Welke productiviteitstools voor Microsoft Teams in 2025
- Marc (TeamsWork)
- 20 mei
- 11 minuten om te lezen
Microsoft Teams is een essentiële zakelijke tool voor het stimuleren van samenwerking en productiviteit binnen teams. Om het volledige potentieel ervan te benutten, is het echter belangrijk om het te integreren met extra tools en add-ons die de productiviteit en samenwerking verder kunnen verbeteren. Om teams te helpen georganiseerd en op schema te blijven, hebben we een lijst samengesteld van de zes meest bruikbare productiviteitstools die in Microsoft Teams zijn geïntegreerd. Bovendien kan het gebruik van productiviteitsapps een geweldige manier zijn om voorop te blijven lopen in het huidige competitieve zakelijke landschap.
Welk doel dienen extra functies in een platform als Teams?
Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform dat mensen, gesprekken en content samenbrengt met de tools die teams nodig hebben om effectief samen te werken. Door productiviteitstools te integreren, kunnen managers bijvoorbeeld eenvoudig de voortgang van medewerkers volgen en taken monitoren, bijvoorbeeld met een Ticketing tool. Deze tools helpen medewerkers betrokken, georganiseerd en bij de les te houden, wat uiteindelijk leidt tot een verbeterde werkkwaliteit en verhoogde productiviteit.
Welke productiviteitstools voor Microsoft Teams in 2025
Er is een verscheidenheid aan productiviteitstools zoals taakbeheer, agenda-integratie, bestandsdeling en videoconferenties die aan Microsoft Teams kunnen worden toegevoegd. Het integreert ook met andere Microsoft Office-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint, evenals apps van derden. Hier is de lijst met de beste productiviteitstools voor Microsoft Teams in 2025:
Ticketing As A Service door TeamsWork
De Ticketing App voor Microsoft Teams kan de productiviteit en efficiëntie in uw bedrijf stimuleren door het beheer van servicedeskproblemen en -verzoeken te stroomlijnen. Zonder een speciaal systeem kunnen verzoeken gemakkelijk over het hoofd worden gezien of misplaatst raken, wat leidt tot slechte service en tijdverspilling. Door een Ticketing app te gebruiken, kunnen uw teams uitzonderlijke service bieden aan alle medewerkers en klanten. De app biedt klanten en ondersteunend personeel een gebruiksvriendelijke manier om tickets in te dienen, samen te werken aan de organisatie en de voortgang tot de oplossing te volgen. Het geeft uw teams de vrijheid om zich te concentreren op het leveren van uitstekende service aan interne gebruikers en klanten.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Ticketing As A Service
Door alle relevante informatie, documenten en correspondentie op één centrale locatie te bewaren, stroomlijnt het Ticketing-systeem het ondersteuningsproces voor zowel klanten als personeel. Dit verbetert de organisatie en prioritering van ondersteuningsverzoeken en vermindert het risico dat verzoeken over het hoofd worden gezien of onopgelost blijven. Klanten kunnen hun favoriete communicatiemethode kiezen en problemen worden efficiënter opgelost door automatisering en onmiddellijke meldingen. Service Level Agreements (SLA's) kunnen ook worden geïmplementeerd om doelen en verwachtingen vast te stellen voor zowel ondersteunend personeel als klanten. De voordelen van het gebruik van een Ticketing-systeem reiken verder dan alleen IT-teams, aangezien elk team dat interne diensten aanbiedt, kan profiteren, ongeacht de branche of bedrijfsgrootte. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Ticketing kan gebruiken:
HR-team: het indienen van claims en vragen over verzekeringsuitkeringen en saldi van verlofaanvragen.
Marketingteam: het presenteren van voorstellen voor de ontwikkeling en het ontwerp van nieuwe marketingtools.
Juridisch team: het indienen van verzoeken voor zaken als het opstellen en beoordelen van contracten.
IT Helpdesk: het melden van verzoeken, problemen en incidenten zoals softwarebugs, printerproblemen en de aankoop van nieuwe computers.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES:
Een ticket aanmaken en beheren tot het is opgelost.
