Welke productiviteitstools voor Microsoft Teams in 2026

Productiviteitstools voor teams spelen een steeds grotere rol nu werk binnen Microsoft Teams meer gestructureerd en procesgericht wordt. Naast chat en vergaderingen vertrouwen teams tegenwoordig op extra apps om aanvragen, taken, goedkeuringen en klantgerelateerd werk op één plek te beheren.

Deze apps helpen gestructureerd werk te beheren zonder van platform te wisselen en worden vaak gebruikt als productiviteitstools voor dagelijkse samenwerking binnen Microsoft Teams.

Hoe productiviteitstools teams daadwerkelijk helpen om werk gedaan te krijgen

Productiviteitstools helpen teams bij het uitvoeren van werk door taken en aanvragen te organiseren die moeilijk te beheren zijn via chat alleen. In Microsoft Teams worden deze tools toegevoegd via het Apps-gedeelte en maken ze het eenvoudiger om voortgang te volgen, eigenaarschap toe te wijzen en werk te beheren naarmate het volume toeneemt.

De 7 Beste Productiviteitstools voor Microsoft Teams

Er zijn verschillende soorten productiviteitstools, zoals taakbeheer, kalenderintegratie, bestandsdeling en videoconferencing, die aan Microsoft Teams kunnen worden toegevoegd. Daarnaast integreert Teams met andere Microsoft Office-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint, evenals met apps van derden. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste productiviteitstools voor Microsoft Teams:

1. Ticketing As A Service van TeamsWork

Serviceaanvragen die via chat of e-mail worden gedeeld, zijn vaak moeilijk te volgen en gemakkelijk over het hoofd te zien. Dit leidt regelmatig tot vertragingen en onopgeloste problemen. Ticketing As A Service stelt teams in staat om aanvragen rechtstreeks binnen Microsoft Teams in te dienen, te volgen en op te lossen. Elk ticket houdt gesprekken, bestanden en updates bij elkaar totdat de aanvraag is afgerond.

Voordelen van Ticketing As A Service

Een gecentraliseerd ticketsysteem verbetert de zichtbaarheid en verantwoordelijkheid door alle aanvragen op één plek te verzamelen. Teams kunnen werk effectiever prioriteren en het risico op gemiste aanvragen verkleinen. Automatisering en meldingen helpen teams sneller te reageren en consistente serviceniveaus tussen afdelingen te behouden.

Hoe elke afdeling Ticketing kan gebruiken

• HR-team: het indienen van claims en vragen over verzekeringsvoordelen en verlofsaldi wordt eenvoudiger met een gestructureerde HR-ticketworkflow.

• Marketingteam: het indienen van voorstellen voor de ontwikkeling en het ontwerp van nieuwe marketingtools.

• Juridisch team: het indienen van aanvragen voor bijvoorbeeld het opstellen en beoordelen van contracten.

• IT Helpdesk: het melden van aanvragen, incidenten en gebeurtenissen zoals softwarefouten, printerproblemen en de aanschaf van nieuwe computers.

• Klantenservice: het beheren van klantproblemen met SLA-tracking via een klantenservice-ticketflow.

Belangrijkste functies van Ticketing As A Service

• Een ticket aanmaken en beheren tot het is opgelost

• Afbeeldingen, bestanden en links toevoegen

• Reacties versturen en samenwerken binnen tickets

• Een volledig auditlog bijhouden

• Vertrouwelijkheid van tickets beheren

• Ondersteuning voor meerdere talen

Probeer Ticketing gratis

2. Checklist As A Service van TeamsWork

Terugkerende workflows vereisen consistentie en structuur. Zonder duidelijke stappen lopen teams het risico taken over te slaan of deadlines te missen. Checklist As A Service helpt teams bij het beheren van terugkerende processen binnen Microsoft Teams door gestructureerde checklists te bieden met duidelijk eigenaarschap en realtime voortgangsregistratie.

Voordelen van Checklist As A Service

Checklists zorgen ervoor dat elke stap in een proces in de juiste volgorde wordt uitgevoerd. Teams volgen gestandaardiseerde workflows, wat fouten vermindert en de betrouwbaarheid vergroot. Automatisering vereenvoudigt terugkerend werk door checklists volgens planning aan te maken en tijdige meldingen te versturen. Managers kunnen de voortgang volgen zonder constante opvolging.

Hoe elke afdeling Checklist kan gebruiken

• HR-team: salarisverwerking, onboarding-checklists en offboardingprocedures.

• Boekhouding & belastingen: maandafsluiting, fiscale en wettelijke rapportages.

