Gegevens importeren / uploaden naar CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 16 mei
- 4 minuten om te lezen
In sales moet je focus liggen op het sluiten van deals – niet op het handmatig invoeren van gegevens. Om dit proces eenvoudiger te maken, hebben we een intuïtieve gegevensuploadfunctie ontwikkeld waarmee je eenvoudig je gegevens kunt importeren in CRM As A Service. Deze functie elimineert handmatige invoer, bespaart tijd en stelt je team in staat zich te concentreren op wat echt belangrijk is: verkopen.
Met deze functie kun je gegevens importeren vanuit Excel- of CSV-bestanden. Eenmaal geüpload zijn je gegevens direct beschikbaar in CRM As A Service.
In deze stapsgewijze handleiding laat ik je zien hoe je Leads, Contacten en Organisaties kunt uploaden naar CRM As A Service. Je kunt ook je Opportunities op een vergelijkbare manier uploaden.
1. Bereid je gegevens voor
Zorg ervoor dat de klantgegevens in je Excel-/CSV-bestand goed gestructureerd zijn (maximaal 25 MB) en duidelijk gelabelde kolommen bevatten voor elk gegeven (bijv. naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, enz.). Dit helpt het systeem om de velden correct toe te wijzen. Extra tips om je gegevens voor te bereiden:
Dubbele vermeldingen verwijderen
Identificeer en verwijder dubbele records, zoals herhaalde Leads of Contacten, om verwarring en overbodigheid in je CRM-systeem te voorkomen.
Corrigeer onvolledige of onjuiste gegevens
Vul waar mogelijk ontbrekende velden in en controleer de juistheid van essentiële gegevens zoals contactnamen, e-mails en bedrijfsnamen.
Verwijder onnodige velden
Verwijder kolommen of gegevens die niet nodig zijn in het CRM-systeem om ruis te voorkomen.
Verouderde of inactieve gegevens verwijderen
Identificeer en verwijder verouderde of inactieve Leads en Contacten die niet meer relevant zijn.
Vermijd speciale tekens of opmaakfouten
Verwijder overbodige speciale tekens, extra spaties of inconsistenties in opmaak die de import kunnen verstoren.
2. Ga naar de uploadfunctie
Zodra je bent ingelogd in CRM As A Service, ga je naar de werkbalk aan de linkerkant van je scherm. Klik op het beletselteken (drie puntjes) om het optiemenu te openen en klik vervolgens op de menu-optie Importeren.
3. Upload je bestand
Klik op de knop Importeren. Er opent een verkenner-venster. Zoek je gegevensbestand en klik op Openen. Zorg ervoor dat je bestand het juiste formaat heeft – Excel (.xlsx) of CSV (.csv).
4. Velden toewijzen
Je wordt gevraagd om kolommen uit je spreadsheet toe te wijzen aan de juiste velden in CRM As A Service. In CRM As A Service zijn de gegevens georganiseerd in de volgende entiteiten: Organisatie, Contact, Lead en Opportunity.
Bijvoorbeeld, wijs de kolom “Bedrijfsnaam” toe aan het veld “Naam” binnen “Organisatie”, en “E-mailadres” aan het veld “E-mail” binnen “Contact”.
Nauwkeurige toewijzing is cruciaal voor een correcte en efficiënte import.
Velden toewijzen voor Lead / Opportunity
Bij het toewijzen van een Lead / Opportunity zijn verplichte velden: de Opportunity-fase (alleen voor Opportunity) en de naam van de Contactpersoon of Organisatie.
Wijs deze toe aan de velden “Organisatienaam” en “Contactnaam”; ze worden automatisch gekoppeld aan de Lead / Opportunity.
Meerdere ingangen (Tags en Volgers)
In de CRM As A Service-app kunnen sommige velden – zoals Tags en Volgers – meerdere waarden bevatten. Tijdens het importeren is het echter niet mogelijk om meerdere waarden toe te wijzen. Voeg deze handmatig toe na de import.
Toegewezen waarde voor entiteitseigenaar
Er is geen specifiek formaat nodig voor de invoer in je bestand – het systeem is flexibel en verwerkt de gegevens correct. De entiteitseigenaar omvat alle appleden, inclusief de CRM-eigenaar.
Zodra je je velden hebt toegewezen, klik je op de knop Volgende om door te gaan met de import.
5. Gegevensvoorbeeld bekijken
Voor de laatste stap krijg je een voorbeeld te zien van je gegevens. Controleer of alles klopt. Zorg ervoor dat alle kolommen goed zijn toegewezen en dat er geen informatie ontbreekt.
Bij dubbele records kun je kiezen voor dupliceren of samenvoegen.
6. Import bevestigen
Zodra je hebt bevestigd dat alles correct is, klik je op de knop Voltooien. Je gegevens worden nu succesvol geïmporteerd in CRM As A Service en zijn klaar voor gebruik. De import kan enkele minuten duren. Je kunt later terugkomen om te controleren of de upload voltooid is. Daarna kun je direct aan de slag met je gegevens.
Door deze eenvoudige stappen te volgen kun je snel en efficiënt je gegevens uploaden naar CRM As A Service. Of je nu een paar records hebt of honderden – deze functie maakt gegevensbeheer moeiteloos.
Ik hoop dat deze post je heeft geholpen om de Lead-upload in CRM As A Service goed in te stellen.
Een fijne dag verder!
Klaar om je workflow te vereenvoudigen? Probeer onze CRM-app vandaag nog en ervaar het verschil zelf.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Comments