Samenwerking tussen teams: voorbeelden, voordelen en hoe je het opbouwt
- Marc (TeamsWork)
- 6 dagen geleden
- 5 minuten om te lezen
Samenwerking tussen teams helpt teams om aan gezamenlijke resultaten te werken zonder de duidelijkheid over eigenaarschap en verantwoordelijkheden te verliezen. Nu steeds meer werk functies en afdelingen overstijgt, is samenwerking tussen teams een praktische noodzaak geworden in plaats van een uitzondering.
Dit artikel legt uit wat samenwerking tussen teams is, wanneer het belangrijk is, welke veelvoorkomende uitdagingen er zijn, geeft praktijkvoorbeelden, benoemt de belangrijkste voordelen en deelt praktische tips om deze samenwerking op te bouwen en te onderhouden.
Wat is samenwerking tussen teams?
Samenwerking tussen teams is de coördinatie van werk tussen meerdere teams die structureel onafhankelijk blijven, maar zich regelmatig afstemmen om een gezamenlijk resultaat te bereiken. Het gaat meestal om doorlopende samenwerking tussen afdelingen zoals product, verkoop, marketing, support, operations of IT.
Samenwerking tussen teams vs. cross-functionele samenwerking
Samenwerking tussen teams vindt plaats wanneer bestaande functionele teams samenwerken terwijl zij hun eigen rollen en werkprocessen behouden. Zo blijven marketing, sales en operations afzonderlijke teams, maar werken zij nauw samen om een leadgeneratiecampagne te ondersteunen.
Cross-functionele teams daarentegen bestaan uit individuen uit verschillende functies die samen één team vormen voor een specifiek project of productdoel. Een typisch voorbeeld is een tijdelijk projectteam met een ontwikkelaar, designer en marketeer die als één eenheid samenwerken om een nieuw product te lanceren.
Samenwerking tussen teams vs. functionele teamstructuur
Functionele (traditionele) teams zijn homogene groepen die zijn georganiseerd op basis van expertise, zoals engineering, marketing, finance of legal. Ze richten zich op afdelingsdoelen, volgen een permanente verticale structuur en werken goed voor taken die binnen één discipline blijven.
Samenwerking tussen teams gaat verder dan dit model door meerdere functionele teams met elkaar te verbinden om gezamenlijke resultaten te behalen. De teams blijven zelfstandig, maar stemmen plannen, informatie en beslissingen af over afdelingen heen, zoals wanneer product-, support- en salesteams samenwerken om de klanttevredenheid te verbeteren.
Is samenwerking tussen teams vandaag belangrijk?
Dat hangt af van hoe een organisatie is ingericht. Teams met stabiele verantwoordelijkheden en weinig onderlinge afhankelijkheden zijn mogelijk minder afhankelijk van samenwerking tussen teams.
De meeste organisaties werken tegenwoordig echter aan gedeelde resultaten over meerdere functies heen. Naarmate afhankelijkheden toenemen, wordt samenwerking tussen teams noodzakelijk om afstemming te behouden en uitvoering mogelijk te maken.
Voorbeelden van samenwerking tussen teams in de praktijk
Om beter te laten zien hoe teams over afdelingen heen samenwerken, volgen hier enkele praktijkvoorbeelden:
Product en klantenservice: Een productteam werkt samen met de klantenservice om terugkerende klachten van gebruikers te analyseren. De supportafdeling deelt tickettrends, terwijl het productteam verbeteringen prioriteert op basis van impact. Beide teams blijven afgestemd zonder samen te smelten tot één team.
Sales, marketing en operations: Tijdens een productlancering werkt sales samen met marketing en operations. Marketing bereidt de boodschap voor, sales stemt het moment van benadering af en operations zorgt dat alles klaar is voor levering. Elk team voert zijn eigen rol uit terwijl beslissingen gezamenlijk worden afgestemd.
Engineering en IT: Engineeringteams werken samen met IT om toegang te regelen, incidenten te beheren of interne tools uit te rollen. Engineering definieert de technische vereisten, terwijl IT verantwoordelijk is voor rechten, beveiliging en infrastructuurcoördinatie.
HR en afdelingshoofden: HR werkt samen met afdelingshoofden bij het onboarden van nieuwe medewerkers. HR beheert beleid en documentatie, terwijl teamleiders zorgen voor rol-specifieke training en toegangsaanvragen. Deze samenwerking zorgt voor een soepele onboarding over teams heen.
Deze voorbeelden laten zien hoe teams over grenzen heen samenwerken terwijl verantwoordelijkheden duidelijk blijven. In veel van deze situaties speelt ook cross-functionele samenwerking een rol wanneer gedeelde expertise nodig is.
Wat zijn de voordelen van samenwerking tussen teams?
