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Importar/Subir Tickets a Ticketing As A Service desde Excel con Power Automate

Consolidar datos de soporte o importarlos a un nuevo sistema es una necesidad frecuente. Si tu información de tickets reside en hojas de cálculo de Excel, probablemente estés pensando en cómo integrarla en tu instancia de Ticketing As A Service en Microsoft Teams.


Importar datos históricos o externos es una necesidad práctica. Microsoft Power Automate es la clave para simplificar esto, agilizando efectivamente la transferencia de tus datos de tickets de Excel a nuestra plataforma.


Esta guía detalla cómo preparar tu archivo de Excel y utilizar nuestra solución preconfigurada de Power Automate para una importación eficiente de tickets en Ticketing As A Service.


Hemos preparado un paquete de solución para esto:



Importar la Solución de Power Automate

El primer paso es incorporar la solución de Power Automate en tu entorno. Piensa en esta solución como un kit de herramientas listo para usar, diseñado específicamente para esta tarea de migración.

  1. Obtener el Paquete de Solución: Recibirás un archivo .zip de nuestra parte. Este paquete contiene los flujos de Power Automate necesarios para la migración.

  2. Ir a Power Automate: Abre tu navegador web y ve a https://make.powerautomate.com.

  3. Navegar a Soluciones: En el menú de la izquierda, encontrarás 'Soluciones'. Si tienes múltiples entornos, asegúrate de haber seleccionado el correcto.

    Ir a Soluciones

  4. Importar el archivo de Solución: Haz clic en 'Importar solución' en la parte superior. Aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en 'Examinar', encuentra ese archivo .zip que guardaste y selecciónalo. Haz clic en 'Siguiente', luego en 'Importar'. Puede tardar unos momentos, pero una vez hecho, verás la nueva solución en tu lista.

Importar una solución

Una vez importado, puedes hacer clic en la solución para ver los flujos dentro, incluyendo uno llamado algo como "Main - API Ticket Migration" y "Main - Excel Ticket Import" junto con algunos flujos utilitarios que ayudan a que todo funcione sin problemas. Lee nuestro blog sobre cómo Migrar Tickets entre 2 Instancias usando Power Automate.


Preparar tu Archivo de Excel para la Importación

El éxito de tu importación depende en gran medida de cómo esté estructurado tu archivo de Excel. Power Automate necesita que los datos estén en un formato específico para leerlos correctamente.


A. Campos Estándar: Asegúrate de que tu hoja de Excel tenga columnas para la información esencial del ticket.

Columnas de campos estándar

  • ID del Solicitante: El identificador único de la persona que envió el ticket.

  • ID del Asignado: El identificador único del agente asignado al ticket. Llena estas columnas con el ID apropiado para cada persona asociada a un ticket.


B. Campos Personalizados: Si tus tickets incluyen campos personalizados, necesitarás agregar columnas específicas a tu hoja de Excel para manejarlos:

  • Campos de Selección de Personas: Para campos personalizados que seleccionan usuarios (por ejemplo, "Seguidores", "Aprobadores"):

    • Crea dos columnas adicionales para cada campo de Selección de Personas:

      • [NombreDeTuCampo] ID: Esta columna contendrá el(los) ID(s) de usuario.

      • [NombreDeTuCampo] Correo Electrónico: Esta columna contendrá la(s) dirección(es) de correo electrónico del usuario.

    • Ejemplo: Si tu campo personalizado se llama "Seguidores", agregarás las columnas "Seguidores ID" y "Seguidores Correo Electrónico".

    • Importante para Valores Múltiples: Si un campo de Selección de Personas puede contener múltiples usuarios, separa cada ID y cada correo electrónico con una coma (,). Es crucial que el orden de los ID en la columna [NombreDeTuCampo] ID coincida exactamente con el orden de los correos electrónicos en la columna [NombreDeTuCampo] Correo Electrónico para cada ticket.

      Columnas de campos personalizados

  • Campos de Selección de Correo Electrónico: Para campos personalizados diseñados para capturar direcciones de correo electrónico (por ejemplo, "Correo Electrónico del Revisor"):

    • Crea una columna adicional:

      • [NombreDeTuCampo] Dirección: Esta columna contendrá la(s) dirección(es) de correo electrónico real(es).

    • Ejemplo: Si tu campo es "Correo Electrónico del Revisor", agrega una columna llamada "Correo Electrónico del Revisor Dirección".

      Campos de selección de correo electrónico

C. Convertir a Formato de Tabla: Power Automate necesita que tus datos de Excel estén formateados como una Tabla oficial de Excel para procesarlos.

