top of page
Zoeken

Automatische tickettoewijzing met Ticketing as a Service webhooks

Hallo allemaal,


Heb je ooit gewild dat Ticketing as a Service automatisch actie onderneemt wanneer een ticket van status verandert, zonder dat iemand dit handmatig hoeft te doen? Dat is precies wat webhooks mogelijk maken.


Een webhook is een manier voor Ticketing as a Service om een andere app op de hoogte te stellen zodra er iets gebeurt. Wanneer een ticket wordt aangemaakt, bijgewerkt of van status verandert, stuurt Ticketing een automatische melding naar een URL die je instelt. De app aan de andere kant ontvangt die melding direct en kan er meteen op reageren, zonder vertraging en zonder handmatige stappen.


Wanneer je dat koppelt aan Power Automate en de Ticketing API, kun je automatiseringen bouwen die in realtime reageren op ticketgebeurtenissen. Deze tutorial behandelt een voorbeeld: wanneer een ticket naar "Pending Approval" gaat, wijst een Power Automate-flow het ticket automatisch toe aan de juiste persoon, nog voordat iemand er iets voor hoeft te doen.


Tutorial: automatische tickettoewijzing bij statuswijziging

In deze tutorial is het scenario als volgt: wanneer een ticket naar "Pending Approval" gaat, bevraagt een Power Automate-flow het wachtrooster, de rotatielijst of het organogram van je organisatie en wijst automatisch de juiste goedkeurder toe.


"Pending Approval" is een aangepaste workflowstatus. Met Ticketing as a Service kun je je eigen ticketstatussen en overgangen definiëren naast de standaardopties, zodat je het exacte goedkeuringsproces van je team kunt modelleren. Je kunt deze tutorial volgen met elke status in je eigen instantie. Bekijk hoe je de ticketworkflow aanpast in Ticketing as a Service voor meer informatie.


De Power Automate-flow aanmaken

  1. Ga naar Power Automate en maak een nieuwe Instant cloud flow aan. Selecteer "When an HTTP request is received" als trigger.



  1. Stel vervolgens Who can trigger the flow? in op Anyone. Dit zorgt ervoor dat de gegenereerde URL het authenticatietoken bevat dat Ticketing nodig heeft om payloads succesvol af te leveren.



  1. Voeg een Condition-actie toe. Stel de linkerwaarde in op de expressie `triggerBody()?'data']?'status']?'to']`, de operator op is equal to en de rechterwaarde op Pending Approval.



Het zou er zo uit moeten zien:



  1. Voeg in de True-branch een HTTP-actie toe. Stel de methode in op PUT, de URL op de basis-URL van je Ticketing API en gebruik de expressie `triggerBody()?'data']?'ticket']?'id']` om het ticket-ID uit de payload op te halen.


https://teamswork.azure-api.net/ticketing/v1/tickets/@{triggerBody()?['data']?['ticket']?['id']}?key={your_key}&timezone=7

Voeg een `Content-Type: application/json` header toe en gebruik het volgende als request body.


Hier is een voorbeeld van de request body. Vervang de waarden door de daadwerkelijke gebruikersgegevens van je organisatie.


{
  "ticket": {
    "assignee": {
      "id": "a1b2c3d4-e5f6-7890-abcd-ef1234567890",
      "name": "Megan Bowen",
      "email": "megan@contoso.com"
    }
  },
  "user": {
    "id": "f9e8d7c6-b5a4-3210-fedc-ba9876543210",
    "name": "Allan Deyoung",
    "email": "allan@contoso.com"
  }
}

Het zou er zo uit moeten zien:



`ticket.assignee` is de persoon die wordt toegewezen. `user` is degene die de hertoewijzing uitvoert; dit wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek. Raadpleeg de Ticketing API-documentatie om de gebruikers-ID's en gegevens van je organisatie te vinden.

  1. Sla de flow op. Power Automate genereert een HTTP POST URL in de triggerstap. Kopieer deze URL.




De webhook toevoegen in Ticketing

  1. Ga in de Ticketing-instellingen naar Webhooks, klik op Add Webhook, voer een naam in en plak de Power Automate-URL in het veld URL.


  1. Voer een Secret Key in (een tekenreeks die je zelf definieert, minimaal 16 tekens), stel vervolgens Event entity in op Ticket en Event action op Status Changed.



  1. Schakel de webhook in en klik op Test Webhook. Je zou een 202-respons moeten zien, wat bevestigt dat Ticketing je Power Automate-flow succesvol kan bereiken.



Hoe het werkt in de praktijk

Zodra de flow is opgeslagen, wordt deze uitgevoerd bij elke `ticket.status_changed`-gebeurtenis, en alleen overgangen naar "Pending Approval" activeren de hertoewijzingslogica.


Een nieuw ticket is aangemaakt en de status is nog open.



Wanneer de status is gewijzigd naar "Pending Approval", is de toegewezen persoon veranderd naar Megan.



De webhook-payload bevat het gebeurtenistype, een uniek gebeurtenis-ID, een tijdstempel, het volledige ticketobject onder `data.ticket`, de actor onder `data.user` en de statusovergang onder `data.status` met de velden `from` en `to`. Bekijk de Ticketing Webhook-documentatie voor de volledige payloadreferentie.


Dit patroon werkt ook voor andere automatiseringsscenario's. Je kunt webhooks gebruiken om Ticketing as a Service te verbinden met Microsoft Copilot, tickets te routeren voor incidentmanagementworkflows, of aangepaste integraties te bouwen met de Ticketing API en aangepaste velden.


Hopelijk vind je dit artikel nuttig voor het bouwen van je eerste webhook-gestuurde automatisering in Ticketing as a Service.


Fijne dag verder!


Marc




TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.

 
 
 

Opmerkingen

bottom of page