Afbeeldingen, bestanden en links bijvoegen
Opmerkingen verzenden
Audit trail
Ticket is vertrouwelijk voor andere gebruikers.
Ondersteuning voor meerdere talen (Engels, Frans, Spaans, Portugees, Duits, Koreaans, Italiaans, Japans, Chinees, Indonesisch, Arabisch, Nederlands, Hindi)
Checklist As A Service door TeamsWork
Met Checklist voor Microsoft Teams kunt u effectief plannen, coördineren, de voortgang bewaken en deadlines halen voor uw terugkerende taken en to-do lijsten. Zonder de juiste tools kan het tegelijkertijd beheren van meerdere bedrijfsprocessen overweldigend zijn. Uw team kan kritieke deadlines missen, wat leidt tot een negatieve klantervaring. Door een Checklist binnen uw organisatie te implementeren, kunt u uw teams in staat stellen uitzonderlijke service te leveren aan alle klanten en managers een realtime monitoringtool te bieden.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Checklist As A Service
Een centrale locatie voor alle benodigde gegevens, documenten en communicatie zorgt ervoor dat uw team geen stappen in het proces mist. Automatisering en taakdecompositie maken een efficiëntere, nauwkeurigere en snellere voltooiing van repetitieve taken mogelijk, waardoor uw team zich kan concentreren op het voltooien van de taak die voorhanden is. Onmiddellijke meldingen informeren de juiste partijen over eventuele opmerkingen of updates en medewerkers zijn op de hoogte van onvoltooide taken. Managers kunnen eenvoudig de voortgang bewaken en worden gewaarschuwd voor aanstaande opdrachten en deadlines. Dit maakt het gemakkelijk om op de hoogte te blijven van de procesprestaties en verbeteringen aan te brengen. Checklist apps zijn een veelzijdige tool die door veel teams kan worden gebruikt, aangezien elk team met terugkerende taken ervan kan profiteren, ongeacht de grootte van het bedrijf of de branche. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Checklist kan gebruiken:
HR-team: Salarisproces, onboarding- en offboardingprocedures voor medewerkers, enz.
Boekhouding & Belastingen: Maandafsluitingsprocedure, belasting- en wettelijke rapportage, enz.
Operations: controle van de inventaris en de kwaliteitschecklist.
Facility management: Gezondheids- en veiligheidsprotocollen, inspecties, enz.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Checklist maken met taken
Taken beheren tot ze zijn opgelost.
Afbeeldingen & bestanden bijvoegen en opmerkingen verzenden
Sjabloon gebruiken voor terugkerende Checklists.
Automatische Checklist-creatie (Scheduler)
Automatische waarschuwing voor naderende vervaldatum.
Multi-Channels
Dashboard en XL / CSV Export
CRM As A Service door TeamsWork
De speciale CRM app voor Microsoft Teams helpt organisaties sterkere klantrelaties op te bouwen, verkooppijplijnen efficiënt te beheren en de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren – allemaal zonder de Teams-omgeving te verlaten. Zonder een gecentraliseerd CRM kunnen kritieke klantinteracties en verkoopkansen verloren gaan. CRM As A Service brengt structuur en duidelijkheid door een uniform beeld van uw klantgegevens te bieden, waardoor slimmere beslissingen en naadloze teamwork mogelijk worden. Vanaf het eerste Contact tot het sluiten van de deal helpt de app teams om Leads vast te leggen, Contacten te beheren, Opportunities te volgen en de voortgang te bewaken – rechtstreeks binnen Microsoft Teams.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van CRM As A Service
CRM As A Service verhoogt de productiviteit door klantrelatiebeheer rechtstreeks in Microsoft Teams te brengen, met naadloze Outlook-integratie voor e-mail, agenda en Contacten. Het bespaart tijd door alles op één plek te bewaren en elimineert de noodzaak om tussen tools te schakelen. De app is volledig aanpasbaar om aan te sluiten bij de workflow van uw bedrijf en de gegevens vast te leggen die het belangrijkst zijn voor Leads, Opportunities, Organisaties, Contacten en Zaken. Met een 360-gradenbeeld van elke klant kunnen teams slimmere beslissingen nemen en meer gepersonaliseerde betrokkenheid leveren. De intuïtieve, op Microsoft 365 geïnspireerde interface vermindert de leercurve, waardoor gebruikers snel aan de slag kunnen. Realtime chatbotmeldingen en updates van collega's verbeteren de samenwerking en houden iedereen op één lijn. Zo kunnen verschillende teams profiteren van CRM As A Service:
Verkoopteam: Leads volgen, verkooppijplijnen bewaken en deals sneller sluiten met volledige klantcontext.
