Facturatiesoftware of Excel: wanneer stap je over?

Marc (TeamsWork)
7 uur geleden
7 minuten om te lezen

Voor veel zzp'ers en kleine bedrijven begint factureren in Excel. Je bouwt één sjabloon, laat formules het totaal en de btw uitrekenen, en stuurt er een pdf van naar je klant. Dat werkt, en het kost je niets.

De keuze tussen facturatiesoftware of Excel draait om timing: op welk moment kost het handwerk rond je factuur je meer tijd dan de factuur zelf. Hieronder zie je hoe je een factuur in Excel opzet, wat er verplicht op moet staan, wat beide opties kosten en waar je op let als je overweegt om over te stappen.

Kan je facturen maken in Excel?

Ja, en voor een groot deel van de zzp'ers is dat prima. Excel is gratis of goedkoop, je kent het programma al, en je past een sjabloon precies aan naar je eigen huisstijl zonder dat iemand je vertelt hoe je factuur eruit moet zien.

Excel past goed bij jouw situatie als je een paar facturen per maand stuurt, met een korte klantenlijst en een vast uurtarief of vaste prijs werkt, en als je zelf de enige bent die facturen opstelt. Zodra er meerdere mensen meekijken, prijzen per klant verschillen of je tientallen documenten per maand rondstuurt, gaat het schuiven.

Zo maak je zelf een factuur in Excel

Een factuur in Excel bouw je in vijf stappen op, waarbij je één sjabloon maakt dat je daarna elke maand hergebruikt.

Start met een sjabloon: open een lege werkmap of kies in Excel een van de meegeleverde factuurvoorbeelden als vertrekpunt.
Zet je vaste gegevens bovenaan: bedrijfsnaam, adres, btw-identificatienummer, KvK-nummer en je IBAN veranderen zelden, dus die typ je één keer.
Maak een regelblok voor je werk: geef elke regel een omschrijving, een aantal, een tarief en een btw-percentage, en reken het regeltotaal uit met een simpele vermenigvuldiging.
Laat de totalen rekenen: tel de regelbedragen op met SOM, bereken de btw per tarief en zet het bedrag inclusief btw eronder.
Bewaar en verstuur als pdf: sla de factuur op als pdf voordat je hem mailt, zodat de klant niets in je bestand kan aanpassen en je lay-out overal hetzelfde blijft.

Geef elk bestand een naam die je terugvindt, bijvoorbeeld het factuurnummer plus de klantnaam. De opmaak levert zelden problemen op, het terugzoeken van de juiste versie een half jaar later wel.

Wat moet er op je factuur staan?

Op een factuur voor je btw-administratie horen een aantal vaste gegevens, en de Belastingdienst noemt die met naam. Reken hier vooral op een controle van je eigen situatie, want per branche en per soort levering kunnen er extra eisen bij komen.

De Belastingdienst noemt onder andere:

Een factuurnummer: opeenvolgend genummerd, waarbij elk nummer maar één keer voorkomt.
Een omschrijving van je levering: wat je geleverd hebt en hoeveel, bijvoorbeeld een aantal uren of een aantal stuks.
De datum van je levering: de dag waarop je de goederen of dienst geleverd hebt, of de datum van een vooruitbetaling.
Het bedrag exclusief btw: en bij meerdere btw-tarieven de bedragen apart per tarief.
Het btw-tarief: dat op de geleverde goederen of dienst van toepassing is.

Bij factuurbedragen van 100 euro of minder, inclusief btw, hoef je volgens de Belastingdienst minder gegevens te vermelden. Lever je aan het buitenland of val je onder een bijzondere regeling, kijk dan eerst op belastingdienst.nl welke extra eisen voor jou gelden. Die controle blijft ook met software jouw werk, al helpt een vast invulscherm wel om velden niet per ongeluk leeg te laten.

Facturatiesoftware of Excel: de verschillen

Excel is een rekenprogramma dat je zelf inricht voor facturen, terwijl facturatiesoftware al rond het factuurproces is gebouwd. Dat verschil zie je vooral terug in wat er automatisch gebeurt en wat jij elke keer opnieuw doet.

	Excel	Facturatiesoftware
Opzet	Je bouwt of downloadt je eigen sjabloon	Factuurstructuur zit er al in
Factuurnummering	Handmatig bijhouden	Meestal automatisch doorlopend
Klant- en productgegevens	Elke factuur opnieuw invullen of kopiëren	Eén keer vastleggen en hergebruiken
Btw en kortingen	Via je eigen formules	Instelbaar per product of per klant
Overzicht van openstaande facturen	Zelf een lijst bijhouden	Meestal een status per document
Samenwerken	Bestanden delen en versies afstemmen	Gedeelde toegang met rechten
Terugvinden	Afhankelijk van je mappenstructuur	Zoeken op klant, nummer of datum

Vertrouwdheid en volledige vrijheid blijven de sterke punten van Excel. Software wint terrein op het moment dat herhaling en overzicht belangrijker worden dan vrije opmaak.

