Guía de Checklist de Onboarding de Empleados + Plantillas Gratuitas
- Marc (TeamsWork)
- hace 2 días
- 7 Min. de lectura
Comenzar un nuevo puesto puede resultar abrumador, no solo para los nuevos empleados, sino también para la persona responsable de gestionar el onboarding. Sin una estructura clara, pueden pasarse por alto pasos importantes, las expectativas pueden volverse poco claras y el onboarding puede volverse rápidamente caótico. Un checklist de onboarding te ayuda a aportar orden, coherencia y claridad a todo el proceso desde el principio.
Qué es el onboarding y por qué es importante
El onboarding es el proceso de integrar a los nuevos empleados en tu empresa. Va más allá del papeleo y del acceso a sistemas, e incluye ayudar a los nuevos empleados a comprender su rol, tu cultura y cómo pueden tener éxito. Cuando el onboarding se gestiona correctamente, se reduce la fricción inicial, se establecen expectativas más claras y se ayuda a los nuevos empleados a sentirse seguros durante sus primeras semanas.
Aproximadamente el 70 % de los nuevos empleados decide si un puesto es adecuado dentro de su primer mes, y casi el 29 % llega a esa decisión durante la primera semana, según el estudio de onboarding de Insight Global.
Las seis fases del onboarding
El onboarding suele seguir una progresión clara a lo largo del tiempo, con diferentes objetivos y actividades en cada etapa. Las seis fases del onboarding son:
Pre-onboarding (antes del primer día): Trabajo de preparación como papeleo, acceso a sistemas y comunicación inicial para ayudar a los nuevos empleados a sentirse preparados antes de empezar.
El primer día: Actividades de orientación que incluyen presentaciones, visión general del rol y políticas esenciales.
El segundo día: Recorridos por herramientas, explicaciones de flujos de trabajo y exposición temprana a tareas específicas del rol.
La primera semana: Formación más profunda, integración con el equipo y feedback temprano para abordar preguntas y vacíos.
El primer mes: Alineación de expectativas, desarrollo de habilidades y revisiones periódicas para apoyar el progreso.
El segundo mes y en adelante: Evaluaciones, definición de objetivos y desarrollo a largo plazo para apoyar una integración completa.
Estructurar el onboarding en fases ayuda a dosificar el aprendizaje, reducir la sobrecarga y apoyar a los nuevos empleados mientras se adaptan a su rol.
Desafíos comunes en el proceso de onboarding
El onboarding suele fallar porque demasiadas cosas ocurren al mismo tiempo y las responsabilidades no están claramente definidas. Los nuevos empleados pueden recibir un exceso de información, tener dificultades para entender las expectativas o experimentar estándares de onboarding diferentes según quién esté involucrado. A medida que aumenta la contratación, estos problemas se vuelven más difíciles de gestionar sin un enfoque coherente.
¿Por qué el onboarding suele fallar sin estructura?
El onboarding requiere coordinación entre múltiples personas, tareas y plazos. Cuando esta coordinación se gestiona de manera informal, la coherencia y la responsabilidad se ven rápidamente afectadas. Sin una forma estructurada de hacer seguimiento del progreso, el onboarding tiende a depender de la memoria, de comunicaciones dispersas y de seguimientos manuales, lo que incrementa el riesgo de que se omitan pasos.
¿Qué es un checklist de onboarding?
Un checklist de onboarding es una lista estructurada de tareas que te ayuda a gestionar el onboarding de manera clara y repetible. Convierte el onboarding de un proceso difuso en pasos definidos que pueden ser rastreados, asignados y revisados. En muchos contextos de RR. HH., también se le denomina checklist de onboarding de empleados.
Al utilizar un checklist, se crea un punto de referencia compartido para todos los involucrados en el onboarding, desde RR. HH. hasta managers e IT.
¿Por qué es importante un checklist de onboarding?
Un checklist de onboarding bien estructurado beneficia tanto a los nuevos empleados como a las personas que los acompañan.
Reduce la sobrecarga de información al dividir el onboarding en pasos manejables
Establece expectativas claras al mostrar qué debe completarse y cuándo
Mejora el compromiso al crear una experiencia más organizada y de apoyo
Se informa que los empleados que reciben un onboarding eficaz tienen 18 veces más probabilidades de sentirse comprometidos con su empleador, lo que refuerza el impacto emocional y de rendimiento de un onboarding bien pensado.
¿Qué debería incluir un checklist de onboarding?
Un checklist de onboarding debe cubrir las tareas que los nuevos empleados y los equipos internos necesitan completar en cada etapa.
Tareas de cumplimiento
Papeleo, confirmaciones de políticas y permisos de acceso que deben completarse de forma precisa y puntual.
Clarificación de rol y responsabilidades
Pasos de formación, expectativas del puesto y objetivos iniciales que ayudan a los nuevos empleados a entender qué se espera de ellos.
Cultura y conexión
Tareas que introducen los valores de la empresa, las normas del equipo y oportunidades para construir relaciones.
Feedback y desarrollo continuo
Revisiones y puntos de feedback que ayudan a identificar brechas de forma temprana y a mejorar el onboarding con el tiempo.