Marketingteam: Leads beheren en segmenteren voor gerichte campagnes en campagneprestaties volgen.
Klantenserviceteam: toegang tot Contactgegevens en eerdere interacties om gepersonaliseerde ondersteuning te bieden.
Managementteam: realtime inzicht krijgen in verkoopprestaties, prognoses en teamproductiviteit.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Lead Management
Sales Opportunity Management
Zaak Management
Contacten en Organisaties
Aangepaste formulieren & verkooppijplijnen
Interacties & Audit Trail Tracking
Realtime meldingen
Synchronisatie met Microsoft 365
Meertalige ondersteuning (Engels, Frans, Spaans, Portugees, Duits, Koreaans, Italiaans, Japans, Chinees, Indonesisch, Arabisch, Nederlands, Hindi, enz.)
API
Microsoft Teams Goedkeuringen (Approval)
Microsoft Teams Goedkeuringen is een functie waarmee gebruikers acties binnen een team kunnen aanvragen en goedkeuren. Dit kan zaken omvatten zoals het maken van een nieuw kanaal, het plannen van een vergadering of het goedkeuren van een document. Het goedkeuringsproces wordt beheerd door aangewezen teamleden die de nodige machtigingen hebben gekregen om verzoeken goed te keuren of af te wijzen. Gebruikers kunnen hun verzoeken indienen via de Teams-interface en de status van hun verzoek in realtime volgen. Deze functie helpt de samenwerking en besluitvorming binnen teams te stroomlijnen, en zorgt ervoor dat alle acties op een centrale locatie worden goedgekeurd en gevolgd.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Goedkeuringen
Het gebruik van de Goedkeuringsfunctie in Microsoft Teams heeft verschillende belangrijke voordelen. Ten eerste zorgt het voor een efficiënter en gestroomlijnder proces voor het aanvragen en goedkeuren van acties binnen een team. In plaats van via meerdere kanalen of mensen goedkeuring te moeten vragen, kunnen gebruikers hun verzoeken rechtstreeks via Teams indienen en de status van hun verzoek in realtime volgen. Dit helpt tijd te besparen en de productiviteit te verhogen. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Goedkeuringen kan gebruiken:
HR: verzoeken van medewerkers zoals verlof, onkosten en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Boekhouding: financiële transacties en facturen, waardoor het risico op fouten en fraude wordt verminderd.
Operations: productie- en logistieke processen, zoals inkooporders en verzendingen.
Faculteit: studentenregistratie, cijfers en onderzoeksvoorstellen.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Indiening van verzoeken: Gebruikers kunnen hun verzoeken rechtstreeks via de Teams-interface indienen, waardoor het gemakkelijk wordt om goedkeuringen aan te vragen voor verschillende acties, zoals het maken van een nieuw kanaal, het plannen van een vergadering of het goedkeuren van een document.
Goedkeuringen volgen: Met de Goedkeuringsfunctie kunnen gebruikers de status van hun verzoeken in realtime volgen.
Aangewezen goedkeurders: Met de Goedkeuringsfunctie kunnen teamleden worden aangewezen als goedkeurders, waardoor ze de nodige machtigingen krijgen om verzoeken goed te keuren of af te wijzen.
Meldingen: De Goedkeuringsfunctie stuurt meldingen naar gebruikers wanneer hun verzoek is goedgekeurd of afgewezen.
Auditlogboek: De Goedkeuringsfunctie houdt een auditlogboek bij van alle verzoeken en goedkeuringen, dat toegankelijk is voor teamleden met de juiste machtigingen.
