Wann sich der Wechsel lohnt

Excel kann für die Rechnungsstellung völlig ausreichen, solange die Abrechnung einfach bleibt und wenige Dokumente pro Monat entstehen. Eine Vorlage, ein paar Formeln für Summen und Umsatzsteuer, und die Rechnung ist fertig.

Schwierig wird es an zwei Stellen: bei den steuerlichen Anforderungen an gespeicherte Rechnungen und dann, wenn mehrere Personen dieselben Daten zwischen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen hin und her kopieren. Dieser Vergleich zeigt, was mit Excel rechtlich möglich ist, wo die Grenzen liegen und woran Sie erkennen, dass ein Rechnungsprogramm die bessere Wahl ist.

Ist es erlaubt, Rechnungen mit Excel zu schreiben?

Ja, das Umsatzsteuergesetz schreibt kein bestimmtes Programm für die Rechnungsstellung vor. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, und damit spielt es zunächst keine Rolle, ob dieses Dokument aus Excel, aus Word oder aus einer Fachanwendung stammt.

Entscheidend sind stattdessen der Inhalt und die anschließende Archivierung. Die Rechnung muss die gesetzlich geforderten Angaben enthalten, sie muss richtig gerechnet sein, und sie muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert nachweisbar bleiben. Genau an diesem letzten Punkt entstehen die meisten Probleme mit Tabellenkalkulationen, denn eine Excel-Datei lässt sich jederzeit nachträglich ändern.

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung eines Rechnungsprogramms gibt es nicht. Vorgeschrieben ist das Ergebnis, also eine formal korrekte Rechnung und eine ordnungsmäßige, unveränderbare Aufbewahrung, und nicht der Weg dorthin.

Praktisch verschiebt sich diese Frage allerdings. Sobald Sie im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen, brauchen Sie eine Software, die dieses Format erzeugen kann, weil Excel das nicht leistet. Auch die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage lassen sich mit einem Dateiordner allein kaum erfüllen. Wie sich reine Rechnungsstellung von der eigentlichen Buchführung unterscheidet, erklärt unser Beitrag zum Unterschied zwischen Abrechnungssoftware und Buchhaltungssoftware.

GoBD: Warum gespeicherte Excel-Rechnungen zum Problem werden

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Aufzeichnungen unveränderbar sind, und eine frei editierbare Excel-Datei erfüllt das ohne zusätzliche Maßnahmen nicht. Rechtliche Grundlage ist § 146 Abs. 4 AO: eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ebenso unzulässig sind Änderungen, bei denen unklar bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden.

Für Ihre Praxis folgen daraus drei Anforderungen:

• Unveränderbarkeit: Die ausgestellte Rechnung muss in der versendeten Fassung nachweisbar bleiben, Änderungen müssen protokolliert sein.

• Lesbarkeit und Auswertbarkeit: Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen nach § 147 Abs. 2 AO jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

• Aufbewahrungsfristen: § 147 Abs. 3 AO nennt zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Für das Doppel einer ausgestellten Rechnung gilt nach § 14b Abs. 1 UStG eine Frist von acht Jahren.

Ein einfacher Ordner auf dem Netzlaufwerk deckt das nicht ab, weil dort jede Datei jederzeit überschrieben werden kann, ohne dass eine Spur bleibt. Wer bei Excel bleiben möchte, braucht deshalb eine Ablage, die die Unveränderbarkeit technisch sicherstellt. Die konkrete Umsetzung sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen, weil die Anforderungen von Ihrer Buchführungspflicht und Ihrem Belegvolumen abhängen.

E-Rechnungspflicht: Was sich für Excel-Rechnungen im B2B ändert

Eine E-Rechnung im steuerlichen Sinn ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF aus Excel gilt damit nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Für inländische B2B-Umsätze bedeutet das nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums:

1. Empfang ist bereits verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können, wobei ein E-Mail-Postfach dafür ausreicht.

2. Für den Versand gelten Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- oder andere elektronische Rechnungen ausstellen, für Letztere mit Zustimmung des Empfängers.

3. Kleinere Unternehmen haben länger Zeit. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

4. Es gibt Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV fallen nicht unter die Pflicht.

Ob und ab wann Sie selbst betroffen sind, hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Kundenstruktur und Ihrem Status ab, und die Verwaltungsauffassung wird laufend fortgeschrieben. Prüfen Sie den aktuellen Stand daher anhand der Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums oder gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Ihren Rechnungsprozess festlegen.

