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Cómo registrar correos electrónicos en Microsoft Teams CRM

Mantener cada correo de una negociación en tu CRM normalmente implica copiarlo y pegarlo, y eso rara vez sobrevive a un día ajetreado. Email Log en CRM As A Service lo hace por ti, así puedes registrar correos electrónicos en CRM sin salir de tu bandeja de entrada. Hay dos maneras de hacerlo: enviar un mensaje nuevo a la dirección de correo propia de un registro, o reenviar un correo que ya recibiste a la dirección de reenvío de tu CRM. En ambos casos, el mensaje queda archivado en el lead, la oportunidad o el caso correcto, con el contacto y la organización vinculados automáticamente.


Nunca cambias de herramienta para lograrlo. Envía o reenvía directamente desde Outlook, y el mensaje fluye hacia tus registros dentro de Microsoft Teams. Email Log se apoya en la sincronización de correos electrónicos, la conexión que ya mantiene tus conversaciones en CRM As A Service.


Dos direcciones para cada registro

Abre cualquier Lead, Oportunidad o Caso y desplázate hasta la sección Log Emails en la parte inferior del formulario. Verás allí dos direcciones de correo, cada una con un botón para copiarla y un pequeño icono de información que explica su función.


Dirección de correo de la oportunidad, lead o caso

En la aplicación aparece como la Opportunity, Lead o Case Email Address, según el registro que abras. Úsala para un correo nuevo que estás a punto de enviar. Cada registro tiene la suya propia, así que una oportunidad podría ser meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com y la siguiente meganb+opportunity10@contoso.onmicrosoft.com. Pon la dirección en el campo To, CC o BCC, y tu correo se guarda directamente en ese registro. Todo lo que se envíe a meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com aparece en esa oportunidad y en ninguna otra parte.


Dirección de correo de reenvío

Usa esta dirección para un correo que ya recibiste. Se parece a meganb+forward@contoso.onmicrosoft.com, y funciona con cualquier mensaje que le reenvíes. CRM As A Service mira quién estaba en el correo original, no a ti como la persona que lo reenvía. Así que si el mensaje original vino de tu cliente alexw@contoso.onmicrosoft.com, reenviarlo vincula la conversación con Alex, además de la oportunidad y la organización con las que él está conectado.


Sincroniza primero tu buzón de Outlook

Email Log necesita un buzón de Outlook conectado, porque ese buzón es el que recibe tus mensajes registrados y los lee en CRM As A Service. Una vez sincronizado, cada lead, oportunidad y caso muestra automáticamente su propia dirección de correo en la sección Log Emails. Si aún no has conectado el tuyo, sigue la configuración de CRM As A Service en Outlook.


Quién puede ver un correo registrado depende de cómo esté conectado el buzón:

  • Sincronización de buzón compartido: todos en tu CRM pueden ver el correo registrado.

  • Sincronización de buzón privado: solo tú, el propietario del buzón, puedes verlo.


Registra un correo en tres pasos

  1. Abre el Lead, la Oportunidad o el Caso y desplázate hasta la sección Log Emails.

  2. Copia la Opportunity, Lead o Case Email Address para un mensaje nuevo, o la Forward Email Address para uno que ya tengas.

  3. Añade la dirección a tu correo como CC y envíalo, o reenvía el mensaje desde tu bandeja de entrada.



Cuando tu cliente responde, la respuesta vuelve a esa misma dirección, de modo que se guarda únicamente en ese registro. Una respuesta a meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com, por ejemplo, aparece en la pestaña History de la Oportunidad 9 y en ninguna otra parte.



Lo que ocurre automáticamente

CRM As A Service hace el archivado por ti una vez que llega el mensaje:

  • Creación de contacto: se crea un contacto nuevo si la dirección del remitente aún no está en tu CRM.

  • Historial de contacto: a un contacto existente se le añade el mensaje a su registro.

  • Vinculación relacionada: el correo se adjunta a la organización conectada cuando corresponde.

  • Solo el registro correcto: un correo enviado a la dirección de correo propia de un registro se guarda solo en ese registro, incluso si alguien incluido en él también está vinculado a otras negociaciones.


Dónde lo usan los equipos

  • Seguimiento de negociaciones: añade la dirección de un registro al campo BCC de cada presupuesto para que toda la negociación permanezca en la oportunidad.

  • Leads entrantes: reenvía el primer correo de un prospecto para conservar el hilo desde el primer día.

  • Visibilidad compartida: registra en un buzón compartido para que todo el equipo vea el mismo historial.

  • Casos de soporte: adjunta la respuesta de un cliente al caso correcto sin cambiar de herramienta.


Da a cada negociación su propia dirección, envía o reenvía tus mensajes, y tu equipo mantiene una vista completa de cada conversación con el cliente dentro de Microsoft Teams.




TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service y Checklist as a Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.

 
 
 

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