Hoe uw klanten met uw toegewezen medewerker kunnen communiceren via e-mail (Email to Ticket) met de Ticketing App
- Marc (TeamsWork)
- 5 mrt
- 3 minuten om te lezen
Bijgewerkt op: 17 jun
Hallo allemaal,
In tegenstelling tot wat men misschien denkt, blijft het gebruik van e-mail om contact op te nemen met de klantenservice toenemen.
Vandaag introduceer ik een essentiële functie van de Microsoft Ticketing App: de mogelijkheid voor uw klant om met uw medewerker te communiceren via e-mail, ook wel bekend als Email to Ticket.
Problemen bij het configureren van een mailbox? Bekijk dan deze blogpost
Stel uw Email to Ticket in
Voor meer informatie kunt u de onderstaande hoogtepunten lezen of deze video bekijken voor een gedetailleerde uitleg.
Ga naar het instellingenmenu en open de Email to Ticket-instellingen:
Klik op +E-mailaccount toevoegen
Kies de e-mailbox die u wilt gebruiken
Dit is de e-mail die de gebruiker ontvangt als bevestiging bij het indienen van een nieuwe aanvraag via e-mail.
U kunt een e-mailsignatuur configureren die automatisch wordt toegevoegd aan alle berichten van uw supportteam.
Klant stuurt een e-mail naar het support e-mailadres
Adele, een externe gebruiker van het bedrijf, heeft ondersteuning nodig. Daarom maakt zij een ticket aan via e-mail.
Notificatie naar toegewezene
Als IT-helpdeskbeheerder ontvangt Allan meldingen van nieuwe aanvragen die via e-mail binnenkomen. Om dit proces te stroomlijnen, gebruikt Allan de automatiseringsfunctie, waarmee verzoeken automatisch aan hem worden toegewezen. Voor meer gedetailleerde informatie over deze functie kunt u deze blogpost lezen.
Aanvrager ontvangt een bevestigingsmail
Adele heeft de bevestigingsmail ontvangen na het indienen van een ticket via e-mail.
Toegewezene maakt een nieuw ticket aan namens een externe aanvrager
Allan maakt een ticket aan namens John. Omdat John een externe gebruiker is, registreert Allan het ticket met John's e-mailadres als aanvrager.
Toegewezene voegt een opmerking toe aan een ticket
Wanneer een toegewezene een opmerking toevoegt aan een ticket, wordt er automatisch een e-mail naar de aanvrager verzonden.
Aanvrager reageert per e-mail
Wanneer de aanvrager per e-mail reageert, wordt het antwoord als een opmerking toegevoegd in de Ticketing App en ontvangt de toegewezene een notificatie.
Meer personen toevoegen aan de conversatie
Met de Cc-functionaliteit in e-mailbeheer worden personen die in de Cc-sectie van de reactie worden toegevoegd, automatisch opgenomen in de conversatie, zodat zij op de hoogte blijven van de ticketactiviteiten.
Hoe voorkom je dat bepaalde e-mails tickets worden
Als je een (gedeelde) supportmailbox gebruikt en geautomatiseerde e-mails (bijv. bouncebacks, back-upmeldingen, monitoringmeldingen) wilt filteren zodat ze niet in het ticketingsysteem terechtkomen, kun je Outlook-regels gebruiken.
Je kunt een regel maken in Outlook die e-mails automatisch verplaatst, archiveert of verwijdert op basis van specifieke criteria — zoals afzender, onderwerp of trefwoorden. Zo voorkom je dat ze in de inbox terechtkomen die door het ticketingsysteem wordt bewaakt.
Voorbeeld configuratie van regel
Stappen om de regel te maken:
Open de instellingen van Outlook en ga naar Regels
Klik op +Nieuwe regel toevoegen
Stel voorwaarden in (bijv. “van een specifiek adres” of “met specifieke woorden in het onderwerp”)
Kies een actie zoals “verplaatsen naar map” of “verwijderen”
Sla de regel op en pas deze toe
Ik hoop dat u deze post over inkomende e-mail in de Ticketing App nuttig vond.
Fijne dag!
Marc
#Ticketing #EmailToTicket #Klantenservice #Communicatie #Productiviteit #Management #MicrosoftTeams #TeamsWork
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Kommentare