Facturatiesoftware vs boekhoudsoftware: wat is het verschil?

Facturatiesoftware en boekhoudsoftware worden in Nederland vaak door elkaar gehaald, omdat beide met facturen en klantgegevens werken. Het verschil tussen facturatiesoftware en boekhoudsoftware zit vooral in hoe breed het pakket gaat.

Een facturatieprogramma richt zich op het opstellen, versturen en opvolgen van facturen. Boekhoudsoftware verwerkt daarnaast je inkomsten, uitgaven, bankmutaties, btw-aangifte en jaarrekening, waardoor facturatie daar één onderdeel van een grotere administratie is. Welke van de twee bij jou past, hangt af van wie je boekhouding doet en hoe je verkoopproces eruitziet.

Wat is een facturatieprogramma?

Een facturatieprogramma is software waarmee je facturen opmaakt, verstuurt en opvolgt, zonder dat je de volledige financiële administratie erin bijhoudt. Het vervangt losse documenten en handmatig rekenwerk door vaste sjablonen, klantgegevens en automatische berekeningen.

De meeste facturatiesystemen bieden een vergelijkbare set functies:

• Facturen opmaken: met een eigen huisstijl, btw-percentages en vaste sjablonen.

• Klant- en productgegevens: één plek voor adresgegevens, prijzen en artikelen.

• Status opvolgen: zien welke facturen open staan en welke betaald zijn.

• Herinneringen versturen: automatisch een reminder bij een openstaand bedrag.

• Documenten voor de sale: offertes en orders die aan de factuur voorafgaan.

Voor teams die nu nog in spreadsheets werken is de stap naar een pakket vooral een stap weg van dubbel typwerk, zoals de vergelijking tussen facturatiesoftware en Excel laat zien.

Wat is boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware beheert je volledige financiële administratie en gaat daarmee verder dan facturen versturen. Alles wat invloed heeft op je cijfers komt erin terecht, van bonnetjes tot bankmutaties.

Typische functies zijn het vastleggen van inkomsten en uitgaven, debiteuren- en crediteurenadministratie, het koppelen en afletteren van je bankrekening, de btw-aangifte, en rapportages zoals de winst- en verliesrekening en de jaarrekening. Veel boekhoudpakketten kunnen daarnaast zelf facturen versturen, wat precies de reden is dat de twee categorieën door elkaar lopen. Het onderscheid blijft dat facturatie daar een module is binnen een breder administratiesysteem.

Facturatiesoftware vs boekhoudsoftware: de verschillen op een rij

Facturatiesoftware werkt naar de klant toe, boekhoudsoftware werkt naar je administratie en je aangiftes toe. Onderstaande tabel zet de belangrijkste punten naast elkaar.

	Facturatiesoftware	Boekhoudsoftware
Hoofdfocus	Verkoop- en facturatieproces	Volledige financiële administratie
Typische taken	Offertes, orders, facturen, herinneringen	Inkomsten, uitgaven, afletteren, rapportage
Documenten	Offertes, verkooporders, verkoopfacturen	Grootboek, btw-aangifte, jaarrekening
Wie gebruikt het	Verkoop en binnendienst	Boekhouder, accountant, financiële afdeling
Facturen versturen	Ja	Vaak wel
Bankkoppeling	Meestal niet	Standaard

Die overlap bepaalt je keuze. Dekt je boekhoudpakket de manier waarop jij offertes maakt en factureert al volledig, dan heb je er weinig aan om daar een tweede systeem naast te zetten.

Wanneer facturatie breder is dan facturen versturen

In Nederlands taalgebruik betekent facturatiesoftware meestal het versturen van facturen en offertes, terwijl sommige pakketten het hele traject vóór de factuur afdekken. Dat verschil is groter dan het lijkt, want juist in dat traject zit het werk bij bedrijven met een verkoopteam.

Denk aan prijsafspraken en kortingen die per klant verschillen, offertes die intern goedgekeurd moeten worden voordat ze de deur uit gaan, verkooporders die na akkoord van de klant ontstaan, en een catalogus met vaste artikelen en tarieven. Wie die stappen los van elkaar bijhoudt, typt dezelfde regels drie keer over. De keten van offerte naar verkooporder en verkoopfactuur beschrijft hoe die documenten zich tot elkaar verhouden, en het bredere quote-to-cash-proces plaatst de factuur als sluitstuk van een verkooptraject in plaats van als los document.

Belangrijk om scherp te houden: een pakket dat dit traject afdekt, doet nog steeds geen btw-aangifte en levert geen jaarrekening. Dat blijft werk voor je boekhoudsoftware of je boekhouder.

Facturatiesoftware koppelen aan je boekhouding

Een koppeling zorgt dat je verkoopfacturen automatisch in de boekhouding landen, zodat niemand ze nog een tweede keer invoert. In de praktijk zie je vier manieren, van meest naar minst geautomatiseerd:

1. Directe koppeling: je facturatiepakket stuurt de facturen zelf door naar het boekhoudpakket.

2. Toegang geven: je boekhouder krijgt een eigen login en haalt eruit wat nodig is.

3. Bestandsformaat gebruiken: je exporteert facturen als UBL-bestand, dat boekhoudsoftware machinaal kan inlezen.

4. Periodieke export: je stuurt elke maand of elk kwartaal een CSV-export door.

Controleer vóór je kiest welke van deze routes het pakket van jouw boekhouder ondersteunt, want dat verschilt per leverancier. Dezelfde vraag geldt voor je CRM: informatie uit het verkooptraject hoort door te lopen naar de factuur, wat één van de redenen is dat het lead-to-cash-proces over meerdere systemen tegelijk gaat.

