Dominar el flujo de trabajo de cotización en la Billing App

Billing As A Service para Microsoft Teams ofrece un flujo de trabajo claro y organizado que garantiza que cada cotización sea profesional, se apruebe rápidamente y se rastree con precisión desde la creación hasta la entrega al cliente, todo sin salir de su entorno de Teams.

Flujo de trabajo de cotización

Dentro de Billing As A Service, cada cotización sigue un flujo de trabajo simple diseñado para el control y la eficiencia; este flujo de trabajo no se puede cambiar:

1. Borrador: Esta es la etapa de creación. Los miembros del equipo crean la cotización, agregando artículos, precios y términos. Permanece como un documento interno, visible solo para usuarios autorizados.

2. Pendiente de aprobación: La cotización se envía formalmente para su revisión y espera la aprobación de un Gerente o un Aprobador, asegurando que los precios y los términos sean correctos antes de que el cliente la vea.

3. Aprobado por el gerente: La cotización ha sido aprobada y está lista para ser enviada al cliente.

4. Enviado al cliente: Indica que la cotización ha sido entregada y está esperando la decisión del cliente.

5. Marcar como Aceptado: Cuando el cliente acepta formalmente la propuesta, usted marca la cotización como Aceptado. El estado de la cotización mostrará de manera destacada la etiqueta Aceptado, proporcionando una confirmación visual inmediata de que el trato está ganado.

   
   

   Una vez que se acepta una cotización, su equipo puede proceder a los siguientes pasos, como generar la orden de venta o crear una factura en la Cotización o en la Lista de Cotizaciones.

6. Marcar como Rechazado: Cuando el cliente rechaza la propuesta, puede marcar la cotización como Rechazado.

   
   

Revisión de un borrador y una cotización

Un punto común de confusión es cómo revisar una cotización después de haberla creado. El método depende completamente del estado actual del documento:

1. Revisar un borrador

Si la cotización está en el estado Borrador o Esperando aprobación (Waiting for Approval), puede crear una solicitud para revisar el borrador de la cotización; después de eso, puede editar los artículos de línea, ajustar los precios o actualizar los términos libremente y actualizar el flujo de trabajo nuevamente una vez que haya terminado. Simplemente abra la cotización, realice sus ediciones y actualice el estado del flujo de trabajo.

2. Cuando se requiere una revisión después de la aprobación

Una vez que un borrador ha sido Aprobado por el gerente o movido a Enviado al cliente, no puede cambiar la cotización. En su lugar, debe crear una Revisión del documento. Esta revisión se puede realizar en todas las Cotizaciones que hayan sido aprobadas o si están canceladas.

Si necesita revisar una Cotización Cancelada o Rechazada, puede hacerlo siguiendo este tutorial:

No es necesario crear una nueva cotización desde cero.

1. Abra la cotización Rechazada (o Cancelada).

2. Seleccione la opción de Revisar la cotización.

3. El sistema generará una R1 (Revisión 1) basada en esa cotización rechazada/cancelada.

   
   

¿Qué significa la nueva referencia de cotización: 'R1'?

Cuando revisa una cotización aprobada o enviada, el sistema asigna automáticamente un nuevo identificador de referencia y versión.

Por ejemplo, si la referencia original era Q-2025-11-003, la primera revisión se convertirá en Q-2025-11-003-R1.

• La etiqueta R1 indica que este documento es la primera revisión de la cotización original; si la revisa nuevamente, el sistema crea automáticamente R2, y así sucesivamente

• Este sistema de numeración claro elimina la confusión, asegurando que todos en su equipo, y su cliente, estén trabajando con los precios y términos más recientes.

Cómo cambiar el estado de una cotización

Billing As A Service le da a su equipo un control flexible sobre el flujo de trabajo de cotización, permitiéndole administrar el estado directamente desde la lista principal o dentro del propio formulario de cotización. Hay dos opciones diferentes que puede elegir, que son desde el Formulario de Cotización así como desde la Vista de Lista.

Al ver el documento de Cotización real, el menú desplegable ofrece acciones integradas que ahorran tiempo a los Propietarios (Owners):

Cambiar el estado en la Cotización

Cómo eliminar una Cotización

• Aprobar: Mueve la cotización al estado 'Aprobado'.

• Aprobar y descargar PDF: Aprueba la cotización y genera el PDF finalizado para envío manual o archivo.

• Aprobar y enviar por correo electrónico: Esta es la opción más rápida. Aprueba la cotización y la envía instantáneamente al contacto del cliente vinculado en Organización/Contacto a través de su correo electrónico de Outlook sincronizado.

• Cancelar borrador: Actualiza el estado a "Cancelado" y se restablece al estado "Borrador", donde para redactar una nueva cotización, deberá "Revisar borrador".

• Eliminar borrador: Eliminar una Cotización elimina permanentemente la Cotización; solo puede eliminar una Cotización si todavía está en Borrador.

Cambiar el estado desde la Lista

Puede cambiar su estado rápidamente sin abrir cada documento. Al ver su lista de cotizaciones, haga clic en el menú de tres puntos (...) en el lado derecho de la fila para acceder a acciones clave para una forma más conveniente de establecer el estado de su cotización.

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