Microsoft Teams para pequenas empresas: o guia completo
O Microsoft Teams oferece para toda a sua equipe chat, videochamadas e compartilhamento de arquivos em um único aplicativo, gratuito para usar por conta própria ou já incluído se você paga por um plano do Microsoft 365. Você talvez já use mais recursos do que imagina, ou esteja perto de esbarrar em um limite: solicitações de suporte ficam sem responsável, negócios se perdem em uma planilha do Excel, e o Planner não consegue fazer o que um software dedicado foi criado para fazer.
Aqui está o retrato real do Microsoft Teams para pequenas empresas: o que está incluído em cada faixa de preço, como configurar tudo corretamente desde o início, e a partir de que ponto as ferramentas nativas deixam de ser suficientes.
O que o Microsoft Teams oferece para a sua empresa
Todo plano, inclusive o gratuito, inclui chat, videochamadas, armazenamento de arquivos e ferramentas básicas de tarefas.
Comunicação e colaboração
A comunicação acontece por meio de canais e chat. Os canais padrão ficam visíveis para toda a equipe, enquanto os canais privados limitam o acesso às pessoas que realmente precisam dele, como um grupo de liderança ou um projeto específico de cliente. Uma menção com @ avisa diretamente um colega, para que uma solicitação não se perca em um canal movimentado.
Fonte: microsoft.com
As videochamadas incluem compartilhamento de tela e legendas ao vivo em todos os planos, com o quadro branco virtual disponível nos planos pagos. Os componentes Loop permitem que sua equipe edite junto uma checklist, uma tabela ou um parágrafo diretamente dentro de uma mensagem de chat. Isso é útil, por exemplo, para redigir junto a resposta a uma reclamação de cliente, em vez de ficar trocando um rascunho por e-mail.
Vale a pena configurar isso desde o início:
Crie um canal para cada projeto ou cliente, em vez de deixar tudo passar por um feed geral.
Use o canal geral apenas para avisos de toda a empresa, para que ele não vire uma bagunça de assuntos secundários.
Ative as legendas ao vivo por padrão para quem faz outra coisa ao mesmo tempo ou se ausenta rapidamente durante uma chamada.
Compartilhamento de arquivos
Para arquivos, vale a mesma estrutura de canais. Cada arquivo compartilhado em um canal é salvo automaticamente em uma pasta vinculada do SharePoint ou OneDrive, para que nada fique só na caixa de entrada de uma pessoa. O histórico de versões guarda cada versão anterior, para que você possa desfazer uma alteração acidental sem precisar procurar qual é a cópia "certa". As permissões seguem quem faz parte do canal, então você não precisa manter uma lista de acesso separada.
Esses hábitos valem a pena:
Envie os arquivos direto para a aba Arquivos do canal, em vez de anexá-los a mensagens de chat.
Confira quem realmente faz parte de um canal antes de presumir que os arquivos ali são privados.
Crie o hábito de checar o histórico de versões antes de considerar uma alteração como perdida de vez.
Gestão de tarefas com Planner e Aprovações
Dois aplicativos integrados cuidam da gestão básica de tarefas. O Planner organiza o trabalho em quadros Kanban, com listas que você mesmo define: por fase do projeto, por membro da equipe ou por prioridade. O Aprovações encaminha uma solicitação, como um dia de folga ou um reembolso de despesa, por um fluxo simples de sim ou não, em vez de uma corrente de e-mails com resposta para todos. Os dois já vêm incluídos em um plano empresarial.
Dois hábitos que valem a pena:
Nomeie as listas do Planner de acordo com as fases reais do seu trabalho, não com rótulos genéricos como "A fazer".
Encaminhe solicitações recorrentes, como folgas ou despesas, pelo Aprovações em vez de e-mail, para manter um histórico rastreável.
Defina um prazo para cada tarefa. O painel do Planner só é realmente útil quando as datas estão preenchidas.
Além do que já vem integrado, o Teams também conta com um mercado mais amplo de aplicativos de produtividade para o Microsoft Teams que se integram diretamente à interface do Teams.
Como configurar o Microsoft Teams para a sua empresa
Para começar, são poucos passos:
Assine um plano do Microsoft 365 que inclua o Teams, ou use o Teams Essentials como opção independente, e verifique o domínio da sua empresa para que os endereços de e-mail e o login correspondam ao nome da sua empresa, em vez de uma conta genérica do outlook.com.
Crie suas equipes, organizadas por departamento, projeto ou conta de cliente, de acordo com a forma como sua empresa realmente funciona. Quem cria uma equipe se torna automaticamente o proprietário dela, com a possibilidade de adicionar membros e gerenciar configurações. Por isso, decida logo quem assume esse papel em cada equipe.
Configure canais dentro de cada equipe para tópicos específicos, para que as conversas não se misturem em um único feed indiferenciado. Um canal geral para atualizações de toda a empresa, mais dois ou três canais temáticos, costuma ser suficiente para uma equipe pequena começar.
Faça um treinamento rápido, para que sua equipe saiba onde encontrar as coisas antes de usar o Teams no dia a dia, em vez de descobrir isso no meio do trabalho.
Adicione os aplicativos que você realmente precisa, começando pelo Planner ou Aprovações, e inclua aplicativos dedicados mais tarde, conforme certas funções ultrapassarem o que já vem integrado. Adicionar um aplicativo de terceiros geralmente exige aprovação de um administrador no Teams. Por isso, decida logo quem vai cuidar dessas solicitações.
A maior parte disso se resolve em uma tarde. A etapa mais pulada é a última, e geralmente é a que mais faz diferença seis meses depois.
Quanto custa o Microsoft Teams para a sua empresa
A Microsoft divide os preços do Teams para empresas em três faixas à escolha, e o plano gratuito não expira nem vira uma versão de teste paga. Você pode usá-lo pelo tempo que quiser.