Samenwerken met je boekhouder of accountant

Bij veel Nederlandse bedrijven zit de boekhouding bij een externe boekhouder of accountant, en dat verandert de vraag welk pakket je zelf nodig hebt. Je hoeft dan zelf geen volledig boekhoudsysteem te bedienen, maar je wilt wel de facturatie in eigen hand houden.

Die verdeling werkt in de praktijk zo:

• Jij factureert: offertes, orders en verkoopfacturen maak je zelf, dicht bij je klantcontact.

• Je boekhouder verwerkt: aangiftes, afletteren en rapportages blijven bij het kantoor.

• De koppeling verbindt beide: via een directe verbinding, een login of een periodieke export.

Overleg met je boekhouder voordat je een pakket vastlegt. Werkt het kantoor al met een vast boekhoudsysteem, dan bepaalt dat mede welke facturatieoplossing praktisch is.

Heb je facturatiesoftware, boekhoudsoftware of beide nodig?

Dat hangt af van wie je administratie doet en hoeveel er vóór de factuur gebeurt. Drie situaties komen het meest voor:

• Alleen boekhoudsoftware is genoeg wanneer je facturatie eenvoudig is en je zelf ook de administratie en aangiftes wilt doen.

• Alleen facturatiesoftware past wanneer je boekhouding bij een externe boekhouder ligt en jij vooral snel en netjes wilt factureren.

• Beide naast elkaar is logisch zodra offertes, goedkeuringen, orders, prijsregels of CRM-informatie een rol spelen en je de boekhouding gescheiden wilt houden.

Groeiende bedrijven schuiven meestal van de eerste naar de derde situatie, omdat het verkooptraject complexer wordt terwijl de administratie op zijn plek blijft.

Waar je op let bij het kiezen

Vergelijk pakketten op de punten die jouw werkwijze raken, niet op het aantal functies in de brochure. Deze criteria komen in vergelijkingen steeds terug:

• Koppelingen: sluit het aan op het boekhoudpakket van jou of je boekhouder.

• Gebruiksgemak: kan iemand zonder uitleg een factuur versturen.

• Dekking van je proces: worden offertes, orders en goedkeuringen ook ondersteund.

• Btw en kortingen: zijn tarieven en kortingsregels instelbaar zoals jij ze afspreekt.

• Kosten: wat betaal je per maand, per gebruiker of per organisatie.

• Proefperiode: kun je het testen met je eigen facturen voordat je overstapt.

Test het met een echte offerte en een echte factuur uit je eigen administratie. Een demo met voorbeeldgegevens laat zelden zien waar jouw proces vastloopt.

Klantfacturatie dicht bij verkoop in Microsoft Teams

Ligt je boekhouding al goed en werkt je verkoopteam nog met losse offertes en orders, dan is dat het gat dat Billing as a Service dicht. De native Microsoft Teams-app brengt Offertes, Verkooporders en Verkoopfacturen samen in Teams, met goedkeuringen, instelbare btw en kortingen, een gedeelde Catalogus en een koppeling met de Opportunity in CRM as a Service.

De app richt zich op de klantfacturatie en laat je boekhouding waar die hoort, bij je boekhoudpakket of je boekhouder. Wil je zien of dat bij jouw werkwijze past, probeer het dan met je eigen offertes en facturen.

Probeer Billing as a Service gratis

Veelgestelde vragen

Wat is een facturatiesysteem?

Een facturatiesysteem is software waarmee je facturen opmaakt, verstuurt en opvolgt, met vaste sjablonen, klantgegevens en automatische berekeningen. De meeste systemen houden ook offertes, openstaande bedragen en betaalherinneringen bij, zonder je volledige boekhouding te vervangen.

Wat is het verschil tussen boekhouden en factureren?

Factureren is het opstellen en versturen van rekeningen aan je klanten, boekhouden is het vastleggen en verwerken van alle financiële gegevens van je bedrijf. Factureren levert de documenten op, boekhouden verwerkt die documenten samen met je uitgaven, bankmutaties en aangiftes.

Heb ik een factuurprogramma nodig als ik al een boekhoudprogramma heb?

Niet altijd, want veel boekhoudprogramma's kunnen zelf facturen versturen. Een apart facturatiepakket wordt interessant zodra het traject vóór de factuur meespeelt, met offertes, goedkeuringen, verkooporders of prijsregels per klant. Billing as a Service is daar een voorbeeld van, doordat het die documenten in Microsoft Teams houdt terwijl je boekhouding in je boekhoudpakket blijft.

Kan facturatiesoftware boekhoudsoftware vervangen?

Nee, facturatiesoftware vervangt boekhoudsoftware niet. Zaken als bankafletteren, uitgaven verwerken, btw-aangifte en de jaarrekening horen bij een boekhoudpakket of bij je boekhouder. De twee categorieën vullen elkaar aan.

Kan ik mijn facturatiesoftware koppelen aan het pakket van mijn boekhouder?

Ja, dat kan meestal via een directe koppeling, een login voor je boekhouder, een UBL-bestand of een periodieke CSV-export. Welke route beschikbaar is verschilt per leverancier, dus vraag het na bij zowel je boekhouder als de aanbieder van de software.

Waar let je op bij het kiezen van facturatiesoftware?

Kijk naar de koppeling met je boekhouding, het gebruiksgemak, de dekking van je eigen verkoopproces, de instelbaarheid van btw en kortingen, de kosten en de proefperiode. Een pakket dat op papier het meeste biedt is niet automatisch het pakket dat bij jouw manier van werken past.

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.