Ingebouwde chatfunctie in Ticketing As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 1 dag geleden
- 4 minuten om te lezen
Wanneer uw team aan een supportticket werkt, raken gesprekken vaak verspreid over e-mails, chat-threads en verschillende apps. Dat betekent dat details verloren gaan, context wordt vergeten en de productiviteit een klap krijgt.
Met Teams Chat in Ticketing As A Service krijgt u eindelijk één gestroomlijnde plek om te praten en te werken — allemaal binnen Microsoft Teams. Het brengt real-time gesprekken, ticketcontext en samenwerking samen, precies daar waar uw team al communiceert.
Beheerdersrechten verlenen
Voordat uw organisatie Teams Chat kan gaan gebruiken, moet een Teams-beheerder de app de vereiste rechten verlenen.
Waarom hebben we deze rechten nodig? Simpel, Ticketing As A Service vraagt alleen de rechten die strikt noodzakelijk zijn om een soepele, geïntegreerde ervaring te leveren — niets meer. Deze rechten stellen de app in staat om toegewijde chats te creëren, updates te plaatsen en alles synchroon te houden tussen het ticket en uw Teams-omgeving.
Uw eerste chat aanmaken
Teams Chat introduceert een eenvoudig maar krachtig concept: Eén chat per ticket.
Op het moment dat u een chat start vanuit een ticket, maakt de app automatisch een toegewijde Microsoft Teams-chat aan die gekoppeld is aan dat specifieke ticket. Dit zorgt ervoor dat de aanvrager en de toegewezene één enkele gespreksthread delen — compleet met ticketdetails, bijlagen en het volledige verhaal van wat er gebeurt, zodat alles georganiseerd blijft in de juiste context.
Standaard chatdeelnemers & Toegangsbeheer
Standaard omvat elke ticketchat:
De ticket-toegewezene
De ticket-aanvrager
Maar we weten dat support dynamisch is. Misschien moet u een manager of een materiedeskundige erbij betrekken. U heeft volledige controle over wie deelneemt aan het gesprek, direct via de ticketvelden:
Mensen toevoegen: U kunt eenvoudig meer deelnemers toevoegen door ze te selecteren in een aangepast "Personenkiezer"-veld direct op het ticket. Als alternatief wordt iemand automatisch aan de chat toegevoegd door hem of haar simpelweg als Aanvrager of Toegewezene toe te voegen.
Mensen verwijderen: Als iemand niet langer betrokken hoeft te zijn, hoeft u hem of haar niet handmatig uit de chat te schoppen. Verwijder ze gewoon van het ticket en het systeem regelt de rest.
Ticketactiviteiten direct in Teams Chat ontvangen
Voordat u op die blauwe "Chatten starten" knop drukt, heeft u een krachtige optie binnen handbereik. U ziet een eenvoudige schakelaar: "Meldingen naar toegewijde ticketchat sturen."
Wat het doet: Indien ingeschakeld, plaatst het systeem automatisch vitale updates (zoals statuswijzigingen of SLA-waarschuwingen) direct in de Microsoft Teams-chatthread die voor dit ticket is gemaakt.
Waarom het belangrijk is: Dit houdt iedereen in de chat op de hoogte zonder dat ze het ticketportaal hoeven te controleren.
Belangrijke opmerking: U moet deze beslissing nemen voordat u de chat aanmaakt. Zodra de chat is gestart, staat deze instelling vast, dus bedenk hoeveel "ruis" u in uw teamchat wilt voordat u begint!
Chatten vanuit het ticket
Als u in het tabblad van de Ticketing As A Service-app werkt en naar de ticketdetails kijkt, kunt u uw bericht in het chatvak typen.
Het resultaat: Uw bericht verschijnt direct in het Microsoft Teams-chatvenster voor alle deelnemers.
Chatten vanuit de Teams Chat
Aan de andere kant zit u misschien op uw mobiele telefoon of wilt u gewoon snel reageren vanuit uw hoofdlijst met Teams-chats.
Het resultaat: U antwoordt via de standaard Teams-chat en dat bericht wordt direct weerspiegeld in de Ticket-geschiedenis. Het maakt niet uit waar u typt, het gesprek blijft synchroon.
Externe gebruikers uitnodigen voor uw organisatie
Moet u iemand van buiten uw organisatie betrekken — zoals een klant of partner? Omdat dit een systeemeigen Microsoft Teams-chat is, kunt u externe gebruikers uitnodigen net als bij elk ander Teams-gesprek.
Leer hier hoe u externe gebruikers uitnodigt.
Dit is vooral waardevol voor Managed Service Providers, die met klanten kunnen samenwerken aan supporttickets zonder Teams te verlaten of over te schakelen naar een ander platform.
Beperkingen door organisatie-instellingen
Houd er rekening mee dat sommige organisaties externe chat beperken om veiligheids- of nalevingsredenen. Als uw omgeving geen externe gebruikers toestaat, is dit een Microsoft Teams-beleid — geen beperking opgelegd door Ticketing As A Service.
Door de kloof te overbruggen tussen uw helpdesk en uw dagelijkse communicatietool, transformeert de Teams Chat-functie hoe u problemen oplost. Geen verloren e-mails, onsamenhangende threads of constant wisselen tussen vensters meer — gewoon één duidelijke, gesynchroniseerde geschiedenis die u helpt tickets sneller te sluiten.
Of u nu een intern IT-team bent dat coördineert met HR of een MSP die externe klanten ondersteunt, deze functie zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft zonder de flow van het werk te verlaten.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Opmerkingen