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Recrear tickets entre instancias usando la API de Ticketing y Power Automate

Actualizado: hace 4 horas

Mover tickets de soporte es una necesidad común, ya sea por una reestructuración de departamentos, una nueva instancia de proyecto o la configuración de un entorno sandbox. Aunque es necesario, recrear datos puede parecer una tarea complicada.

Nuestro Sistema de ticketing para Microsoft Teams es intuitivo, y la gestión de tus datos —como recrear tickets entre instancias— debería ser igual de sencilla. Microsoft Power Automate proporciona la clave para esta simplicidad, optimizando eficazmente el proceso de recreación.


Esta guía te explica cómo usar una solución de Power Automate preconfigurada para transferir tickets sin problemas entre diferentes instancias de Ticketing As A Service.


Hemos preparado un paquete de solución para esto:



DESCARGO DE RESPONSABILIDAD:

  • Esta es una solución no administrada proporcionada como una herramienta para tu conveniencia. Úsala bajo tu propio riesgo.


LIMITACIONES DE ESTE FLUJO:

Debido a que este flujo utiliza la Ticketing API para leer tickets de una instancia y crearlos en otra, los siguientes elementos no pueden recrearse:

  • El contenido de texto enriquecido no se transfiere (por ejemplo: descripción del ticket)

  • El estado original del ticket; los tickets recién creados comienzan con el estado inicial del flujo de trabajo de destino

  • Los números originales de índice o referencia del ticket; estos se regeneran en la instancia de destino

  • Ciertos metadatos internos o IDs que no están expuestos a través de la Ticketing API tampoco pueden conservarse


Importar la solución de Power Automate

El primer paso es incorporar la solución de Power Automate en tu entorno. Piensa en esta solución como un conjunto de herramientas listo para usar, diseñado específicamente para esta tarea de recreación.

  1. Obtén el paquete de solución: Recibirás de nuestra parte un archivo .zip. Este paquete contiene los flujos de Power Automate necesarios para la recreación.

  2. Accede a Power Automate: Abre tu navegador web y ve a: https://make.powerautomate.com.

  3. Ir a Solutions: En el menú del lado izquierdo encontrarás “Solutions”. Si tienes varios entornos, asegúrate de seleccionar el correcto.


    Ir a Solutions

  4. Importar el archivo de solución: Haz clic en “Import solution” en la parte superior. Aparecerá una ventana de diálogo. Haz clic en “Browser”, busca el archivo .zip que guardaste y selecciónalo. Luego haz clic en “Next” y después en “Import”. Puede tardar unos momentos, pero cuando finalice verás la nueva solución en tu lista.


Importar una solución

Una vez importada, puedes hacer clic en la solución para ver los flujos incluidos. Entre ellos encontrarás algo como “Main - API Ticket Migration” y “Main - Excel Ticket Import”, junto con algunos flujos de utilidad que ayudan a que todo funcione correctamente. Lee también nuestro blog sobre cómo importar tickets desde Excel usando Power Automate.

Consideraciones importantes para la recreación

Aunque Power Automate simplifica el proceso, un poco de preparación puede marcar una gran diferencia:

  1. Armonía de campos: Antes de comenzar, asegúrate de que tus campos personalizados, categorías de etiquetas y etiquetas estén configurados de forma idéntica tanto en la instancia antigua como en la nueva. Si las estructuras no coinciden, el flujo podría encontrar problemas o algunos datos podrían no transferirse correctamente.

  2. Mantén simples los nombres de los campos personalizados: Al nombrar tus campos personalizados, es mejor evitar caracteres especiales como corchetes [ ] o puntos .. Además, asegúrate de que cada campo personalizado tenga un nombre único. Esto ayuda al sistema a mapear correctamente la información durante la recreación.

  3. Las etiquetas únicas son etiquetas felices: Asegúrate de que los nombres de tus etiquetas sean únicos en todas las categorías de etiquetas. Reutilizar el mismo nombre de etiqueta en diferentes categorías puede causar confusión y asignaciones incorrectas durante la importación.

  4. Formato del ID del solicitante: El flujo de recreación normalmente espera que los Requestor IDs estén en un formato específico llamado UUID (Universally Unique Identifier), y no como direcciones de correo electrónico. Ten esto en cuenta si tu configuración actual utiliza correos electrónicos como Requestor ID.


Recrear tickets usando el flujo de API

Ahora veamos el flujo “Main - API Ticket Migration”. Esta solución moverá tus tickets desde una instancia de origen hacia una instancia de destino.

Cuando ejecutes este flujo, se te pedirá que proporciones algunos datos clave:

  • baseURL_origin: Esta es la dirección web base de tu instancia de origen.

  • baseURL_destination: Esta es la URL base de tu instancia de destino. Si tu instancia de destino está en una región diferente, deberás usar la URL base correspondiente. Consulta la documentación de la API de Ticketing para conocer las URLs base de cada región.

  • secretKey_origin:  Esta es la clave API de la instancia desde la que estás recreando los tickets. Puedes encontrarla en la configuración de Instance API settings.

    API Key in settings

  • secretKey_destination: De manera similar, esta es la clave API de la instancia hacia la que estás recreando los tickets.

  • timezone: Especifica la zona horaria (por ejemplo, 7 para GMT+7) para asegurar que todas las marcas de tiempo se interpreten y muestren correctamente en la nueva instancia.

  • limit: Si tienes una gran cantidad de tickets, puedes procesarlos en lotes. Este valor establece el número máximo de tickets que se moverán en una sola ejecución.

  • offset: Esto te permite omitir un cierto número de tickets antes de comenzar la recreación — útil si estás continuando una recreación anterior o procesando tickets en bloques.


También hay una opción llamada “Migrate comment”. Si la estableces en true, los comentarios de los tickets también se moverán. Sin embargo, debes tener en cuenta que esto añade pasos adicionales para cada ticket y puede aumentar el tiempo de ejecución del flujo, además de consumir más acciones de Power Automate.


Mantén el control de tus datos de ticketing

Al aprovechar las capacidades de Ticketing As A Service y el poder de automatización de Power Automate, puedes gestionar tus datos de soporte con mayor confianza y flexibilidad. Este enfoque te permite adaptar tu configuración de ticketing a medida que tu organización evoluciona, asegurando que tus equipos siempre tengan la información que necesitan, justo donde la necesitan.



TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.


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