Plano | Preço | O que você recebe |
|---|---|---|
Teams Free | R$ 0 | Chat, videochamadas de até 60 minutos e 100 participantes, 5 GB de armazenamento por usuário |
Teams Essentials | R$ 22,90/usuário/mês, cobrança anual | Reuniões mais longas, mais armazenamento, sem e-mail corporativo ou controles de administrador |
Microsoft 365 Business Basic | R$ 33,40/usuário/mês, cobrança anual | Inclui e-mail corporativo, 1 TB de armazenamento por usuário, SharePoint, OneDrive e os aplicativos do Office para web/celular |
Observação: os preços podem mudar e não incluem impostos. Consulte a página oficial de preços da Microsoft para conferir os valores atuais.
Se você já tem e-mail e armazenamento em outro lugar, o Teams Essentials costuma ser suficiente. Começando do zero, o Business Basic geralmente sai mais barato do que comprar e-mail e armazenamento separadamente.
O que as ferramentas nativas do Microsoft Teams não fazem em uma empresa em crescimento
Muitos guias recomendam abrir mão de software dedicado e resolver tudo pelo Lists, Planner e Aprovações, e, com essas ferramentas gratuitas, dá para ir bem longe.
É aqui que você esbarra em um limite:
O Lists é uma planilha compartilhada. Ele não move um negócio para a próxima etapa, não lembra de um retorno atrasado e não sinaliza um chamado de suporte prestes a estourar o prazo de resposta.
O Planner não trabalha com acordos de nível de serviço nem com fila de chamados.
O Aprovações só processa uma solicitação por vez. Não dá para montar um funil de vendas com etapas e valores de negócio nele.
Nenhuma das três ferramentas gera nota fiscal.
Uma solicitação de suporte que cai em um canal comum do Teams não tem, por padrão, responsável nem prazo. Fica fácil deixar passar ou simplesmente presumir que outra pessoa já está cuidando disso.
É nesse ponto que você precisa de um software feito para uma única função: suporte ao cliente, vendas ou faturamento.
Adicionando aplicativos empresariais dedicados ao Microsoft Teams
A partir daí, você pode adicionar um aplicativo especializado para cada função e continuar trabalhando dentro do mesmo cliente do Teams.
Suporte e ticketing
Um sistema de tickets para Microsoft Teams dá um responsável para cada solicitação de suporte e envia um alerta assim que ela fica inativa ou passa do prazo, para que nada fique sem resposta em um canal. O Ticketing as a Service começa em US$ 8,75 por organização por mês, cobrado por organização e não por agente, então uma equipe de suporte de cinco pessoas paga o mesmo que uma de quinze. O rastreamento completo de SLA e a atribuição automática de tickets entram nos planos mais altos, quando o volume de chamados justificar.
Vendas e relacionamento com o cliente
No lugar da planilha em que ninguém confia totalmente, um CRM nativo para Microsoft Teams oferece um funil de vendas de verdade, com etapas, valores de negócio e histórico de contatos. Sua equipe de vendas atualiza as oportunidades direto no Teams, sem precisar trocar de aba ou de aplicativo.
Tarefas recorrentes e checklists
Onboarding, auditorias e inspeções de segurança viram modelos reutilizáveis com um aplicativo de checklist para Microsoft Teams, em vez de você recriar a mesma lista de tarefas manualmente toda vez.
Todos os aplicativos da TeamsWork são cobrados por organização em vez de por usuário, então adicionar um aplicativo não faz sua conta disparar como aconteceria com uma assinatura por usuário: uma equipe de dez pessoas e uma de cinquenta pagam a mesma taxa. Para uma pequena empresa, isso significa que os custos com software ficam estáveis, em vez de crescer a cada contratação, cada reforço sazonal ou cada novo departamento.
FAQ
O Microsoft Teams é realmente gratuito para uma pequena empresa?
Sim, o plano gratuito não expira e inclui chat, videochamadas de até 60 minutos com 100 participantes, e 5 GB de armazenamento por usuário. Ele não inclui e-mail corporativo nem controles de administrador, e é para isso que existem os planos pagos.
Preciso do Microsoft 365 para usar o Microsoft Teams, ou dá para usar sozinho?
O Teams funciona de forma independente pelo Teams Essentials, por R$ 22,90 por usuário ao mês, e você só vai precisar do Microsoft 365 Business Basic, mais completo, se também quiser e-mail corporativo, SharePoint e as versões web dos aplicativos do Office.
Existe treinamento para equipes pequenas que estão começando a usar o Microsoft Teams?
A Microsoft oferece tours guiados integrados e uma central de treinamento para novos usuários, e a maioria das equipes aprende o básico de chat, canais e reuniões já na primeira semana de uso.
Quantas pessoas podem usar um plano empresarial do Microsoft Teams?
O Teams Essentials e o Microsoft 365 Business Basic aceitam até 300 usuários, o que cobre a grande maioria das pequenas empresas. Esses planos são cobrados por usuário, então sua conta mensal cresce direto com o número de funcionários, diferente de alguns aplicativos dedicados do Teams com preços por organização.
O Microsoft Teams é seguro o suficiente para dados sensíveis de clientes?
Sim. O Microsoft Teams criptografa reuniões, chats, chamadas e arquivos, e usa o Entra ID para gestão de identidade e acesso, a mesma base de segurança usada em todo o ecossistema Microsoft 365. Aplicativos adicionais, como o Ticketing as a Service, têm sua própria certificação Microsoft 365 de segurança e conformidade, então esse mesmo padrão vale também para os dados que passam por esses aplicativos.
O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service e Checklist as a Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.
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