top of page
Zoeken

Handleiding voor een checklist voor onboarding van medewerkers + gratis sjablonen

Het starten van een nieuwe functie kan overweldigend aanvoelen, niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar ook voor jou als degene die verantwoordelijk is voor onboarding. Zonder een duidelijke structuur kunnen belangrijke stappen worden gemist, verwachtingen onduidelijk worden en kan onboarding al snel chaotisch aanvoelen. Een onboardingchecklist helpt om vanaf het begin orde, consistentie en duidelijkheid te brengen in het hele proces.


new hire onboarding handshake

Wat is onboarding en waarom is het belangrijk?

Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntegreerd in je organisatie. Het gaat verder dan papierwerk en systeemtoegang en omvat ook het helpen van nieuwe medewerkers om hun rol, je bedrijfscultuur en hoe zij succesvol kunnen zijn te begrijpen. Wanneer onboarding goed wordt uitgevoerd, verminder je frictie in de beginfase, stel je duidelijkere verwachtingen en help je nieuwe medewerkers zich zeker te voelen tijdens hun eerste weken.


Volgens onboardingonderzoek van Insight Global besluit ongeveer 70% van de nieuwe medewerkers binnen de eerste maand of een baan bij hen past, waarbij bijna 29% die beslissing al in de eerste week neemt.


De zes fases van onboarding

Onboarding volgt doorgaans een duidelijke voortgang in de tijd, met verschillende doelen en activiteiten per fase. De zes fases van onboarding zijn:


  1. Pre-onboarding (vóór de eerste dag): Voorbereidende werkzaamheden zoals papierwerk, systeemtoegang en eerste communicatie om nieuwe medewerkers een goed voorbereid gevoel te geven voordat ze beginnen.

  2. De eerste dag: Oriëntatieactiviteiten zoals kennismakingen, een overzicht van de functie en essentiële beleidsregels.

  3. De tweede dag: Uitleg van tools, workflows en eerste kennismaking met rolspecifieke taken.

  4. De eerste week: Diepere training, integratie in het team en vroege feedback om vragen en hiaten aan te pakken.

  5. De eerste maand: Afstemming van verwachtingen, ontwikkeling van vaardigheden en regelmatige check-ins om de voortgang te ondersteunen.

  6. De tweede maand en daarna: Evaluaties, het stellen van doelen en langetermijnontwikkeling om volledige integratie te ondersteunen.


Het structureren van onboarding in fases helpt om het leerproces te doseren, overweldiging te verminderen en nieuwe medewerkers te ondersteunen terwijl zij zich aanpassen aan hun rol.


Veelvoorkomende uitdagingen in het onboardingproces

Onboarding loopt vaak vast omdat er te veel tegelijk gebeurt en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn gedefinieerd. Nieuwe medewerkers kunnen te veel informatie krijgen, moeite hebben om verwachtingen te begrijpen of verschillende onboardingstandaarden ervaren afhankelijk van wie erbij betrokken is. Naarmate het aantal aanwervingen toeneemt, worden deze problemen moeilijker te beheren zonder een consistente aanpak.


Waarom onboarding vaak misloopt zonder structuur

Onboarding vereist coördinatie tussen meerdere mensen, taken en tijdlijnen. Wanneer deze coördinatie informeel gebeurt, lijden consistentie en verantwoordelijkheid daar snel onder. Zonder een gestructureerde manier om voortgang te volgen, is onboarding vaak afhankelijk van geheugen, versnipperde communicatie en handmatige opvolging, wat het risico op gemiste stappen vergroot.


Wat is een onboardingchecklist?

Een onboardingchecklist is een gestructureerde lijst met taken die je helpt om onboarding op een duidelijke en herhaalbare manier te beheren. Het verandert onboarding van een los proces in gedefinieerde stappen die kunnen worden gevolgd, toegewezen en geëvalueerd. In veel HR-contexten wordt dit ook wel een checklist voor onboarding van medewerkers genoemd.


Door een checklist te gebruiken, creëer je één gedeeld referentiepunt voor iedereen die betrokken is bij onboarding, van HR tot managers en IT.


Waarom is een onboardingchecklist belangrijk?

Een goed gestructureerde onboardingchecklist biedt voordelen voor zowel nieuwe medewerkers als de mensen die hen ondersteunen.


  • Vermindert informatie-overload door onboarding op te splitsen in behapbare stappen

  • Stelt duidelijke verwachtingen door te laten zien wat wanneer moet worden afgerond

  • Verbetert betrokkenheid door een meer georganiseerde en ondersteunende ervaring te creëren


Medewerkers die effectieve onboarding ontvangen, blijken 18 keer meer kans te hebben om zich betrokken te voelen bij hun werkgever, wat de emotionele en prestatiegerichte impact van doordachte onboarding onderstreept.


Wat moet een onboardingchecklist bevatten?

Een onboardingchecklist moet de taken omvatten die nieuwe medewerkers en interne teams in elke fase moeten uitvoeren.


Compliance-taken

Papierwerk, beleidsbevestigingen en toegangsrechten die correct en op tijd moeten worden afgerond.


Verduidelijking van rol en verantwoordelijkheden

Trainingstappen, functieverwachtingen en vroege doelen die nieuwe medewerkers helpen te begrijpen wat er van hen wordt verwacht.


Cultuur en verbinding

Taken die bedrijfswaarden introduceren, teamnormen toelichten en kansen bieden om relaties op te bouwen.


Doorlopende feedback en ontwikkeling

Check-ins en feedbackmomenten die helpen om hiaten vroegtijdig te identificeren en onboarding in de loop van de tijd te verbeteren.