Sterke samenwerking tussen teams helpt organisaties om werk effectiever en met minder frictie uit te voeren, onder andere door:
Snellere uitvoering: Teams werken sneller wanneer afhankelijkheden duidelijk zijn en beslissingen niet blijven hangen tussen afdelingen.
Betere besluitvorming: Input van meerdere teams zorgt voor meer context en vermindert blinde vlekken.
Duidelijker eigenaarschap: Heldere verantwoordelijkheden voorkomen dubbel werk en gemiste opvolging.
Betere afstemming: Teams richten zich op gezamenlijke resultaten in plaats van op geïsoleerde doelen.
Meer vertrouwen tussen teams: Voorspelbare samenwerking bouwt vertrouwen op en vermindert onnodige escalaties.
Veelvoorkomende uitdagingen bij samenwerking tussen teams
Samenwerking tussen teams loopt vaak vast door structurele en coördinatieproblemen, niet door gebrek aan inzet. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
Onduidelijk eigenaarschap: Teams weten niet wie verantwoordelijk is voor beslissingen of opvolging, wat leidt tot vertraging en dubbel werk.
Concurrerende prioriteiten: Elk team optimaliseert zijn eigen doelen, waardoor het lastig wordt om gezamenlijke resultaten te behalen.
Communicatie-overload: Belangrijke informatie raakt verloren in chats, e-mails en vergaderingen, wat de samenwerking vertraagt.
Beperkte zichtbaarheid: Teams missen inzicht in voortgang, blokkades of afhankelijkheden bij andere teams.
Inconsistente processen: Verschillende werkwijzen maken samenwerking onvoorspelbaar.
Hoe bouw je samenwerking tussen teams op
Het opbouwen van samenwerking tussen teams vraagt om duidelijke structuur en consistentie. De volgende stappen helpen hierbij:
Teams afstemmen op gezamenlijke doelen: Samenwerking is effectiever wanneer succes wordt gemeten aan gedeelde resultaten in plaats van aan losse deliverables.
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden definiëren: Helder eigenaarschap voorkomt verwarring en vermindert frictie tussen teams.
Gestructureerde communicatienormen vaststellen: Afspraken over hoe updates, verzoeken en beslissingen worden gedeeld, verminderen ad-hoc coördinatie.
Werk zichtbaar maken over teams heen: Gedeelde zichtbaarheid in voortgang en blokkades maakt samenwerking mogelijk zonder voortdurende opvolging.
Samenwerkingsprocessen standaardiseren: Herhaalbare processen maken samenwerking met cross-functionele teams eenvoudiger naarmate de organisatie groeit.
Tips om samenwerking tussen teams te behouden
Naarmate teams groeien, is consistentie cruciaal. Deze tips helpen om samenwerking tussen teams op de lange termijn te behouden:
Gezamenlijke doelen regelmatig herzien: Afstemming kan verschuiven naarmate werk evolueert. Regelmatig herijken houdt teams gericht op dezelfde resultaten.
Eigenaarschap verduidelijken wanneer verantwoordelijkheden veranderen: Wanneer scope verandert, wordt eigenaarschap vaak verondersteld in plaats van bevestigd. Dit expliciet maken voorkomt verwarring en vertraging.
Regelmatige check-ins plannen: Deze momenten creëren ruimte om voortgang te bespreken, blokkades vroeg te signaleren en bij te sturen voordat problemen escaleren.
Tools gebruiken voor zichtbaarheid en coördinatie: Updates, beslissingen en voortgang op één plek vastleggen vermindert onnodige opvolging. Als Microsoft Teams de gedeelde werkplek is, kies dan de juiste productiviteitstools in Microsoft Teams om doorlopende samenwerking te ondersteunen.
Naarmate organisaties groeien, wordt het steeds moeilijker om samenwerking alleen via handmatige coördinatie te beheren. In deze fase spelen tools een cruciale rol door structuur te brengen in samenwerking tussen teams.
Teams op één lijn houden in Microsoft Teams
Teams die in Microsoft Teams werken, blijven beter afgestemd wanneer coördinatie, updates en gedeelde context plaatsvinden op dezelfde plek als de dagelijkse communicatie. Wanneer workflows naast chats en vergaderingen bestaan, vermindert fragmentatie en kunnen teams samenwerken zonder van tools te wisselen.
Voor teams die Microsoft Teams als hun primaire werkplek gebruiken, ondersteunt TeamsWork deze aanpak met native Ticketing-, CRM- en Checklist-tools. Door aanvragen, klantcontext en gedeelde processen direct in Teams te beheren, kan werk tussen afdelingen consistenter worden gecoördineerd zonder extra platforms toe te voegen.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Opmerkingen