Crea tu primer documento de facturación en Billing as a Service
Actualizado: hace 24 horas
Hola a todos,
Billing as a Service te permite crear varios tipos de documentos de facturación, como cotizaciones, órdenes de venta y facturas de venta. Todos siguen un flujo de creación similar, así que cuando aprendes uno, los demás te resultan familiares. En este tutorial usaremos una cotización como ejemplo y te guiaremos para crear tu primer documento de facturación, desde el primer borrador hasta enviarlo para aprobación.
Entender los documentos de facturación
Un documento de facturación es un registro formal de una transacción comercial, como una cotización, una orden de venta o una factura de venta. Cada uno detalla los productos o servicios involucrados, junto con los precios, las condiciones y la validez. Una cotización, por ejemplo, ofrece a los clientes un resumen claro de tu oferta antes de que decidan.
Crear un documento de facturación
Ahora vamos a empezar a crear un nuevo documento de facturación. Usaremos una cotización como ejemplo. Mira el video o sigue los pasos a continuación:
Añadir una nueva cotización
Ve a la pestaña Quotation y haz clic en + Add Quotation.
Para este tutorial, omitiremos la opción Create from Opportunity y crearemos una cotización desde cero. Al seleccionar Skip puedes empezar de cero, sin vincular la cotización a ninguna oportunidad existente.
A continuación, completa el campo Title, elige la Organization a la que facturas y, de forma opcional, un Contact, elige la Currency y la Visibility, y luego haz clic en Save.
Editar la información de la cotización
Una vez creada tu cotización, tendrá el estado Draft. Revisa y ajusta los detalles principales antes de avanzarla. Cada documento también incluye una referencia del documento que lo identifica y le da seguimiento, y puedes controlar cómo se genera esa referencia.
En la sección Bill From tu entidad de facturación predeterminada ya está completada con los datos de la empresa emisora. Haz clic en Switch to a different billing entity si otra empresa debe emitir esta cotización, o edítala manualmente para este documento.
La sección Bill To suele completarse automáticamente cuando ya hay una organización vinculada al documento de facturación. Si no, complétala con los datos de tu cliente. Debajo, define las fechas Issued On y Valid Until, y añade un Customer Ref si tu cliente usa su propia referencia, como un número de orden de compra.
Añadir ítems
Agrega tus ítems seleccionando productos o servicios de tu Catalog. Los ítems del Catalog ya vienen con su precio definido, y el impuesto y los descuentos también se pueden preconfigurar, para que no tengas que ingresarlos cada vez.
Si el ítem no está en tu Catalog, escribe su nombre y haz clic en Use As 1-Time Item para agregarlo al instante y definir su precio e impuestos por tu cuenta, o haz clic en Add Item to Catalog para guardarlo para la próxima vez. De cualquier forma, aún puedes personalizar el precio, el impuesto y el descuento de cada ítem en el documento.
Añadir descuentos y cargos
Además del precio por ítem, puedes aplicar descuentos o cargos adicionales a todo el documento. Haz clic en Add Discount o Add Charge, ingresa el valor y el total del documento se actualiza al instante.
Añadir términos y notas
En la sección Terms and Notes puedes usar la plantilla de términos y notas predeterminada o cambiar a otra, y luego editar el texto si es necesario.
Vista previa y envío para aprobación
Puedes hacer clic en Preview para ver cómo se verá la cotización y, cuando todo se vea correcto, haz clic en Submit for Approval.
¡Y eso es todo! Tu primer documento de facturación ya está creado y enviado para aprobación, todo dentro de Microsoft Teams.
Cuando tu cotización sea aprobada, puedes convertirla en una orden de venta o en una factura de venta. El nuevo documento conserva los detalles de la última versión de tu cotización, así que no empiezas desde cero, y puedes editar lo que quieras antes de finalizar.
Lee nuestro blog sobre el flujo de trabajo de cotizaciones.
¡Que tengas un buen día!
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