Microsoft Teams Diensten (Shift)
Microsoft Teams Diensten is een functie waarmee gebruikers diensten voor hun teamleden binnen het Teams-platform kunnen plannen en beheren. Het helpt teammanagers om diensten te plannen, taken toe te wijzen en verlofaanvragen te beheren. De Diensten-functie stelt managers in staat om verschillende rollen en verantwoordelijkheden aan elk teamlid toe te wijzen, en ook om de aanwezigheid van de teamleden te volgen.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Diensten
Het gebruik van Microsoft Teams Diensten heeft verschillende belangrijke voordelen die de algehele efficiëntie en productiviteit van een team kunnen verbeteren. Ten eerste stelt het managers in staat om eenvoudig diensten te plannen en taken toe te wijzen, waardoor handmatige planning overbodig wordt en het risico op fouten wordt verminderd. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle diensten gedekt zijn en dat teamleden op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden.
Bovendien helpt de Diensten-functie managers om verlofaanvragen bij te houden, zoals vakantie, ziektedagen en persoonlijke dagen, wat helpt ervoor te zorgen dat alle diensten gedekt zijn en dat er geen planningsconflicten zijn. Dit helpt de communicatie en samenwerking binnen het team te verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Diensten kan gebruiken:
HR: planning en dienstenbeheer, toewijzen en volgen van roosters van medewerkers.
Boekhouding: nauwkeurige registratie van roosters van medewerkers, salarisadministratie en budgettering.
Operations: teams, wat leidt tot verhoogde productiviteit en betere besluitvorming.
Facility: faciliteiten en apparatuur, wat leidt tot efficiënter gebruik van middelen en kostenbesparingen.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Dienstenplanning: Met de Diensten-functie kunnen managers verschillende dienstenpatronen maken en plannen, teamleden aan specifieke diensten toewijzen en indien nodig wijzigingen in het rooster aanbrengen.
Taaktoewijzing: Met de Diensten-functie kunnen managers verschillende rollen en verantwoordelijkheden aan elk teamlid toewijzen, zodat alle taken gedekt zijn en teamleden op de hoogte zijn van hun specifieke verantwoordelijkheden.
Verlofbeheer: Met de Diensten-functie kunnen managers verlofaanvragen, zoals vakantie, ziektedagen en persoonlijke dagen, volgen en goedkeuren.
Aanwezigheidsregistratie: Met de Diensten-functie kunnen managers de aanwezigheid van teamleden volgen.
Integratie met Microsoft Teams: De Diensten-functie is volledig geïntegreerd in het Teams-platform, waardoor het voor managers gemakkelijk is om teamroosters vanaf één locatie te openen en te beheren, en om met hun teamleden te communiceren.
Microsoft Teams Planner
Microsoft Teams Planner is een functie waarmee gebruikers taken en projecten binnen het Teams-platform kunnen maken en beheren. Het helpt gebruikers om taken te organiseren, prioriteren en toe te wijzen aan teamleden, en om de voortgang van die taken te volgen. De Planner-functie biedt een centrale locatie voor gebruikers om taken te bekijken en te beheren, wat helpt om de samenwerking en communicatie binnen teams te verbeteren.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Planner
Het gebruik van Microsoft Teams Planner heeft verschillende belangrijke voordelen die de algehele efficiëntie en productiviteit van een team kunnen verbeteren. Ten eerste stelt het gebruikers in staat om taken en projecten op een centrale locatie te maken en te beheren, waardoor het gemakkelijk wordt om taken te organiseren, prioriteren en toe te wijzen aan teamleden. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle taken op tijd worden voltooid en dat teamleden op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Planner kan gebruiken:
HR: taaktoewijzing en projectbeheer, volgen van de voortgang en prestaties van medewerkers.
Boekhouding: taaktoewijzingen en projectvoortgang, budgettering en prognoses.
Operations: communicatie en samenwerking tussen teams, verhoogde productiviteit en betere besluitvorming.
