Cómo sus clientes pueden interactuar con su asignado usando correo electrónico (Correo Electrónico a Ticket) con la Aplicación de Ticketing
- Marc (TeamsWork)
- 12 feb
- 3 Min. de lectura
Actualizado: hace 1 día
Hola a todos,
Contrario a lo que se podría pensar, el uso del correo electrónico para contactar con el servicio al cliente sigue en aumento.Hoy les presentaré una función esencial de la Aplicación de Ticketing de Microsoft, que es la capacidad de que su cliente interactúe con su agente utilizando correo electrónico, también conocido como correo electrónico a ticket.
¿Problemas al configurar un buzón? Consulta este blog
Configurar tu correo electrónico para ticket
Para obtener más información, puedes leer los puntos destacados a continuación o ver este video con una explicación más detallada.
Vaya al área de configuración y abra la opción Correo electrónico a ticket:
Haga clic en +Cuenta de correo electrónico.
Seleccione el buzón de correo que desea utilizar.
Confirmación es el correo electrónico que recibirá el usuario cuando envíe una nueva consulta por correo electrónico.
Puede configurar una firma de correo electrónico que se añadirá automáticamente a todos los mensajes de su equipo de soporte.
El cliente envía un correo electrónico a la dirección de soporte
Adele, una usuaria externa a la empresa, necesita ayuda. Por lo tanto, envía un ticket utilizando el correo electrónico.
Notificación al asignado
Como administrador de la mesa de ayuda de TI, Allan recibe notificaciones de nuevas solicitudes enviadas por correo electrónico. Para optimizar el proceso, Allan usa la función de automatización, que asigna automáticamente la solicitud a él. Para obtener más detalles sobre la función de automatización, puedes leer este blog.
El solicitante recibe un correo de confirmación
Adele ha recibido un correo de confirmación después de enviar un ticket por correo electrónico.
El asignado crea un nuevo ticket en nombre de un solicitante externo
Allan crea un ticket en nombre de John. Pero como John es un usuario externo, Allan debe crear el ticket utilizando el correo electrónico de John como solicitante.
El asignado comenta un ticket
Cuando un asignado agrega un comentario a un ticket, por defecto se envía un correo electrónico al solicitante.
El solicitante responde al correo electrónico
Cuando el solicitante responde al correo electrónico, la respuesta se añade automáticamente como un comentario en la aplicación de Ticketing y se notifica al asignado.
Agregar más personas a la conversación
Con la gestión de correos en Cc, cuando Adele agrega personas en el campo "Cc" en su respuesta, estas quedan registradas en la conversación y reciben actualizaciones sobre la actividad del ticket.
Cómo evitar que correos específicos se conviertan en tickets
Si utilizas un buzón de soporte (compartido) y deseas filtrar ciertos correos automáticos (por ejemplo: rebotes, alertas de respaldo, notificaciones de monitoreo) para que no se importen al sistema de ticketing, puedes usar Reglas de Outlook.
Puedes crear una regla en Outlook que mueva automáticamente, archive o elimine correos en función de ciertos criterios (por ejemplo: dirección del remitente, asunto o palabras clave). Esto evita que lleguen a la carpeta supervisada por el sistema Ticketing.
Ejemplo de configuración de regla
Pasos para crear la regla:
Abre la Configuración de Outlook y ve a Reglas
Haz clic en +Agregar nueva regla
Establece condiciones (por ejemplo: "de una dirección específica" o "con palabras específicas en el asunto")
Elige una acción como "mover a una carpeta" o "eliminar"
Guarda y aplica la regla
Espero que disfrutes este post sobre correo electrónico entrante en la aplicación de Ticketing.
¡Que tengas un gran día!
Marc
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TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.
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