Groepszichtbaarheid in CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 4 uur geleden
- 3 minuten om te lezen
In CRM As A Service bepalen zichtbaarheidinstellingen wie nieuw aangemaakte items kan zien en ermee kan werken — van Contacten en Leads tot Verkoopkansen en Organisaties. Deze instellingen helpen teams effectief samen te werken, terwijl gevoelige gegevens goed beschermd blijven.
Dit artikel legt uit hoe Groepszichtbaarheid werkt in CRM As A Service, inclusief de verschillen tussen Privé-, Groeps- en Organisatiezichtbaarheid, en hoe groepen de toegang beïnvloeden. Je leert hoe je deze regels toepast in praktijksituaties, zodat de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben — zonder onnodige complexiteit.
Standaardzichtbaarheid configureren (Eigenaar) Zichtbaarheid handmatig configureren Voorbeeld use case
Opmerking: Groepszichtbaarheid is alleen beschikbaar in bepaalde abonnementen. Raadpleeg onze prijspagina voor meer informatie.
Standaardzichtbaarheid configureren
CRM-eigenaren kunnen de standaardzichtbaarheid instellen voor elk itemtype in CRM As A Service. Dit bepaalt hoe nieuwe items worden gedeeld op het moment dat ze worden aangemaakt.
1. Privé
Privé is de meest beperkende zichtbaarheidinstelling. Wanneer een item op Privé staat, is het alleen toegankelijk voor:
De eigenaar van het item
Groepseigenaren (alleen voor privé-items binnen hun groep)
Gewone groepsleden hebben geen toegang, tenzij zij worden toegevoegd als Collaborators. Dit zichtbaarheidsniveau is ideaal voor Leads in een vroege fase, gevoelige Verkoopkansen of conceptrecords.
2. Groep
Groepszichtbaarheid maakt gestructureerde samenwerking binnen een team mogelijk. Wanneer een item is ingesteld op Groep, krijgen toegang:
De eigenaar van het item
Alle groepsleden
De groepseigenaren
Dit werkt goed voor regionale teams, afdelingen of functionele groepen die gedeelde zichtbaarheid nodig hebben. Als de eigenaar lid is van een groep met slechts één lid, gedraagt Groepszichtbaarheid zich hetzelfde als Privé.
Als een gebruiker lid is van meerdere groepen (als lid of eigenaar), kan hij of zij bij het aanmaken van een item een voorkeursgroep selecteren.
3. Organisatie
Organisatiezichtbaarheid maakt een item beschikbaar voor iedereen binnen het CRM. CRM As A Service ondersteunt twee Organisatiemodi:
Organisatie (Lezen): alle gebruikers kunnen het item bekijken
Organisatie (Schrijven): alle gebruikers kunnen het item bekijken en bewerken
Deze instelling wordt vaak gebruikt voor gedeelde Organisaties, globale Contacten of referentiegegevens.
Zichtbaarheid handmatig configureren
Item-eigenaren kunnen de zichtbaarheid van hun eigen items handmatig aanpassen via de itempagina. Op pagina’s zoals Lead, Verkoopkans, Contact of Organisatie kan de zichtbaarheid bovenaan de pagina worden gewijzigd. Wijzigingen worden direct toegepast en volgen dezelfde regels voor Groepszichtbaarheid.
Voorbeeld use case
Om te laten zien hoe Groepszichtbaarheid in de praktijk werkt, bekijken we hoe Contoso Teams zijn regionale salesteams heeft ingericht. Het bedrijf heeft twee salesgroepen — US West Sales en US East Sales — die elk verantwoordelijk zijn voor hun eigen regio.
Use case 1: Groepszichtbaarheid binnen een team
Alex, lid van het US West Sales-team, maakt een Lead aan voor een potentiële klant in de westelijke regio en stelt de zichtbaarheid in op Groep. Volgens de regels van Groepszichtbaarheid wordt de Lead automatisch gedeeld met alle leden van Alex’ groep.
Alex en Diego (US West Sales) hebben toegang tot de Lead
Allan en Adele (US East Sales) kunnen de Lead niet zien
Use case 2: Privézichtbaarheid met toegang voor groepseigenaar
Allan, lid van US East Sales, maakt een Lead aan en stelt de zichtbaarheid in op Privé. Hoewel Adele tot dezelfde groep behoort, kan zij de Lead niet openen, omdat Privézichtbaarheid de toegang beperkt tot de eigenaar.
Allan heeft toegang tot de Lead
Adele heeft geen toegang, ondanks dat zij in dezelfde groep zit
Alex heeft geen toegang, omdat hij tot een andere groep behoort
Use case 3: Gebruiker die tot meerdere groepen behoort
Als manager behoort Megan zowel tot US West Sales als US East Sales. Bij het aanmaken van een Lead wordt zij gevraagd een voorkeursgroep te selecteren. De Groepszichtbaarheid van de Lead volgt vervolgens de geselecteerde groep.
Als Megan US West Sales selecteert, hebben Alex en Diego toegang tot de Lead
Allan en Adele hebben geen toegang
Conclusie
Zichtbaarheid en Groepen vormen de basis voor veilige samenwerking binnen CRM As A Service. Wanneer ze correct zijn ingesteld, zorgen ze ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste toegang hebben — zonder extra complexiteit voor gebruikers.
Met duidelijke standaardinstellingen en goed gestructureerde groepen kunnen teams zich minder bezighouden met rechten en meer focussen op het sluiten van deals, het afhandelen van cases en het opbouwen van sterke klantrelaties.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Opmerkingen