Je eerste checklist maken: essentiële stappen en inzichten

Beginnen met een nieuw systeem kan overweldigend zijn. Dat begrijpen we. Daarom hebben we veel moeite gedaan om ons platform gebruiksvriendelijk te maken, zodat iedereen gemakkelijk aan de slag kan. Je eerste checklist maken in Checklist As A Service hoeft niet ingewikkeld te zijn. Laten we samen door de stappen lopen om je op weg te helpen.

Bekijk deze korte video of lees het onderstaande artikel voor een uitgebreidere uitleg.

Begin het aanmaken van je checklist door op de knop + Nieuwe checklist te klikken.

1) Selecteer een sjabloon

Begin met het kiezen van een sjabloon. Je hebt keuze uit meer dan 300 zorgvuldig samengestelde sjablonen, evenals eventuele door gebruikers gedefinieerde sjablonen, of je kunt helemaal opnieuw beginnen. Deze flexibiliteit zorgt voor een stevige basis voor welke taak je ook moet uitvoeren.

2) Maak een checklist aan of configureer een terugkerende checklist

Een checklist maken stelt je in staat een eenmalige takenlijst op te stellen. Voor terugkerende processen – zoals de maandafsluiting voor het boekhoudteam – kun je kiezen voor een terugkerende checklist. Deze optie genereert automatisch een checklist volgens een vooraf gedefinieerd schema, waardoor herhalende taken minder kopzorgen opleveren.

3) Vul de kop in

Hier vul je de basisinformatie van je checklist in. Belangrijke gegevens zijn onder andere de datum van het evenement, die dient als uitgangspunt voor alle taakdeadlines. De kalenderfunctie is cruciaal; deze zorgt ervoor dat deadlines niet op een weekend- of feestdag vallen. Je kunt je voorkeurskalender instellen in het instellingenmenu.

4) Vul de taken in

Als je een sjabloon hebt geselecteerd, worden alle taken uit dat sjabloon automatisch aan je checklist toegevoegd. Zo niet, dan kun je taken handmatig toevoegen, deadlines instellen, verantwoordelijken en beoordelaars toewijzen en zelfs documenten bijvoegen.

Checklist is ontworpen als een samenwerkingsinstrument. Wanneer je teamleden toevoegt aan taken en deadlines instelt, ontvangt iedereen meldingen over hun specifieke toewijzingen, aankomende deadlines of achterstallige taken, en updates wanneer taken zijn voltooid. Zo blijft iedereen op de hoogte en in sync, waardoor geen enkele deadline wordt gemist.

Je hebt de flexibiliteit om te bepalen of je checklist deadlines nodig heeft en of er een verantwoordelijke en beoordelaar vereist zijn.

Gebruik de Deadline-schakelaar

Kies je ervoor geen deadlines in te stellen, dan hebben taken geen specifieke einddatum en worden er geen herinneringen verzonden.

Gebruik Verantwoordelijke / Beoordelaar-schakelaar

Evenzo, als je geen taken toewijst, zijn ze beschikbaar voor iedereen; alleen bijdragers en aanvragers kunnen ze voltooien.

Je kunt beide schakelaars uitschakelen

Je kunt een hybride modus gebruiken door verantwoordelijken/beoordelaars toe te wijzen aan sommige taken en andere open te laten.

Datumveld

Data zijn relatief ten opzichte van de datum van het evenement (bijvoorbeeld: -2 dagen betekent dat de taak twee werkdagen voor het evenement voltooid moet zijn).

5) Controleren en indienen

Dit is het moment om alles nog eens te controleren: kopgegevens, takenlijst, verantwoordelijken, beoordelaars, enzovoort. Dit is de laatste stap voordat je checklist officieel wordt, dus neem even de tijd om alles goed na te kijken.

Zodra je je checklist indient, gaat het systeem aan de slag: het berekent automatisch de exacte deadlines op basis van je invoer en de geselecteerde kalender. Vervolgens stuurt het meldingen naar verantwoordelijken en beoordelaars over hun nieuw toegewezen taken. Het proces is volledig geautomatiseerd, zodat je checklist meteen klaar is voor gebruik zonder extra gedoe.

We hebben ons platform zo ontworpen dat dit proces zo intuïtief mogelijk verloopt, maar de echte kracht ontdek je pas wanneer je het zelf gaat gebruiken.

Heb je Checklist As A Service nog niet geprobeerd? Dit is het perfecte moment om erin te duiken en te zien hoe het je processen kan stroomlijnen, je team efficiënter maakt en, eerlijk gezegd, je leven wat makkelijker maakt. Probeer de app vandaag nog en transformeer je manier van werken. Samen aan de slag.

Probeer Checklist As A Service nu!

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.