De offerte-workflow beheersen in de Billing App

Billing As A Service voor Microsoft Teams biedt een duidelijke en georganiseerde workflow die ervoor zorgt dat elke offerte professioneel is, snel wordt goedgekeurd en nauwkeurig wordt gevolgd van creatie tot levering aan de klant — allemaal zonder uw Teams-omgeving te verlaten.

Offerte-workflow

Binnen Billing As A Service volgt elke offerte een eenvoudige workflow die is ontworpen voor controle en efficiëntie; deze workflow kan niet worden gewijzigd:

1. Ontwerp: Dit is de creatiefase. Teamleden bouwen de offerte op door items, prijzen en voorwaarden toe te voegen. Het blijft een intern document, alleen zichtbaar voor geautoriseerde gebruikers.

2. Wacht op goedkeuring: De offerte wordt formeel ingediend ter beoordeling en wacht op goedkeuring van een Manager of Beoordelaar, zodat prijzen en voorwaarden correct zijn voordat de klant deze ziet.

3. Goedgekeurd door manager: De offerte is goedgekeurd en klaar om naar de klant te worden verzonden.

4. Verzonden naar klant: Geeft aan dat de offerte is bezorgd en wacht op het besluit van de klant.

5. Markeren als geaccepteerd: Wanneer de klant formeel akkoord gaat met het voorstel, markeert u de offerte als Geaccepteerd. De offertestatus toont duidelijk het label Geaccepteerd, wat een directe visuele bevestiging geeft dat de deal is gewonnen.

   
   

   Zodra een offerte is geaccepteerd, kan uw team doorgaan naar de volgende stappen, zoals het genereren van de verkooporder of het maken van een factuur in de Offerte of in de Offertelijst.

6. Markeren als afgewezen: Wanneer de klant het voorstel afwijst, kunt u de offerte markeren als Afgewezen.

Een ontwerp en offerte herzie

Een veelvoorkomend punt van verwarring is hoe een offerte te herzien nadat deze is aangemaakt. De methode hangt volledig af van de huidige status van het document:

1. Een ontwerp herzien

Als de offerte de status Ontwerp of Wacht op goedkeuring heeft, kunt u een verzoek indienen om het offerteontwerp te herzien. Daarna kunt u regelitems bewerken, prijzen aanpassen of voorwaarden vrijelijk bijwerken en de workflow opnieuw bijwerken als u klaar bent. Open eenvoudig de offerte, maak uw bewerkingen en update de workflowstatus.

2. Wanneer een revisie vereist is na goedkeuring

Zodra een ontwerp is Goedgekeurd door manager of verplaatst naar Verzonden naar klant, kunt u de offerte niet meer wijzigen. In plaats daarvan moet u een Revisie van het document maken. Deze revisie kan worden uitgevoerd op alle Offertes die zijn goedgekeurd of geannuleerd.

Als u een Geannuleerde of Afgewezen offerte moet herzien, kunt u dit doen door deze tutorial te volgen:

U hoeft geen nieuwe offerte vanaf nul te maken.

1. Open de Afgewezen (of Geannuleerde) offerte.

2. Selecteer de optie om de offerte te Herzien.

3. Het systeem genereert een R1 (Revisie 1) op basis van die afgewezen/geannuleerde offerte.

Wat betekent de nieuwe offertereferentie: 'R1'?

Wanneer u een goedgekeurde of verzonden offerte herziet, wijst het systeem automatisch een nieuwe referentie-ID en versie toe.

Bijvoorbeeld, als de oorspronkelijke referentie Q-2025-11-003 was, wordt de eerste revisie Q-2025-11-003-R1.

• De tag R1 geeft aan dat dit document de eerste revisie van de oorspronkelijke offerte is. Als u deze opnieuw herziet, maakt het systeem automatisch R2, enzovoort.

• Dit duidelijke nummeringssysteem elimineert verwarring en zorgt ervoor dat iedereen in uw team — en uw klant — met de nieuwste prijzen en voorwaarden werkt.

Hoe de status van een offerte te wijzigen

Billing As A Service geeft uw team flexibele controle over de offerte-workflow, waardoor u de status direct vanuit de hoofdlijst of binnen het offerteformulier zelf kunt beheren. Er zijn twee verschillende opties die u kunt kiezen: vanuit het Offerteformulier en vanuit de Lijstweergave.

Wanneer u het daadwerkelijke offertedocument bekijkt, biedt het dropdown-menu geïntegreerde, tijdbesparende acties voor Eigenaren:

De status in de offerte wijzigen

Hoe een offerte te verwijderen

• Goedkeuren: Verplaatst de offerte naar de status 'Goedgekeurd'.

• Goedkeuren en PDF downloaden: Keurt de offerte goed en genereert de definitieve PDF voor handmatige verzending of archivering.

• Goedkeuren en per e-mail verzenden: Dit is de snelste optie. Het keurt de offerte goed en verzendt deze direct naar het gekoppelde klantcontact in Organisatie/Contact via uw gesynchroniseerde Outlook-e-mail.

• Ontwerp annuleren: Werkt de status bij naar "Geannuleerd" en wordt teruggezet naar de status "Ontwerp", waarbij u "Ontwerp herzien" moet kiezen om een nieuwe offerte op te stellen.

• Ontwerp verwijderen: Het verwijderen van een Offerte verwijdert de Offerte definitief; u kunt een Offerte alleen verwijderen als deze nog in concept is.

Status wijzigen vanuit de Lijst

U kunt uw status snel wijzigen zonder elk document te openen. Wanneer u uw lijst met offertes bekijkt, klikt u op het drie puntjes-menu (...) aan de rechterkant van de rij voor toegang tot belangrijke acties voor een gemakkelijkere manier om uw offertestatus in te stellen.

Probeer CRM gratis!

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.