Deze taakgebieden kunnen meerdere personen en tijdlijnen omvatten, en alles op elkaar afgestemd houden kan lastig zijn. Hier ondersteunt Checklist as a Service HR-onboardingworkflows door onboardingtaken zichtbaar, toegewezen en consistent te houden, zonder afhankelijk te zijn van versnipperde documenten.


Voordelen van het gebruik van een onboardingchecklist

Wanneer onboardingtaken duidelijk zijn vastgelegd, wordt de impact zichtbaar in de dagelijkse uitvoering.


  • Voorkomt overweldiging: Splitst onboarding op in beheersbare stappen zodat nieuwe medewerkers niet worden overspoeld.

  • Verduidelijkt rollen: Duidelijke taken maken verwachtingen voor iedereen inzichtelijk.

  • Houdt onboarding consistent: Eén checklist zorgt voor dezelfde ervaring binnen alle teams.

  • Verbetert in de loop van de tijd: Gedocumenteerde stappen maken het eenvoudig om onboarding te evalueren en te verfijnen.


Hoewel deze voordelen breed toepasbaar zijn, ziet onboarding er niet voor elke rol of situatie hetzelfde uit. Verschillende verantwoordelijkheden en werkvormen vereisen vaak verschillende checklistformaten.


Soorten onboardingchecklists die je mogelijk nodig hebt

Onboarding wordt uitgevoerd door meerdere interne teams met verschillende verantwoordelijkheden. Door aparte checklists te gebruiken, kun je eigenaarschap definiëren, overlap voorkomen en onboarding gefocust houden. Dit vereist ook effectieve teamoverstijgende samenwerking, vooral wanneer HR, managers en IT taken moeten coördineren over verschillende tijdlijnen.


HR-onboardingchecklist

Deze checklist ondersteunt HR-verantwoordelijkheden zoals compliance, documentatie, personeelsdossiers en beleidsbevestigingen die correct en op tijd moeten worden afgerond.


Manager-onboardingchecklist

Deze checklist helpt leidinggevenden om rolspecifieke onboardingtaken te volgen, waaronder training, doelstellingen, prestatieverwachtingen en vroege feedback.


IT-onboardingchecklist

Een IT-onboardingchecklist omvat systeemtoegang, tools, beveiligingsvereisten en apparatuurinstellingen om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers vanaf dag één klaar zijn om te werken.


Checklist voor onboarding van remote medewerkers

Deze checklist behandelt extra coördinatie die nodig is voor remote medewerkers, zoals communicatie-instellingen, toegang tot tools en voortdurende betrokkenheid zonder fysieke interactie.


Het hebben van het juiste type checklist is een sterk startpunt, maar hoe je deze gebruikt is minstens zo belangrijk. Een checklist werkt alleen wanneer deze eenvoudig te volgen is, consistent wordt bijgewerkt en zichtbaar is voor iedereen die bij onboarding betrokken is.


Tips om een onboardingchecklist effectief te gebruiken

Een onboardingchecklist moet onboarding eenvoudiger maken, niet meer administratief werk toevoegen. Deze tips helpen je om het maximale uit je checklist te halen naarmate het aantal aanwervingen toeneemt.

  • Houd het simpel. Neem alleen essentiële taken per fase op.

  • Wijs een eigenaar toe. Zorg dat elke taak een duidelijke verantwoordelijke heeft.

  • Deel de checklist. Gebruik één gedeelde lijst zodat iedereen op één lijn blijft.

  • Werk regelmatig bij. Actualiseer de checklist na elke wervingsronde om deze relevant te houden.


Hoe verbeter en meet je het onboardingproces?

Je kunt onboarding verbeteren door feedback van nieuwe medewerkers te verzamelen, de voltooiing van checklists te beoordelen en stappen in de loop van de tijd te verfijnen om toekomstige medewerkers beter te ondersteunen.


Naarmate onboarding collaboratiever en herhaalbaarder wordt, kan het handmatig beheren van checklists beperkend aanvoelen. Dit is meestal het moment waarop teams op zoek gaan naar een meer gestructureerde manier om onboarding te organiseren zonder extra frictie toe te voegen.


Checklist as a Service om onboarding op schaal te beheren

Checklist as a Service biedt een praktische manier om deze tips consistent toe te passen, vooral wanneer onboarding meerdere mensen en terugkerende processen omvat.


Ontworpen voor collaboratieve onboarding

Je kunt onboardingtaken zichtbaar en gedeeld houden tussen HR, managers en IT, zodat iedereen weet wat wanneer moet gebeuren.


Gebouwd om herhaalbare processen te ondersteunen

In plaats van onboardingstappen telkens opnieuw op te bouwen, kun je checklists hergebruiken en aanpassen naarmate rollen en wervingsbehoeften veranderen.


Werkt binnen Microsoft Teams

Als je al samenwerkt in Microsoft Teams, kun je onboarding beheren zonder van tool te wisselen. Je kunt je onboardingchecklist in Microsoft Teams opzetten en de voortgang volgen in dezelfde werkruimte waar het dagelijkse werk plaatsvindt.


Templates voor onboardingchecklists voor medewerkers om sneller te starten

Templates helpen je om sneller te werken zonder helemaal opnieuw te beginnen, vooral wanneer onboarding consistent moet zijn binnen rollen of teams. Hieronder zie je een voorbeeld van templates voor onboardingchecklists voor medewerkers van Checklist as a Service. Je kunt taken toevoegen of verwijderen, details bewerken, deadlines instellen en eigenaren of reviewers toewijzen om aan te sluiten bij de workflow van je team.


Met Checklist as a Service krijg je toegang tot een bibliotheek van meer dan 300 kant-en-klare checklisttemplates die je kunt aanpassen aan je onboardingworkflow, terwijl taken flexibel en relevant blijven.


TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.

Opmerkingen

bottom of page