Facility: faciliteiten en apparatuur, efficiënter gebruik van middelen en kostenbesparingen.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Taakcreatie en -beheer: Met de Planner-functie kunnen gebruikers nieuwe taken maken, deze toewijzen aan teamleden, vervaldatums en prioriteiten instellen en de voortgang volgen.
Samenwerking en communicatie: De Planner-functies bieden een centrale locatie voor gebruikers om taken te bekijken en te beheren, notities, bijlagen en opmerkingen aan taken toe te voegen en de voortgang te volgen, wat helpt om de samenwerking en communicatie binnen teams te verbeteren.
Taaktoewijzing: Met de Planner-functie kunnen gebruikers taken toewijzen aan specifieke teamleden.
Voortgangsregistratie: Met de Planner-functie kunnen gebruikers de voortgang van taken volgen, waardoor gemakkelijk te zien is wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren.
Integratie met Microsoft Teams: De Planner-functie is volledig geïntegreerd in het Teams-platform, waardoor het voor gebruikers gemakkelijk is om taken en projecten vanaf één locatie te openen en te beheren en om met de teamleden te communiceren.
Microsoft Teams Power Automate
Microsoft Teams Power Automate is een functie waarmee gebruikers repetitieve taken en workflows binnen het Teams-platform kunnen automatiseren. Het is een krachtige tool die gebruikers helpt hun workflows te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Met Power Automate kunnen gebruikers aangepaste workflows maken, "flows" genoemd, die taken automatiseren zoals gegevensinvoer, meldingen en goedkeuringen.
Belangrijkste voordelen van het gebruik van Power Automate
Het gebruik van Microsoft Teams Power Automate heeft verschillende belangrijke voordelen die de algehele efficiëntie en productiviteit van een team kunnen verbeteren. Ten eerste stelt het gebruikers in staat om repetitieve taken en workflows te automatiseren, wat tijd kan besparen en het risico op fouten kan verminderen. Dit kan de algehele productiviteit van het team aanzienlijk verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe elke afdeling Power Automate kan gebruiken:
HR: gegevensinvoer en planning, personeelsmiddelen en verbeterde medewerkerstevredenheid.
Boekhouding: facturering en onkostenregistratie, budgettering en prognoses.
Operations: integratie van verschillende apps en services, wat leidt tot verhoogde productiviteit en betere besluitvorming.
Facility: reserveringen en onderhoud, wat leidt tot efficiënter gebruik van middelen en kostenbesparingen.
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Taakautomatisering: Automatiseer repetitieve taken en workflows, wat tijd kan besparen en het risico op fouten kan verminderen.
Aanpasbare workflows: Gebruikers kunnen aangepaste workflows maken, "flows" genoemd, die kunnen worden afgestemd op specifieke taken en behoeften, waardoor workflows worden gestroomlijnd en ervoor wordt gezorgd dat alle taken tijdig en efficiënt worden voltooid.
Gebeurtenisgebaseerde triggers: Gebruikers kunnen flows zo instellen dat ze automatisch worden geactiveerd op basis van specifieke voorwaarden of gebeurtenissen, waardoor ervoor wordt gezorgd dat alle taken tijdig en efficiënt worden voltooid.
Integratie met andere apps en services: Integratie met verschillende andere apps en services, zoals SharePoint, OneDrive en Dynamics 365, waardoor gebruikers taken en workflows op verschillende platforms en tools kunnen automatiseren.
Rapporten en analyses: Power Automate biedt rapporten en analyses waarmee gebruikers de prestaties van hun automatiseringen kunnen bewaken en evalueren en verbeterpunten kunnen identificeren.
Conclusie
Microsoft Teams biedt een verscheidenheid aan productiviteitstools die teams kunnen helpen hun workflows te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen en de communicatie en samenwerking te verbeteren. Deze tools omvatten Goedkeuringen, Diensten, Planner en Power Automate. Al deze tools zijn geïntegreerd met het Teams-platform, waardoor teams er gemakkelijk vanaf één locatie toegang toe hebben en ze kunnen beheren. In 2025 zullen deze tools geavanceerder en verfijnder zijn, met nieuwe functies die teams zullen helpen hun productiviteit en effectiviteit te verhogen.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Comments