Rechnungsprogramm oder Excel: der direkte Vergleich

Excel ist ein allgemeines Tabellenwerkzeug, das Sie selbst für die Rechnungsstellung einrichten, während ein Rechnungsprogramm von vornherein auf Abrechnungsdokumente ausgelegt ist. Die folgende Übersicht stellt beide Wege gegenüber.

	Excel	Rechnungsprogramm
Einrichtung	Vorlage selbst erstellen oder herunterladen	Rechnungsstruktur ist vorgegeben
Datenerfassung	überwiegend manuell oder per Formel	greift auf gespeicherte Kunden- und Artikeldaten zu
Rechnungsnummern	manuelle Vergabe, Dubletten möglich	fortlaufend und systemgeführt
Umsatzsteuer	über eigene Formeln gelöst	in der Anwendung konfigurierbar
Freigaben	brauchen einen separaten Prozess	können als Workflow abgebildet werden
Dokumenthistorie	abhängig davon, wie Dateien abgelegt werden	pro Dokument nachvollziehbar
Strukturierte E-Rechnung	nicht möglich	je nach Anbieter abgedeckt
Kosten	im Office-Paket enthalten	laufende Abo- oder Lizenzkosten

Vertraut und flexibel bleibt Excel in jedem Fall, und für Einzelunternehmen mit wenigen Rechnungen im Monat ist das oft genug. Ein Rechnungsprogramm rechnet sich in dem Moment, in dem die Arbeit rund um die Rechnung mehr Zeit kostet als die Rechnung selbst.

Excel-Vorlagen für Rechnungen: wo die Grenzen liegen

Vorlagen für Rechnungen gibt es in Excel direkt über die Vorlagensuche sowie kostenlos bei vielen Anbietern, und sie helfen tatsächlich beim Start. Eine gute Vorlage enthält alle Pflichtangaben, rechnet Netto, Steuer und Brutto korrekt und sieht professionell aus.

Was eine Vorlage nicht löst, ist alles, was nach dem Ausstellen passiert. Die fortlaufende Nummerierung müssen Sie weiterhin selbst kontrollieren, offene Posten sehen Sie nur, wenn Sie eine zweite Übersichtstabelle pflegen, und die revisionssichere Ablage bleibt eine eigene Aufgabe. Je mehr Rechnungen dazukommen, desto mehr Nebenlisten entstehen rund um die eigentliche Vorlage.

Woran Sie erkennen, dass Excel nicht mehr reicht

Es gibt keine feste Zahl an Rechnungen, ab der Excel ausscheidet, und aussagekräftiger ist der manuelle Aufwand in Ihrem Ablauf. Diese Anzeichen sprechen für einen Wechsel:

• Mehrere Personen erstellen oder prüfen regelmäßig Angebote und Rechnungen.

• Preise, Mengen oder Steuerangaben werden zwischen Dokumenten kopiert.

• Die aktuelle Fassung eines Angebots oder einer Rechnung ist schwer zu finden.

• Vor dem Versand ist eine Freigabe nötig, die bisher per Chat oder Mail läuft.

• Kunden- und Artikeldaten tippen Sie immer wieder neu ein.

• Der Weg von der Rechnung zurück zum ursprünglichen Geschäft ist kaum nachvollziehbar.

• Ihre Geschäftskunden fragen bereits nach strukturierten E-Rechnungen.

Hilfreich ist außerdem, die Rechnungsstellung als einen Abschnitt im gesamten Ablauf von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang zu betrachten, besonders wenn Angebote und Verkaufsaufträge Teil Ihres Prozesses sind.

So wechseln Sie von Excel zu einem Rechnungsprogramm

Der Umstieg gelingt schrittweise, und Sie müssen keineswegs alle Altdaten auf einmal übernehmen. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Kunden- und Artikeldaten bereinigen: Löschen Sie Dubletten und prüfen Sie Preise, Steuersätze und Anschriften, bevor Sie etwas importieren.

2. Katalog und Steuerregeln einrichten: Legen Sie die Angaben an, die Sie künftig in jedem Dokument wiederverwenden möchten.

3. Anforderungen an Format und Ablage klären: Prüfen Sie, ob die Lösung die von Ihnen benötigten Rechnungsformate erzeugt und wie sie Dokumente archiviert.

4. Nur laufende Dokumente übertragen: Offene Angebote, aktive Aufträge und unbezahlte Rechnungen haben Vorrang vor jedem historischen Beleg.

5. Einen vollständigen Durchlauf testen: Schicken Sie einen echten oder simulierten Vorgang durch das neue System und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem bisherigen Ablauf.