  1. Selecciona todas las celdas que contienen tus datos de tickets (incluyendo encabezados). Una forma fácil es hacer clic en cualquier celda dentro de tus datos y presionar Ctrl + A.

  2. Ve a la pestaña 'Insertar' en la cinta de opciones de Excel.

  3. Haz clic en 'Tabla'.

  4. En el cuadro de diálogo "Crear Tabla", asegúrate de que la opción "Mi tabla tiene encabezados" esté marcada.

  5. Haz clic en 'Aceptar'. Tu rango de datos ahora es una Tabla oficial de Excel, lista para Power Automate.

    Crear tabla en Excel

Configurar el Flujo de Power Automate

Con tu archivo de Excel preparado, necesitas indicar al flujo de Power Automate dónde encontrarlo.

  1. Navega de regreso a https://make.powerautomate.com y abre la solución que importaste anteriormente.

  2. Encuentra y abre el flujo "Main - Excel Ticket Import" para editarlo.

  3. Busca un alcance (un contenedor para acciones) típicamente llamado algo como "Scope - Excel File and Parameters".

  4. Dentro de este alcance, localiza la acción llamada "Listar filas presentes en una tabla". Esta es la acción que lee tus datos de Excel.

  5. Configura esta acción:

    • Selecciona el archivo de Excel que preparaste como fuente de datos.

    • Selecciona la Tabla específica dentro de ese archivo (Excel generalmente la nombra "Tabla1" por defecto si no la has renombrado).

  6. Una vez configurado, guarda y luego publica el flujo.

    Configurar flujo de Power Automate

Consideraciones Importantes al Importar:

Ten en cuenta estos puntos para evitar problemas:

  • El Formato de Tabla es Esencial: Power Automate solo lee datos de Excel formateados como una Tabla. Si omites esto, el flujo no encontrará ninguna fila para importar.

  • Columnas de Soporte Requeridas: Si tus campos personalizados (como Selección de Personas) necesitan columnas adicionales de ID o Correo Electrónico, asegúrate de que estén presentes y correctamente llenas en tu archivo de Excel.

  • Compatibilidad de Campos: Los campos personalizados, categorías de etiquetas y etiquetas en tus datos de Excel deben coincidir con la configuración en tu instancia de destino de Ticketing As A Service.

  • Sin Comas en los Valores: Evita usar comas (,) dentro de valores individuales de campos personalizados o nombres de etiquetas. Las comas se utilizan como separadores para campos de múltiples valores, por lo que una coma interna interrumpirá el análisis.

  • Migración de Comentarios: Este flujo de importación basado en Excel generalmente no admite la migración de comentarios de tickets. Si los comentarios son cruciales, considera usar el flujo de migración basado en API ("Main - API Ticket Migration").

  • Nombres Únicos para Campos Personalizados: Asegúrate de que todos tus nombres de campos personalizados sean únicos y evita caracteres especiales como [ ] o . en los nombres.

  • Nombres Únicos para Etiquetas: Las etiquetas deben tener nombres únicos en todas tus categorías de etiquetas. Reutilizar un nombre de etiqueta en diferentes categorías puede causar asignaciones incorrectas durante la importación.


Ejecutar el Flujo de Importación

¡Ahora estás listo para importar! Ejecuta el flujo "Main - Excel Ticket Import". Te pedirá algunos parámetros:

  • baseURL: La URL base del endpoint de la API para tu instancia de Ticketing As A Service. Consulta la Referencia de la API de Ticketing.

  • secretKey_destination: La clave API para la instancia de destino de Ticketing As A Service donde se crearán los tickets.

    Clave API en la configuración

  • timezone:  Especifica la zona horaria (por ejemplo, 7 para GMT+7) para asegurar que los campos de fecha/hora se interpreten correctamente.

  • limit: El número máximo de tickets (filas de Excel) a procesar en una sola ejecución del flujo.

  • offset: El número de tickets (filas) a omitir antes de comenzar la importación. Útil para lotes o reanudaciones.


Toma el Control de tus Datos de Ticketing

Importar tickets desde Excel a Ticketing As A Service no tiene por qué ser una tarea compleja. Al preparar cuidadosamente tu archivo de Excel y aprovechar la solución proporcionada de Power Automate, puedes integrar eficientemente tus datos existentes en nuestro potente sistema de tickets en Microsoft Teams. Esta capacidad no solo agiliza tu flujo de trabajo, sino que también garantiza que ningún dato crítico se pierda en la transición.


¿Necesitas ayuda adicional o tienes requisitos únicos? Nuestro equipo está listo para ayudarte.



TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.

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