Tickets opnieuw aanmaken tussen instanties met behulp van de Ticketing API en Power Automate

Het verplaatsen van supporttickets is een veelvoorkomende behoefte, bijvoorbeeld bij een herstructurering van afdelingen, een nieuwe projectinstantie of het opzetten van een sandboxomgeving. Hoewel dit noodzakelijk is, kan het opnieuw aanmaken van gegevens in eerste instantie ontmoedigend lijken. Ons Ticketingsysteem voor Microsoft Teams is intuïtief, en het beheren van uw gegevens — zoals het opnieuw aanmaken van tickets tussen instanties — zou net zo eenvoudig moeten zijn. Microsoft Power Automate biedt de sleutel tot deze eenvoud en stroomlijnt het recreatieproces effectief.

Deze handleiding laat zien hoe u een vooraf geconfigureerde Power Automate-oplossing kunt gebruiken om tickets naadloos over te zetten tussen verschillende instanties van Ticketing As A Service.

We hebben hiervoor een oplossingspakket voorbereid:

TicketsMigration_1.1.zip

Download ZIP • 30KB

DISCLAIMER:

• Dit is een onbeheerde oplossing die als hulpmiddel wordt aangeboden voor uw gemak. Gebruik ervan is op eigen risico.

BEPERKINGEN VAN DEZE FLOW:

Omdat deze flow de Ticketing API gebruikt om tickets uit de ene instantie te lezen en in een andere instantie aan te maken, kunnen de volgende items niet opnieuw worden aangemaakt:

• Rich-text inhoud wordt niet overgedragen (bijv. ticketbeschrijving)

• De oorspronkelijke ticketstatus; nieuw aangemaakte tickets starten met de beginstatus van de doelworkflow

• Oorspronkelijke ticketindex- of referentienummers; deze worden opnieuw gegenereerd in de doelinstantie

• Bepaalde interne metadata of ID’s die niet via de Ticketing API beschikbaar zijn, kunnen mogelijk ook niet worden behouden

De Power Automate-oplossing importeren

De eerste stap is om de Power Automate-oplossing in uw omgeving te importeren. Zie deze oplossing als een kant-en-klare toolkit die speciaal is ontworpen voor deze recreatietaak.

1. Download het oplossingspakket: U ontvangt van ons een .zip-bestand. Dit pakket bevat de Power Automate-flows die nodig zijn voor de recreatie.

2. Ga naar Power Automate: Open uw webbrowser en ga naar: https://make.powerautomate.com.

3. Navigeer naar Solutions: In het linkermenu vindt u “Solutions”. Als u meerdere omgevingen heeft, zorg er dan voor dat u de juiste omgeving selecteert.

   
   

   

4. Importeer het oplossingsbestand: Klik bovenaan op “Import solution”. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op “Browser”, zoek het .zip-bestand dat u hebt opgeslagen en selecteer het. Klik vervolgens op “Next” en daarna op “Import”. Dit kan enkele momenten duren, maar zodra het proces is voltooid, ziet u de nieuwe oplossing in uw lijst.

   
   

Na het importeren kunt u op de oplossing klikken om de flows te bekijken die erin zitten, waaronder “Main - API Ticket Migration” en “Main - Excel Ticket Import”, samen met enkele hulpfunctie-flows die ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Lees ook onze blog over hoe u tickets uit Excel kunt importeren met Power Automate.

Belangrijke aandachtspunten voor recreatie

Hoewel Power Automate het proces vereenvoudigt, helpt een goede voorbereiding aanzienlijk:

1. Afstemming van velden: Controleer voordat u begint of uw aangepaste velden, tagcategorieën en tags identiek zijn ingesteld in zowel de oude als de nieuwe instantie. Als de structuren niet overeenkomen, kan de flow problemen ondervinden of kan bepaalde data mogelijk niet correct worden overgezet.

2. Houd namen van aangepaste velden eenvoudig: Wanneer u aangepaste velden benoemt, is het het beste om speciale tekens zoals vierkante haken [ ] of punten . te vermijden. Zorg er ook voor dat elk aangepast veld een unieke naam heeft. Dit helpt het systeem om informatie correct te koppelen tijdens de recreatie.

3. Unieke tags voorkomen problemen: Zorg ervoor dat uw tagnamen uniek zijn binnen alle tagcategorieën. Het hergebruiken van dezelfde tagnaam in verschillende categorieën kan leiden tot verwarring en onjuiste toewijzingen tijdens het importeren.

4. Formaat van de Requestor ID: De recreatieflow verwacht doorgaans dat Requestor IDs in een specifiek formaat staan dat UUID (Universally Unique Identifier) wordt genoemd, en niet als e-mailadressen. Houd hier rekening mee als uw huidige configuratie e-mailadressen gebruikt als Requestor ID.

Tickets opnieuw aanmaken met de API-flow

Laten we nu kijken naar de flow “Main - API Ticket Migration”. Deze oplossing verplaatst uw tickets van een broninstantie naar een doelinstantie.

Wanneer u deze flow uitvoert, wordt u gevraagd om enkele belangrijke gegevens op te geven:

• baseURL_origin: Dit is het basiswebadres van uw broninstantie.

• baseURL_destination:Dit is de basis-URL van uw doelinstantie. Als uw doelinstantie zich in een andere regio bevindt, moet u de bijbehorende basis-URL gebruiken. Raadpleeg de API-documentatie van Ticketing voor de basis-URL’s van elke regio.

• secretKey_origin: Dit is de API-sleutel van de instantie waaruit u de tickets opnieuw aanmaakt. U kunt deze vinden in uw Instance API settings.

  

• secretKey_destination: Dit is de API-sleutel van de instantie waarnaar u de tickets opnieuw aanmaakt.

• timezone: Geef de tijdzone op (bijvoorbeeld 7 voor GMT+7) zodat alle tijdstempels correct worden geïnterpreteerd en weergegeven in de nieuwe instantie.

• limit: Als u een groot aantal tickets heeft, kunt u ze in batches verwerken. Deze instelling bepaalt het maximale aantal tickets dat in één keer wordt verplaatst.

• offset: Hiermee kunt u een bepaald aantal tickets overslaan voordat de recreatie begint — handig als u een eerdere migratie voortzet of tickets in delen verwerkt.

Er is ook een optie “Migrate comment”. Als u deze instelt op true, worden ticketopmerkingen ook verplaatst. Houd er echter rekening mee dat dit extra stappen toevoegt voor elk ticket en de uitvoeringstijd van de flow kan verlengen, evenals meer Power Automate-acties kan verbruiken.

Houd controle over uw ticketinggegevens

Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Ticketing As A Service en de automatiseringskracht van Power Automate, kunt u uw supportgegevens met meer vertrouwen en flexibiliteit beheren. Deze aanpak stelt u in staat om uw ticketingconfiguratie aan te passen naarmate uw organisatie zich ontwikkelt, zodat uw teams altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben — precies waar ze die nodig hebben.

Ontdek Ticketing As A Service!

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.