Dominando o Fluxo de Trabalho de Cotação no Billing App
- Marc (TeamsWork)
- há 20 horas
- 4 min de leitura
O Billing As A Service para Microsoft Teams oferece um fluxo de trabalho claro e organizado que garante que cada cotação seja profissional, aprovada rapidamente e rastreada com precisão da criação à entrega ao cliente — tudo sem sair do seu ambiente Teams..
Fluxo de Trabalho de Cotação
Dentro do Billing As A Service, cada cotação segue um fluxo de trabalho simples projetado para controle e eficiência; este fluxo de trabalho não pode ser alterado:
Rascunho: Esta é a fase de criação. Os membros da equipe constroem a cotação, adicionando itens, preços e termos. Permanece um documento interno, visível apenas para usuários autorizados.
Aguardando Aprovação: A cotação é formalmente enviada para revisão e aguarda a aprovação de um Gerente ou Aprovador, garantindo que preços e termos estejam corretos antes que o cliente a veja.
Aprovado pelo Gerente: A cotação foi aprovada e está pronta para ser enviada ao cliente.
Enviado ao Cliente: Indica que a cotação foi entregue e está aguardando a decisão do cliente.
Marcar como Aceito: Quando o cliente concorda formalmente com a proposta, você marca a cotação como Aceito. O status da cotação exibirá com destaque o rótulo Aceito, fornecendo confirmação visual imediata de que o negócio foi ganho.
Uma vez que uma cotação é aceita, sua equipe pode prosseguir para as próximas etapas, como gerar o pedido de venda ou criar uma fatura na Cotação ou na Lista de Cotações.
Marcar como Rejeitado: Quando o cliente recusa a proposta, você pode marcar a cotação como Rejeitado.
Revisando um Rascunho e Cotação
Um ponto comum de confusão é como revisar uma cotação depois que ela foi criada. O método depende inteiramente do status atual do documento:
Revisando um Rascunho
Se a cotação estiver no status Rascunho ou Aguardando Aprovação, você pode criar uma solicitação para revisar o rascunho da cotação. Depois disso, você pode editar itens de linha, ajustar preços ou atualizar termos livremente e atualizar o fluxo de trabalho novamente quando terminar. Basta abrir a cotação, fazer suas edições e atualizar o status do fluxo de trabalho.
Quando uma Revisão é Necessária após a Aprovação
Uma vez que um rascunho tenha sido Aprovado pelo Gerente ou movido para Enviado ao Cliente, você não pode alterar a cotação. Em vez disso, você deve criar uma Revisão do documento. Esta revisão pode ser feita em todas as Cotações que foram aprovadas ou se estiverem canceladas.
Se você precisar revisar uma Cotação Cancelada ou Rejeitada, pode fazê-lo seguindo este tutorial:
Você não precisa criar uma nova cotação do zero.
Abra a cotação Rejeitada (ou Cancelada).
Selecione a opção de Revisar (Revise) a cotação.
O sistema gerará uma R1 (Revisão 1) com base nessa cotação rejeitada/cancelada.
O que significa a nova referência de cotação: 'R1'?
Quando você revisa uma cotação aprovada ou enviada, o sistema atribui automaticamente um novo identificador de referência e versão.
Por exemplo, se a referência original era Q-2025-11-003, a primeira revisão se tornará Q-2025-11-003-R1.
A tag R1 indica que este documento é a primeira revisão da cotação original. Se você revisá-la novamente, o sistema cria automaticamente R2, e assim por diante.
Este sistema de numeração claro elimina a confusão, garantindo que todos em sua equipe — e seu cliente — estejam trabalhando com os preços e termos mais recentes.
Como alterar o status de uma Cotação
O Billing As A Service oferece à sua equipe controle flexível sobre o fluxo de trabalho de cotação, permitindo que você gerencie o status diretamente da lista principal ou dentro do próprio formulário de cotação. Existem duas opções diferentes que você pode escolher: a partir do Formulário de Cotação e a partir da Exibição de Lista.
Ao visualizar o documento de Cotação real, o menu suspenso oferece ações integradas que economizam tempo para os Proprietários (Owners):
Aprovar: Move a cotação para o status 'Aprovado'.
Aprovar e Baixar PDF: Aprova a cotação e gera o PDF finalizado para envio manual ou arquivamento.
Aprovar e Enviar por E-mail: Esta é a opção mais rápida. Ela aprova a cotação e a envia instantaneamente para o contato do cliente vinculado em Organização/Contato através do seu e-mail Outlook sincronizado.
Cancelar Rascunho: Atualiza o status para "Cancelado" e volta para o status "Rascunho", onde, para redigir uma nova cotação, você precisará "Revisar Rascunho".
Excluir Rascunho: Excluir uma Cotação remove permanentemente a Cotação; você só pode excluir uma Cotação se ela ainda estiver em Rascunho.
Você pode alterar seu status rapidamente sem abrir cada documento. Ao visualizar sua lista de cotações, clique no menu de três pontos (...) no lado direito da linha para acessar ações principais para uma maneira mais conveniente de definir o status da sua cotação.
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