Estas áreas de tareas pueden involucrar a varias personas y plazos, y mantener todo alineado puede ser difícil. Aquí es donde Checklist as a Service apoya los flujos de onboarding de RR. HH. para mantener las tareas visibles, asignadas y coherentes sin depender de documentos dispersos.
Beneficios de usar un checklist de onboarding
Cuando las tareas de onboarding están claramente documentadas, el impacto se hace visible en la ejecución diaria.
Previene la sobrecarga: Divide el onboarding en pasos manejables para que los nuevos empleados no se sientan abrumados.
Aclara roles: Las tareas claras hacen evidentes las expectativas para todos.
Mantiene la coherencia: Un único checklist garantiza la misma experiencia en todos los equipos.
Mejora con el tiempo: Los pasos documentados facilitan la revisión y mejora del onboarding.
Aunque estos beneficios se aplican de forma general, el onboarding no es igual para todos los roles o situaciones. Diferentes responsabilidades y configuraciones de trabajo suelen requerir distintos formatos de checklist.
Tipos de checklists de onboarding que puedes necesitar
El onboarding es gestionado por múltiples equipos internos con diferentes responsabilidades. Usar checklists separados ayuda a definir la responsabilidad, evitar solapamientos y mantener el onboarding enfocado. Esto también depende de una colaboración eficaz entre equipos, especialmente cuando RR. HH., managers e IT deben coordinar tareas en diferentes plazos.
Checklist de onboarding de RR. HH.
Este checklist respalda las responsabilidades de RR. HH., como cumplimiento normativo, documentación, registros de empleados y confirmaciones de políticas que deben completarse de forma precisa y puntual.
Checklist de onboarding para managers
Este checklist ayuda a los responsables de contratación a hacer seguimiento de tareas específicas del rol, incluyendo formación, definición de objetivos, expectativas de rendimiento y feedback temprano.
Checklist de onboarding de IT
Un checklist de onboarding de IT cubre el acceso a sistemas, herramientas, requisitos de seguridad y configuración de equipos para garantizar que los nuevos empleados estén listos para trabajar desde el primer día.
Checklist de onboarding para empleados remotos
Este checklist aborda la coordinación adicional necesaria para empleados remotos, como la configuración de comunicaciones, el acceso a herramientas y el compromiso continuo sin interacción presencial.
Contar con el tipo de checklist adecuado es un buen punto de partida, pero la forma de utilizarlo es igual de importante. Un checklist solo funciona cuando es fácil de seguir, se actualiza de forma constante y es visible para todos los involucrados en el onboarding.
Consejos para usar un checklist de onboarding de forma eficaz
Un checklist de onboarding debe facilitar el proceso, no añadir más trabajo administrativo. Estos consejos te ayudan a obtener el máximo valor de tu checklist a medida que aumenta la contratación.
Mantén la simplicidad. Incluye solo las tareas esenciales para cada fase.
Asigna un responsable. Haz que cada tarea tenga una persona claramente responsable.
Comparte el checklist. Usa una única lista compartida para que todos estén alineados.
Actualízalo con regularidad. Revísalo después de cada ciclo de contratación para mantenerlo relevante.
¿Cómo mejorar y medir el proceso de onboarding?
Puedes mejorar el onboarding recopilando feedback de los nuevos empleados, revisando la finalización del checklist y ajustando los pasos con el tiempo para apoyar mejor a futuras contrataciones.
A medida que el onboarding se vuelve más colaborativo y repetible, gestionar checklists manualmente puede empezar a resultar limitante. Este suele ser el punto en el que los equipos buscan una forma más estructurada de gestionar el onboarding sin añadir fricción.
Checklist as a Service para gestionar el onboarding a escala
Nuestro Checklist as a Service te ofrece una forma práctica de aplicar estos consejos de manera coherente, especialmente cuando el onboarding involucra a varias personas y procesos recurrentes.
Diseñado para un onboarding colaborativo
Puedes mantener las tareas de onboarding visibles y compartidas entre RR. HH., managers e IT, para que todos sepan qué debe hacerse y cuándo.
Diseñado para procesos repetibles
En lugar de reconstruir los pasos de onboarding cada vez, puedes reutilizar y ajustar los checklists a medida que cambian los roles y las necesidades de contratación.
Funciona dentro de Microsoft Teams
Si ya colaboras en Microsoft Teams, puedes gestionar el onboarding sin cambiar de herramienta. Puedes configurar tu checklist de onboarding en Microsoft Teams y hacer seguimiento del progreso en el mismo espacio donde ocurre el trabajo diario.
Plantillas de checklist de onboarding de empleados para empezar más rápido
Las plantillas pueden ayudarte a avanzar más rápido sin empezar desde cero, especialmente cuando el onboarding debe ser coherente entre roles o equipos. A continuación se muestra un ejemplo de plantillas de checklist de onboarding de empleados de Checklist as a Service. Puedes añadir o eliminar tareas, editar detalles, establecer fechas de vencimiento y asignar responsables o revisores para adaptarlas al flujo de trabajo de tu equipo.
Con Checklist as a Service, obtienes acceso a una biblioteca de más de 300 plantillas de checklist listas para usar que puedes adaptar a tu flujo de onboarding manteniendo las tareas flexibles y relevantes.
TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service y Checklist as a Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.
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