Importar / Subir datos a CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 19 mar
- 4 Min. de lectura
Actualizado: 10 jun
En ventas, tu prioridad debe ser cerrar negocios, no quedar atrapado en la tediosa administración de datos. Para agilizar este proceso, hemos desarrollado una funcionalidad intuitiva de carga de datos que te permite importar fácilmente tu información en Microsoft Teams CRM. Esta funcionalidad te ayuda a eliminar la entrada manual de datos, ahorrar tiempo y permitir que tu equipo se concentre en lo que realmente importa: cerrar negocios.
Esta función te permite importar datos desde archivos de Excel o CSV. Una vez cargados los datos, estarán inmediatamente disponibles en CRM As A Service.
En esta guía paso a paso, te mostraré cómo subir tus prospectos, contactos y organizaciones a CRM As A Service. Puedes subir tus oportunidades de manera similar.
1. Prepara tus datos
Asegúrate de que la información de tus clientes esté bien estructurada en tu archivo Excel / CSV, con un tamaño máximo de 25 MB, y con columnas claramente etiquetadas para cada dato (por ejemplo: nombre, correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa, etc.). Esto permite al sistema asignar correctamente los campos. Algunos consejos adicionales para preparar tus datos:
Elimina duplicados
Identifica y elimina registros duplicados, como prospectos o contactos repetidos, para evitar confusión y redundancia en tu sistema CRM.
Corrige datos incompletos o incorrectos
Completa los campos faltantes cuando sea posible y verifica la precisión de la información esencial como nombres de contacto, correos electrónicos y nombres de empresa.
Elimina campos innecesarios
Quita columnas o campos no relevantes que no se necesiten en el sistema CRM para evitar desorden.
Verifica datos obsoletos o inactivos
Identifica y elimina prospectos y contactos obsoletos o inactivos que ya no son relevantes.
Evita caracteres especiales o errores de formato
Elimina caracteres especiales innecesarios, espacios adicionales o inconsistencias de formato que puedan causar problemas durante la importación.
2. Accede a la función de carga
Una vez que hayas iniciado sesión en CRM As A Service, localiza la barra de herramientas en el lado izquierdo de tu pantalla. Haz clic en el ícono de elipsis (tres puntos) para abrir el menú de opciones, luego haz clic en el elemento del menú Importar.
3. Sube tu archivo
Haz clic en el botón Importar. Se abrirá una ventana del explorador de archivos. Busca tu archivo de datos y haz clic en Abrir. Asegúrate de que tu archivo esté en formato Excel (.xlsx) o CSV (.csv).
4. Configura la asignación de campos
Se te pedirá que asignes las columnas de tu hoja de cálculo con los campos correspondientes en CRM As A Service. Los datos en CRM As A Service están organizados en las siguientes entidades: Organización, Contacto, Prospecto y Oportunidad.
Por ejemplo, puedes asignar la columna “Nombre de la empresa” al campo “Nombre” en “Organización”, y “Correo electrónico” al campo “Email” en “Contacto”.
Una asignación precisa es crucial para asegurar que tus datos se importen correctamente y de forma eficiente.
Configurar la asignación de campos para Prospecto / Oportunidad
Al asignar un Prospecto / una Oportunidad, debes asignar los campos obligatorios: etapa de la oportunidad (solo para Oportunidad) y el nombre del contacto o de la organización.
Deberás asignarlos a los campos “Nombre de la organización” y “Nombre del contacto”, y se vincularán automáticamente al Prospecto / la Oportunidad.
Entradas múltiples (Etiquetas y Seguidores)
En la aplicación CRM As A Service, algunos campos —como etiquetas y seguidores— pueden contener varias entradas. Sin embargo, al importar, no es posible asignar múltiples entradas. Deberás agregarlas manualmente en la aplicación después de la importación.
Valor de propietario de entidad asignado
No necesitas un formato específico para las entradas en tu archivo: el sistema es flexible y gestionará los datos correctamente. El propietario de la entidad incluye a todos los miembros de la aplicación, incluido el propietario del CRM.
Una vez que hayas asignado tus campos, haz clic en el botón Siguiente para continuar con la importación.
5. Vista previa de los datos
Antes de finalizar la importación, se te mostrará una vista previa de tus datos. Verifica que todo esté correcto. Asegúrate de que todas las columnas estén bien asignadas y que no falte ninguna información.
En caso de duplicados, puedes elegir duplicar o fusionar.
6. Confirmar importación
Después de confirmar que todo está en orden, haz clic en el botón Finalizar. Tus datos ahora se importarán con éxito en CRM As A Service y estarán listos para ser gestionados. El proceso de importación puede tardar varios minutos. Puedes volver más tarde para comprobar si la carga se ha completado. Una vez finalizada, tus datos estarán listos para ser gestionados.
Siguiendo estos simples pasos, puedes subir fácilmente tus datos a CRM As A Service. Ya sea que tengas unos pocos registros o cientos, esta funcionalidad hace que la gestión de datos sea eficiente y sin complicaciones.
Espero que este post te haya ayudado a configurar la carga de prospectos en CRM As A Service.
¡Que tengas un excelente día!
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TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.
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