Je eerste factureringsdocument maken in Billing as a Service
Bijgewerkt op: 19 uur geleden
Hallo allemaal,
Billing as a Service laat je verschillende soorten factureringsdocumenten maken, waaronder offertes, verkooporders en verkoopfacturen. Ze volgen allemaal een vergelijkbaar aanmaakproces, dus als je er één kent, voelen de andere vertrouwd aan. In deze tutorial gebruiken we een offerte als voorbeeld en lopen we stap voor stap door het maken van je eerste factureringsdocument, van het eerste concept tot het indienen ter goedkeuring.
Factureringsdocumenten begrijpen
Een factureringsdocument is een formele vastlegging van een zakelijke transactie, zoals een offerte, verkooporder of verkoopfactuur. Elk document beschrijft de betrokken producten of diensten, met prijzen, voorwaarden en geldigheid. Een offerte geeft klanten bijvoorbeeld een duidelijk overzicht van je aanbod voordat ze beslissen.
Een factureringsdocument maken
Laten we nu een nieuw factureringsdocument maken. We gebruiken een offerte als voorbeeld. Bekijk de video of volg de onderstaande stappen:
Een nieuwe offerte toevoegen
Ga naar het tabblad Quotation en klik op + Add Quotation.
Voor deze tutorial slaan we de optie Create from Opportunity over en maken we in plaats daarvan een offerte helemaal opnieuw. Als je Skip selecteert, begin je met een lege offerte, zonder koppeling aan een bestaande opportunity.
Vul vervolgens de Titlevan de offerte in, kies de Organization die je factureert en eventueel een Contact, kies de Currency en Visibility, en klik daarna op Save.
Offertegegevens bewerken
Zodra je offerte is aangemaakt, krijgt deze de status Draft. Controleer en pas de belangrijkste gegevens aan voordat je verdergaat. Elk document heeft ook een documentreferentie waarmee het wordt geïdentificeerd en gevolgd, en je bepaalt zelf hoe die referentie wordt gegenereerd.
In het gedeelte Bill From is je standaard factureringsentiteit al ingevuld met de gegevens van het uitgevende bedrijf. Klik op Switch to a different billing entity als een ander bedrijf deze offerte moet uitgeven, of pas de gegevens handmatig aan voor dit document.
Het gedeelte Bill To wordt meestal automatisch ingevuld als er al een organisatie is gekoppeld aan het factureringsdocument. Zo niet, vul het dan aan met de gegevens van je klant. Stel daaronder de data Issued On en Valid Until in, en voeg een Customer Ref toe als je klant een eigen referentie gebruikt, zoals een PO-nummer.
Items toevoegen
Voeg je items toe door producten of diensten te kiezen uit je Catalog. Items uit de Catalog hebben hun prijs al ingesteld, en ook belasting en kortingen kun je vooraf instellen, zodat je ze niet telkens opnieuw invoert.
Staat het item niet in je Catalog, typ dan de naam en klik op Use As 1-Time Item om het direct toe te voegen en zelf de prijs en belasting in te stellen, of klik op Add Item to Catalog om het op te slaan voor de volgende keer. In beide gevallen kun je de prijs, belasting en korting per item op het document nog aanpassen.
Kortingen en toeslagen toevoegen
Naast de prijzen per item kun je kortingen of extra kosten toepassen op het hele document. Klik op Add Discount of Add Charge, voer de waarde in, en het documenttotaal wordt direct bijgewerkt.
Voorwaarden en opmerkingen toevoegen
In het gedeelte Terms and Notes gebruik je de standaard sjabloon voor voorwaarden en opmerkingen of schakel je over naar een ander sjabloon, en pas je de tekst zo nodig aan.
Bekijken en indienen ter goedkeuring
Klik op Preview om te zien hoe de offerte eruitziet en klik, zodra alles klopt, op Submit for Approval.
En dat is alles! Je eerste factureringsdocument is gemaakt en ingediend ter goedkeuring, allemaal binnen Microsoft Teams.
Zodra je offerte is goedgekeurd, kun je deze omzetten naar een verkooporder of een verkoopfactuur. Het nieuwe document neemt de gegevens over van de nieuwste versie van je offerte, dus je begint niet opnieuw, en je kunt alles aanpassen voordat je het afrondt.
Lees onze blog over de offerteworkflow.
Fijne dag!
Nog steeds tabbladen wisselen om dingen gedaan te krijgen? TeamsWork brengt je zakelijke apps naar Microsoft Teams, Ticketing, CRM, Checklisten Billing , zodat support, sales en taken allemaal daar leven waar je team al werkt. Microsoft Solutions Partner-gecertificeerd, vertrouwd door meer dan 500 organisaties.
Opmerkingen