• Operations: inventariscontroles en kwaliteitscontroleroutines.

• Facilitair beheer: veiligheidsinspecties en compliance-checklists.

Belangrijkste functies van Checklist As A Service

• Checklists maken met gedetailleerde taakopdeling

• Taken beheren tot ze zijn afgerond

• Afbeeldingen en bestanden toevoegen en reacties plaatsen

• Sjablonen gebruiken voor terugkerende checklists

• Automatische checklistcreatie via planning

• Automatische meldingen voor aankomende deadlines

• Dashboard- en exportmogelijkheden

Probeer Checklist gratis

3. CRM As A Service van TeamsWork

Klantinformatie bevindt zich vaak verspreid over e-mails, spreadsheets en losstaande tools. Deze fragmentatie vertraagt samenwerking en besluitvorming. CRM As A Service brengt customer relationship management rechtstreeks naar Microsoft Teams. Teams kunnen Leads, contacten, verkoopkansen en cases beheren binnen hun dagelijkse werkruimte.

Voordelen van CRM As A Service

Met deze dienst beheer je klantinformatie direct binnen Microsoft Teams en maak je verbinding met Outlook voor e-mail, agenda en contacten. Zo werk je op één plek zonder voortdurend tussen tools te wisselen.

De app kan worden aangepast aan bestaande workflows en slaat belangrijke gegevens op voor Leads, verkoopkansen, organisaties, contacten en cases. De interface volgt vertrouwde Microsoft 365-patronen, waardoor gebruikers snel kunnen starten, terwijl realtime meldingen teams up-to-date houden zonder handmatige opvolging.

Hoe elke afdeling CRM kan gebruiken

• Sales: naadloos verkoopbeheer voor het volgen van Leads, sales pipelines en dealvoortgang.

• Marketing: beheren en segmenteren van Leads voor campagnes.

• Klantenservice: inzicht in contactgegevens en interactiegeschiedenis.

• Management: monitoring van prestaties, forecasts en teamproductiviteit.

Belangrijkste functies van CRM As A Service

• Leadbeheer

• Beheer van verkoopkansen

• Casebeheer

• Contacten en organisaties

• Aangepaste formulieren en sales pipelines

• Tracking van interacties en audittrail

• Realtime meldingen

• Synchronisatie met Microsoft 365

• Ondersteuning voor meerdere talen

• API-toegang

Probeer CRM gratis

4. Microsoft Teams Approval

Goedkeuringsworkflows blijven vaak hangen in e-mailthreads en verspreide gesprekken. Het centraliseren van goedkeuringen binnen een gedeelde werkruimte helpt teams sneller te werken en beter afgestemd te blijven. Met deze functie kunnen gebruikers goedkeuringsaanvragen indienen, deze naar de juiste goedkeurders sturen en de status volgen — allemaal binnen Microsoft Teams.

Voordelen van Microsoft Teams Approval

Goedkeuringsaanvragen zijn eenvoudiger te volgen doordat de status realtime zichtbaar is. Gebruikers hoeven niet langer handmatig opvolging te doen. Besluitvorming verloopt sneller en transparanter omdat goedkeurders direct in dezelfde werkruimte kunnen reageren.

Hoe elke afdeling Microsoft Teams Approval kan gebruiken

• HR: medewerkersaanvragen zoals verlof, onkosten en voordelen.

• Boekhouding: factuur- en financiële goedkeuringen om fouten en fraude te verminderen.

• Operations: goedkeuringen voor inkooporders en logistiek.

• Onderwijs: studentenregistratie, cijfers en onderzoeksvoorstellen.

Belangrijkste functies van Microsoft Teams Approval

• Indienen van aanvragen via de Teams-interface

• Realtime tracking van goedkeuringen

• Aangewezen goedkeurders met toegangsrechten

• Meldingen over goedkeuringsresultaten

• Auditlogs voor verantwoording

5. Microsoft Teams Shift

Microsoft Teams Shifts is een functie waarmee gebruikers diensten van teamleden kunnen plannen en beheren binnen Teams. Het helpt managers bij het plannen van roosters, het toewijzen van taken en het beheren van verlofaanvragen. Shifts maakt het ook mogelijk om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen en aanwezigheid bij te houden.

Voordelen van Microsoft Teams Shift

Roosterplanning wordt betrouwbaarder doordat managers en medewerkers hetzelfde overzicht van diensten delen. Dit vermindert misverstanden en last-minute wijzigingen. Verlofaanvragen zijn eenvoudiger te beheren, wat helpt om voldoende bezetting te behouden en verstoringen te voorkomen.