6. Stichtag festlegen: Sobald der neue Ablauf trägt, entstehen keine neuen Abrechnungsdokumente mehr in Excel.

Alte Tabellen behalten Sie zur Referenz, wobei Sie zwei parallele Rechnungsprozesse nicht länger als nötig betreiben sollten. Für die aufbewahrungspflichtigen Altbelege gelten die bisherigen Fristen weiter.

Rechnungen verwalten, ohne Microsoft Teams zu verlassen

Wenn vor allem der Gedanke an eine weitere separate Plattform Ihr Team in Tabellen hält, bietet Billing as a Service für Microsoft Teams einen anderen Weg. Angebote, Verkaufsaufträge und Verkaufsrechnungen entstehen direkt in Teams, mit einem gemeinsamen Katalog, konfigurierbaren Steuersätzen und Rabatten, einer Freigabe und einer Dokumenthistorie. In Verbindung mit CRM as a Service lassen sich Abrechnungsdokumente zusätzlich mit einer Opportunität verknüpfen.

Als native Teams-App braucht sie keinen zusätzlichen Arbeitsbereich, den jemand pflegen muss. Ob die Anforderungen Ihrer Buchführung und Aufbewahrung damit vollständig abgedeckt sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, denn die Anwendung unterstützt Ihren Abrechnungsprozess und ersetzt keine steuerliche Beratung. Testen Sie sie mit Ihrem eigenen Ablauf und prüfen Sie, wie gut sie zu Ihrem Team passt.

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FAQ

Ist es erlaubt, Rechnungen mit Excel zu schreiben?

Ja, Rechnungen dürfen mit Excel geschrieben werden, weil kein Gesetz ein bestimmtes Programm vorschreibt. Nach § 14 Abs. 1 UStG zählt jedes Dokument als Rechnung, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Die Pflichtangaben und die unveränderbare Aufbewahrung nach § 146 Abs. 4 AO müssen Sie allerdings trotzdem einhalten.

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Nein, ein Rechnungsprogramm ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Vorgegeben sind die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnung sowie die ordnungsmäßige Aufbewahrung, und wie Sie das erreichen, bleibt Ihnen überlassen. Für strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich brauchen Sie nach Ablauf der Übergangsregelungen aber eine Software, die dieses Format erzeugen kann.

Welches Rechnungsprogramm ist das beste?

Das beste Rechnungsprogramm ist das, das zu Ihrem Volumen, Ihrer Teamgröße und Ihren Formatanforderungen passt. Achten Sie auf die Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern, wiederverwendbare Kunden- und Artikeldaten, nachvollziehbare Dokumenthistorie und die von Ihren Kunden verlangten Rechnungsformate. Arbeitet Ihr Team ohnehin überwiegend in Microsoft Teams, ist Billing as a Service eine Option, weil Angebote, Verkaufsaufträge und Verkaufsrechnungen dort ohne zusätzlichen Arbeitsbereich entstehen.

Gibt es eine Excel-Tabelle für Rechnungen?

Ja, Excel bringt eigene Rechnungsvorlagen mit, die Sie über die Vorlagensuche in der Anwendung finden, und zahlreiche Anbieter stellen kostenlose Tabellen bereit. Eine solche Vorlage deckt Aufbau und Berechnung ab, löst aber weder die fortlaufende Nummerierung noch die Übersicht über offene Posten noch die revisionssichere Archivierung.

Sind Excel-Rechnungen GoBD-konform?

Eine gespeicherte Excel-Datei erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht, weil sie jederzeit und spurlos bearbeitet werden kann. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für eine ordnungsmäßige Ablage brauchen Sie deshalb ein System, das Änderungen verhindert oder protokolliert, und die passende Lösung für Ihren Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für das Doppel einer ausgestellten Rechnung gilt nach § 14b Abs. 1 UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. § 147 Abs. 3 AO nennt zusätzlich zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Zählt eine PDF-Rechnung aus Excel als E-Rechnung?

Nein, ein PDF aus Excel ist keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung. Nach § 14 Abs. 1 UStG setzt eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format voraus, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Während der laufenden Übergangsregelungen bleibt der Versand sonstiger Rechnungen im B2B mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich.

Was unterscheidet ein Rechnungsprogramm von einer Buchhaltungssoftware?

Ein Rechnungsprogramm konzentriert sich auf die Dokumente gegenüber Ihren Kunden, also Angebote, Aufträge und Rechnungen samt dazugehörigem Ablauf. Eine Buchhaltungssoftware deckt die weitergehenden Aufgaben ab, von der Verbuchung über den Kontenabgleich bis zur Auswertung. Manche Anbieter vereinen beides, andere sind darauf ausgelegt, nebeneinander eingesetzt zu werden.

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