Verschil offerte en factuur, orderbevestiging en pakbon

20 aug

7 minuten om te lezen

Het verschil tussen een offerte en een factuur zit vooral in het moment en het doel: een offerte is een voorstel dat je vóór de opdracht verstuurt, een factuur is een betaalverzoek dat je daarna verstuurt. De documenten bevatten deels dezelfde regels en bedragen, maar ze doen iets heel anders in je verkoopproces.

Tussen die twee zitten in de praktijk vaak nog een orderbevestiging en soms een pakbon. Hieronder lees je wat elk document betekent, wanneer je het verstuurt, wat erin hoort en hoe je voorkomt dat een nog niet goedgekeurde offerte behandeld wordt als een vaste opdracht.

Wat is een offerte?

Een offerte is een prijsvoorstel dat je aan een klant stuurt voordat de opdracht vaststaat. Je beschrijft welke producten of diensten je levert, in welke aantallen, tegen welke prijs, met welke kortingen en onder welke voorwaarden.

In dit stadium kan er nog veel veranderen. Je klant kan om een andere hoeveelheid vragen, over de prijs onderhandelen of aangepaste voorwaarden willen. Veel bedrijven laten een offerte intern goedkeuren voordat die de deur uit gaat, vooral bij afwijkende prijzen of ruimere kortingen. Vermeld daarom altijd een geldigheidsduur, waarbij dertig dagen in veel branches gebruikelijk is.

De offerte is ook het startpunt van het bredere proces van offerte tot betaling, dat daarna doorloopt via bevestiging, levering, facturatie en betaling.

Wat is een factuur?

Een factuur is een officieel betaalverzoek voor geleverde producten of diensten. Je verstuurt die na levering of na afronding van de opdracht, met daarin de geleverde regels, de afgesproken prijzen, de btw, de betaaltermijn en het totaalbedrag.

Aan een factuur zitten meer eisen vast dan aan een offerte, omdat het document meetelt voor je administratie en die van je klant. De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens erop moeten staan, dus houd je factuurindeling daarop afgestemd. Zodra de factuur verstuurd is, pas je die niet meer zomaar aan, maar corrigeer je met een creditnota.

Verschil offerte en factuur in één tabel

De verschillen op een rij:

	Offerte	Factuur
Doel	Een aanbod doen	Betaling vragen
Moment	Vóór de opdracht	Na levering of afronding
Nog aanpasbaar?	Vaak wel	Na verzending niet meer
Betaalverplichting?	Nee	Ja
Btw en betaaltermijn?	Niet altijd	Altijd
Geldigheidsduur?	Ja	Nee, wel een vervaldatum

Wil je snel weten met welk document je te maken hebt, kijk dan naar wat er nog moet gebeuren. Moet de klant nog beslissen of hij koopt, dan is het een offerte. Is er geleverd en mag er betaald worden, dan is het een factuur.

Wanneer stuur je een offerte en wanneer een factuur?

Een offerte stuur je in de verkoopfase, een factuur pas als de levering rond is. In de gebruikelijke volgorde ziet dat er zo uit:

Je stelt een offerte op met de gevraagde producten of diensten, prijzen en voorwaarden.
Je klant keurt de offerte goed, waarmee er een afspraak ligt om op verder te werken.
Je bevestigt de order en zet die intern klaar voor uitvoering of levering.
Je levert het product of rondt de dienst af.
Je maakt de factuur op basis van wat er daadwerkelijk geleverd is, met verwijzing naar het offertenummer.

Verwarring ontstaat meestal doordat beide documenten op elkaar lijken en dezelfde regels tonen. Zet daarom het woord Offerte of Factuur duidelijk bovenaan, gebruik gescheiden nummerreeksen en neem op de factuur een verwijzing naar de bijbehorende offerte of order op.

Wat moet er op een offerte staan?

Op een offerte horen alle gegevens die je klant nodig heeft om ja of nee te zeggen. Neem in ieder geval op:

Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer en btw-nummer.
De gegevens van je klant: naam, adres en eventueel een contactpersoon.
Een offertenummer en de datum van verzending.
De producten of diensten: omschrijving, aantallen en eenheidsprijzen.
Kortingen, btw en het totaalbedrag.
De geldigheidsduur van het aanbod.
Je leveringstermijn en de van toepassing zijnde voorwaarden.

Een offerte versturen is niet verplicht, maar het scheelt discussie achteraf. Zonder vastgelegd aanbod is later moeilijk aan te tonen wat je precies hebt afgesproken.

Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur heeft een vaste set gegevens nodig om geldig te zijn voor de administratie. Denk aan:

Jouw bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
De naam en het adres van je klant.
Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
De factuurdatum en de datum van levering.
Een omschrijving van de geleverde producten of diensten met aantallen.
Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
De betaaltermijn of vervaldatum.

Kloppen de bedragen op je factuur met wat je klant eerder heeft goedgekeurd, dan gaat betaling meestal zonder vragen. Kun je prijzen, aantallen, kortingen en btw uit de offerte overnemen, dan hoef je die niet opnieuw in te typen en sluipen er ook minder fouten in.

Waar passen de orderbevestiging en de verkooporder?

De orderbevestiging zit tussen de offerte en de factuur en legt vast wat de klant besteld heeft. Je klant weet daarmee dat de order is aangenomen en tegen welke afspraken, terwijl jouw team een vastgelegde opdracht heeft om op te leveren.