Hoe elke afdeling Microsoft Teams Shift kan gebruiken

• HR: roosterplanning en dienstbeheer.

• Boekhouding: nauwkeurige gegevens voor salarisadministratie en budgettering.

• Operations: coördinatie van ploegendiensten.

• Facilitair: personeelsplanning voor faciliteiten en apparatuur.

Belangrijkste functies van Microsoft Teams Shift

• Dienstroosters maken en aanpassen

• Taaktoewijzing voor rollen en verantwoordelijkheden

• Verlofbeheer voor vakantie, ziekte en persoonlijke dagen

• Aanwezigheidsregistratie

• Volledige integratie met Microsoft Teams

6. Microsoft Teams Planner

Microsoft Teams Planner stelt gebruikers in staat om taken en projecten te maken en te beheren binnen Teams. Het helpt bij het organiseren, prioriteren en toewijzen van taken en bij het volgen van de voortgang. Planner biedt een centrale plek om taken te bekijken en te beheren, wat samenwerking en communicatie verbetert.

Voordelen van Planner

Taakeigenaarschap en deadlines zijn voor iedereen zichtbaar, waardoor minder handmatige statusupdates nodig zijn. Teams kunnen werk effectiever coördineren. Planner is geschikt voor kleine projecten en kortetermijnplanning.

Hoe elke afdeling Planner kan gebruiken

• HR: taakcoördinatie en medewerkergerelateerde projecten.

• Boekhouding: volgen van rapportage- en budgettaken.

• Operations: coördinatie van taken tussen teams.

• Facilitair: beheer van facilitaire activiteiten.

Belangrijkste functies van Planner

• Taken maken en beheren met deadlines en prioriteiten

• Samenwerking via notities, bijlagen en reacties

• Taaktoewijzing aan teamleden

• Voortgangsregistratie

• Native toegang binnen Microsoft Teams

7. Microsoft Teams Power Automate

Handmatig en repetitief werk vertraagt teams en vergroot de kans op fouten. Automatisering van workflows helpt teams efficiënter te werken. Power Automate stelt gebruikers in staat om workflows te maken die taken zoals gegevensinvoer, goedkeuringen en meldingen automatiseren binnen Microsoft Teams en andere services.

Voordelen van Power Automate

Automatisering vermindert handmatig werk en verbetert de consistentie van processen. Teams kunnen services koppelen zodat werk doorgaat zonder constante overdrachten. De prestaties van workflows kunnen worden gemonitord om verbeterpunten te identificeren.

Hoe elke afdeling Power Automate kan gebruiken

• HR: automatisering van gegevensinvoer en planningsworkflows.

• Boekhouding: facturatie en onkostenbeheer voor budgettering en prognoses.

• Operations: integratie van apps en services om handmatige overdrachten te verminderen.

• Facilitair: automatisering van reserveringen en onderhoudsprocessen.

Belangrijkste functies van Power Automate

• Automatisering van repetitieve taken

• Aanpasbare workflows met flows

• Gebeurtenisgestuurde triggers op basis van voorwaarden

• Integratie met SharePoint, OneDrive en Dynamics 365

• Rapportages en analyses voor prestatie-evaluatie

Zodra productiviteitstools via het Apps-gedeelte zijn toegevoegd, worden ze onderdeel van de dagelijkse samenwerking. Ze verschijnen als tabbladen, persoonlijke apps of geautomatiseerde workflows die teams gebruiken naast chat en vergaderingen.

Hoe kies je de juiste productiviteitsapp?

De juiste productiviteitsapp lost een duidelijk probleem op dat je team ervaart binnen Microsoft Teams. Of het nu gaat om gemiste aanvragen, onduidelijk taakeigenaarschap of verspreide klantgegevens, de app moet helpen om dit werk op één plek te beheren.

Als je team al in Microsoft Teams werkt, kies dan apps die native binnen het platform draaien en eenvoudig te gebruiken zijn zonder extra training. Teams die vaak aanvragen kwijtraken in de chat halen bijvoorbeeld meer waarde uit een ticketing-app zoals Ticketing As A Service dan uit een algemene takenlijst.

Conclusie

Microsoft Teams biedt een breed scala aan productiviteitstools die teams helpen hun workflows te stroomlijnen, efficiënter te werken en communicatie en samenwerking te verbeteren. Deze tools omvatten Approvals, Shifts, Planner en Power Automate. Ze zijn allemaal geïntegreerd in het Teams-platform, waardoor teams ze eenvoudig vanuit één centrale plek kunnen gebruiken en beheren.

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.