Visibilidade de Grupos no CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- há 4 horas
- 4 min de leitura
No CRM As A Service, as definições de visibilidade determinam quem pode ver e interagir com itens recém-criados — desde Contactos e Leads até Oportunidades e Organizações. Estas definições ajudam as equipas a colaborar de forma eficaz, mantendo os dados sensíveis sob controlo.
Este artigo explica como funciona a Visibilidade de Grupos no CRM As A Service, incluindo as diferenças entre visibilidade Privada, de Grupo e de Organização, bem como o impacto dos grupos no acesso. Vai aprender a aplicar estas regras em cenários reais para garantir que as pessoas certas têm acesso no momento certo, sem complexidade desnecessária.
Configurar visibilidade predefinida (Proprietário) Configurar visibilidade manualmente Exemplo de caso de uso
Nota: A Visibilidade de Grupos está disponível apenas em determinados planos. Consulte a nossa página de preços.
Configurar visibilidade predefinida
Os proprietários do CRM podem configurar a visibilidade predefinida para cada tipo de item no CRM As A Service. Isto determina como os novos itens são partilhados no momento da criação.
1. Privada
A visibilidade Privada é a mais restritiva. Quando um item é definido como Privado, apenas pode ser acedido por:
O proprietário do item
Os proprietários do grupo (apenas para itens privados dentro do seu grupo)
Os membros regulares do grupo não têm acesso, a menos que sejam adicionados como Colaboradores. Este nível de visibilidade é ideal para Leads em fase inicial, Oportunidades sensíveis ou registos em rascunho.
2. Grupo
A visibilidade de Grupo permite uma colaboração estruturada dentro de uma equipa. Quando um item é definido como Grupo, o acesso é concedido a:
O proprietário do item
Todos os membros do grupo
Os proprietários do grupo
Funciona bem para equipas regionais, departamentos ou grupos funcionais que necessitam de visibilidade partilhada. Se o proprietário pertencer a um grupo com apenas um membro, a visibilidade de Grupo comporta-se da mesma forma que a visibilidade Privada.
Se um utilizador pertencer a vários grupos (como membro ou proprietário), pode definir um grupo preferido ao criar um item.
3. Organização
A visibilidade de Organização torna um item disponível para todos os utilizadores do CRM. O CRM As A Service suporta dois modos de Organização:
Organização (Leitura): todos os utilizadores podem ver o item
Organização (Escrita): todos os utilizadores podem ver e editar o item
Esta definição é normalmente utilizada para Organizações partilhadas, Contactos globais ou dados de referência.
Configurar visibilidade manualmente
Os proprietários dos itens podem atualizar manualmente a visibilidade dos itens que possuem diretamente a partir da página do item. Em páginas como Lead, Oportunidade, Contacto ou Organização, a visibilidade pode ser alterada no topo da página. Qualquer alteração entra em vigor imediatamente e segue as mesmas regras de Visibilidade de Grupos.
Exemplo de caso de uso
Para ver como a Visibilidade de Grupos funciona na prática, considere a forma como a Contoso Teams estrutura as suas equipas regionais de vendas. A empresa tem dois grupos de vendas — US West Sales e US East Sales — cada um responsável pelo seu próprio território.
Caso de uso 1: Visibilidade de Grupo dentro de uma equipa
Alex, membro da equipa US West Sales, cria um Lead para um potencial cliente na região oeste e define a visibilidade como Grupo. De acordo com as regras de visibilidade de grupo, o Lead é automaticamente partilhado com todos os membros do grupo do Alex.
Alex e Diego (US West Sales) podem aceder ao Lead
Allan e Adele (US East Sales) não conseguem ver o Lead
Caso de uso 2: Visibilidade Privada com acesso do proprietário do grupo
Allan, membro da US East Sales, cria um Lead e define a sua visibilidade como Privada. Apesar de Adele pertencer ao mesmo grupo, não consegue aceder ao Lead, uma vez que a visibilidade Privada restringe o acesso ao proprietário.
Allan pode aceder ao Lead
Adele não pode aceder, apesar de pertencer ao mesmo grupo
Alex não pode aceder, pois pertence a um grupo diferente
Caso de uso 3: Utilizador pertencente a vários grupos
Como gestora, a Megan pertence tanto ao US West Sales como ao US East Sales. Ao criar um Lead, é-lhe pedido que selecione um grupo preferido. A visibilidade de Grupo do Lead segue então o grupo selecionado.
Se a Megan selecionar US West Sales, o Alex e o Diego podem aceder ao Lead
Allan e Adele não podem aceder
Conclusão
A Visibilidade e os Grupos são pilares fundamentais da colaboração segura no CRM As A Service. Quando configurados corretamente, garantem que as pessoas certas têm o nível de acesso adequado no momento certo — sem acrescentar complexidade para os utilizadores.
Com definições predefinidas claras e grupos bem estruturados, as equipas podem concentrar-se menos em permissões e mais em fechar negócios, resolver casos e construir relações sólidas com os clientes.
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