Verkoop je online, dan is een bestelbevestiging bij consumentenverkoop wettelijk verplicht en moet die de afgesproken informatie bevatten. Bij zakelijke verkoop is het vaker een werkafspraak dan een verplichting. Sommige bedrijven laten de orderbevestiging dubbel werk doen en gebruiken die tegelijk als factuur, wat mag zolang alle vereiste factuurgegevens erop staan.

Intern heet die vastgelegde opdracht in boekhoud- en ERP-software meestal een verkooporder. Vanuit die verkooporder maak je vervolgens de orderbevestiging, eventueel een pakbon en uiteindelijk de factuur, allemaal met dezelfde regels als basis. Deze documenten dekken maar een deel van het bredere traject van lead tot betaling, dat eerder begint bij het kwalificeren van leads en het beheren van verkoopkansen.

En de pakbon?

Een pakbon is een leveringsdocument dat laat zien wat er geleverd is en in welke aantallen, zonder prijzen. Die gaat mee met de zending, zodat je klant bij ontvangst kan controleren of alles binnen is.

Prijzen, btw en betaaltermijnen laat je juist weg, want een pakbon is geen betaalverzoek. Dat maakt hem ook geschikt voor leveringen op een ander adres dan de factuuradressering. Verplicht is een pakbon niet, maar bij fysieke leveringen scheelt het je vragen over ontbrekende artikelen.

Is een offerte bindend?

Een geaccepteerde offerte is in de regel bindend, omdat er dan een overeenkomst ligt waarop je klant mag vertrouwen. Zolang de klant nog niet heeft goedgekeurd, is er alleen een aanbod.

Wil je ruimte houden om prijzen of voorwaarden aan te passen, zet er dan uitdrukkelijk bij dat het aanbod vrijblijvend is. Ga er verder niet van uit dat elke offerte dezelfde juridische status heeft, want dat hangt af van je voorwaarden, de manier van accepteren en de afspraken eromheen.

Mag een factuur afwijken van de offerte?

Afwijken mag als je klant met de wijziging heeft ingestemd, mondeling, schriftelijk of per e-mail. Ook bij onvoorziene omstandigheden die je redelijkerwijs niet kon zien komen, is een aanpassing verdedigbaar.

Zonder die instemming loop je het risico dat je klant het extra bedrag betwist en de betaling blijft liggen. Verandert er tijdens de opdracht iets aan omvang, materialen of tarieven, leg dat dan vast voordat je factureert. Een aangepaste offerte of een korte bevestiging per mail is daarvoor genoeg.

Offertes, verkooporders en facturen beheren in Microsoft Teams

Billing as a Service voor Microsoft Teams brengt Offertes, Verkooporders en Verkoopfacturen samen in één workflow, waarbij regels, prijzen, kortingen en btw meelopen zodra de verkoop een stap opschuift.

In combinatie met CRM as a Service koppel je die documenten ook aan je Opportunity, zodat je ziet welke verkoopkans bij welke factuur hoort. Werkt je team al in Microsoft Teams, dan houd je het facturatieproces bij elkaar zonder er een losse tool naast te zetten.

Probeer Billing as a Service gratis

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Een offerte is een prijsvoorstel dat je vóór de opdracht verstuurt, een factuur is een betaalverzoek na levering. De offerte bevat een geldigheidsduur en nog geen betaalverplichting, terwijl de factuur btw, een betaaltermijn en een te betalen bedrag bevat.

Is een offerte bindend of vrijblijvend?

Een offerte wordt in de regel bindend zodra je klant hem accepteert. Wil je die binding voorkomen, vermeld dan uitdrukkelijk dat het aanbod vrijblijvend is en dat prijzen en voorwaarden kunnen wijzigen.

Moet je een offerte betalen?

Nee, een offerte is een aanbod en geen betaalverzoek. Betalen doe je pas op basis van de factuur die je na levering of afronding van de opdracht ontvangt.

Mag een factuur hoger zijn dan de offerte?

Ja, maar alleen als je klant met het meerwerk of de prijswijziging heeft ingestemd, of als er onvoorziene omstandigheden waren. Leg zulke wijzigingen vast voordat je factureert, zodat de klant niet voor een verrassing staat.

Hoe lang is een offerte geldig?

Dat bepaal je zelf en je vermeldt het in de offerte, waarbij dertig dagen in veel branches gebruikelijk is. Staat er geen termijn in, dan geldt een redelijke termijn die afhangt van je branche en de omstandigheden.

Is een orderbevestiging verplicht?

Bij verkoop aan consumenten via een webshop ben je verplicht een bestelbevestiging te sturen met de voorgeschreven informatie. Bij zakelijke verkoop is een orderbevestiging meestal geen verplichting, maar wel handig om de afspraken vast te leggen voordat je gaat leveren.

Kan een orderbevestiging ook de factuur zijn?

Dat kan, zolang het document alle gegevens bevat die een factuur moet hebben. Veel bedrijven houden ze toch gescheiden, omdat de bevestiging over de afspraak gaat en de factuur over de betaling.

Heb ik een aparte app nodig voor offertes en facturen?

Dat hangt af van waar je team al werkt. Zit je dagelijks in Microsoft Teams, dan maak je met Billing as a Service je Offertes, Verkooporders en Verkoopfacturen in een native Teams-app, zonder over te stappen naar een los facturatiepakket.

Is een pakbon verplicht?

Nee, een pakbon is niet verplicht. Bij fysieke leveringen is hij wel praktisch, omdat je klant er direct op kan controleren of alle artikelen en aantallen zijn aangekomen.

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.