Criar o seu primeiro documento de faturação no Billing as a Service
Atualizado: há 1 dia
Olá a todos,
O Billing as a Service permite-lhe criar vários tipos de documentos de faturação, incluindo cotações, ordens de venda e faturas de venda. Todos seguem um fluxo de criação semelhante, por isso, depois de aprender um, os restantes parecem familiares. Neste tutorial vamos usar uma cotação como exemplo e acompanhar a criação do seu primeiro documento de faturação, desde o primeiro rascunho até à submissão para aprovação.
Compreender os documentos de faturação
Um documento de faturação é um registo formal de uma transação comercial, como uma cotação, uma ordem de venda ou uma fatura de venda. Cada um descreve os produtos ou serviços envolvidos, juntamente com preços, condições e validade. Uma cotação, por exemplo, dá aos clientes um resumo claro da sua oferta antes de decidirem.
Criar um documento de faturação
Vamos agora começar a criar um novo documento de faturação. Vamos usar uma cotação como exemplo. Veja o vídeo ou siga os passos abaixo:
Adicionar uma nova cotação
Vá ao separador Quotation e clique em + Add Quotation.
Neste tutorial, vamos ignorar a opção Create from Opportunity e criar uma cotação de raiz. A seleção de Skip permite-lhe começar do zero, sem associar a cotação a nenhuma oportunidade existente.
Em seguida, preencha o campo Title, selecione a Organization que está a faturar e, opcionalmente, um Contact, escolha a Currency e a Visibility, e depois clique em Save.
Editar as informações da cotação
Depois de a cotação ser criada, aparece com o estado Draft. Reveja e ajuste os principais detalhes antes de avançar. Cada documento tem também uma referência do documento que o identifica e acompanha, e pode controlar a forma como essa referência é gerada.
Na secção Bill From encontra a sua entidade de faturação predefinida, já preenchida com os dados da empresa emissora. Clique em Switch to a different billing entity se outra empresa deve emitir esta cotação, ou edite-a manualmente para este documento.
A secção Bill To é normalmente preenchida automaticamente quando já existe uma organização associada ao documento de faturação. Caso contrário, preencha-a com as informações do seu cliente. Abaixo, defina Issued On e Valid Until e adicione um campo Customer Ref se o seu cliente usar uma referência própria, como um número de PO.
Adicionar itens
Adicione os seus itens selecionando produtos ou serviços do seu Catalog. Os itens do Catalog já vêm com o preço definido, e o imposto e os descontos também podem ser predefinidos, para não os voltar a introduzir de cada vez.
Se o item não estiver no seu Catalog, escreva o nome e clique em Use As 1-Time Item para o adicionar de imediato e definir o respetivo preço e o imposto por si, ou clique em Add Item to Catalog para o guardar para a próxima vez. Seja como for, pode sempre personalizar o preço, o imposto e o desconto de cada item no documento.
Adicionar descontos e custos adicionais
Além dos preços ao nível dos itens, pode aplicar descontos ou custos adicionais a todo o documento. Clique em Add Discount ou Add Charge, introduza o valor e o total do documento é atualizado de imediato.
Adicionar termos e notas
Na secção Terms and Notes pode usar o modelo de termos e notas predefinido ou mudar para outro, e depois editar o texto, se necessário.
Pré-visualizar e submeter para aprovação
Pode clicar em Preview para ver como a cotação será apresentada e, quando tudo estiver correto, clique em Submit for Approval.
E é tudo! O seu primeiro documento de faturação está criado e submetido para aprovação, tudo dentro do Microsoft Teams.
Depois de a cotação ser aprovada, pode convertê-la numa ordem de venda ou numa fatura de venda. O novo documento herda os detalhes da versão mais recente da cotação, pelo que não começa do zero, e pode editar tudo antes de finalizar.
Leia o nosso blog sobre o fluxo de trabalho de cotações.
Tenha um bom dia!
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