Wat kosten Excel en facturatiesoftware?

Excel kost je weinig geld en wel tijd, terwijl software dat omdraait. Nederlandse aanbieders zitten grofweg tussen de 6 en 20 euro per maand voor een zzp-pakket, waarbij uitgebreidere boekhoudpakketten daarboven uitkomen.

Reken bij Excel je eigen uren mee. Kost een factuur je een kwartier aan invullen, controleren, opslaan en wegzetten, dan ben je bij tien facturen per maand tweeënhalf uur bezig. Tegen een normaal uurtarief loopt dat snel op boven de abonnementsprijs van een factuurprogramma. Stuur je twee facturen per maand, dan gaat die rekensom precies de andere kant op en blijft Excel de goedkoopste keuze.

Is er gratis software om facturen te maken?

Ja, er zijn gratis manieren om facturen te maken, in drie varianten. Welke bij je past hangt af van hoeveel facturen je stuurt en of je je administratie in hetzelfde programma wilt hebben.

Gratis factuursjablonen: Excel- en Word-templates die je zelf invult, met volledige vrijheid en volledig handwerk.
Online factuurgeneratoren: je vult een webformulier in en downloadt een pdf, prima voor incidentele facturen zonder klantenbestand.
Gratis instapplannen van factuurprogramma's: sommige Nederlandse aanbieders laten je onbeperkt of tot een bepaald aantal facturen gratis werken, waarbij bankkoppeling, btw-aangifte of meerdere gebruikers in het betaalde plan zitten.

Let bij een gratis plan op wat er gebeurt als je groeit en of je je gegevens er straks weer uit krijgt. Een export van je klanten en facturen scheelt je veel werk als je later toch wisselt.

Signalen dat Excel je begint af te remmen

Er bestaat geen aantal facturen waarboven Excel niet meer kan. Kijk in plaats daarvan naar hoeveel handwerk je proces oplevert en hoe vaak je iets moet terugzoeken of overtypen.

Overstappen wordt interessant als:

Meer dan één persoon offertes of facturen opstelt of nakijkt.
Prijzen, aantallen of btw-gegevens tussen documenten worden gekopieerd.
Het zoeken van de laatste versie van een factuur te veel tijd kost.
Er iemand moet meekijken of goedkeuren voordat een document eruit gaat.
Dezelfde klant- en productgegevens steeds opnieuw worden ingetypt.
Je moeilijk kan herleiden bij welke opdracht een factuur hoort.

Zodra je ook met offertes en orders werkt, is factureren één stap in een langere keten. Ons overzicht van het proces van offerte tot betaling laat zien welke stappen daarbij horen en waar informatie tussen documenten blijft hangen.

Waar let je op bij het kiezen van een factuurprogramma?

Kies op basis van je eigen werkwijze, niet op de langste functielijst. De meeste Nederlandse pakketten doen de basis goed, dus het verschil zit in de randen van je proces.

Weeg vooral deze punten:

Btw-instellingen: meerdere tarieven, de kleineondernemersregeling en buitenlandse leveringen als je die hebt.
Herhaling: kan je klanten, producten en tarieven één keer vastleggen en hergebruiken.
Samenwerking: hoeveel gebruikers zitten er in je plan en kan iemand meekijken of goedkeuren.
Export en overstap: krijg je je facturen en klanten er in een bruikbaar formaat weer uit.
Verborgen kosten: extra gebruikers, bankkoppeling of een prijs per verstuurde factuur.
Aansluiting op je boekhouding: werk je met een boekhouder, vraag dan welk pakket hij makkelijk inleest.

Factureren en boekhouden zijn twee verschillende dingen, en dat verschil bepaalt vaak welk pakket je nodig hebt. Ons artikel over het verschil tussen facturatiesoftware en boekhoudsoftware legt uit waar de grens ligt.

Hoelang moet je je facturen bewaren?

Je moet je facturen 7 jaar bewaren, in de oorspronkelijke vorm waarin je ze verstuurd of ontvangen hebt. Dat geldt volgens de Belastingdienst voor papieren én digitale facturen, en digitale facturen print je dus niet uit maar bewaar je digitaal.

Voor facturen die gaan over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar. Werk je met Excel, dan is die bewaarplicht jouw verantwoordelijkheid: zorg voor een back-up buiten je laptop en een mappenstructuur waarin je een factuur van vijf jaar terug nog terugvindt. Bij een factuurprogramma staat je archief in het pakket, maar controleer dan wel of je een export kan maken voor het geval je stopt met dat abonnement.

Facturatie in Microsoft Teams, zonder extra platform

Werkt jouw team de hele dag in Microsoft Teams, dan hoeft factureren daar niet buiten te vallen. Billing as a Service voor Microsoft Teams is een native Teams-app waarin je Offertes, Verkooporders en Verkoopfacturen beheert, met een gedeelde Catalogus voor je producten en tarieven, instelbare btw en kortingen, goedkeuring en documenthistorie.

Gebruik je het samen met CRM as a Service, dan koppel je een factuur aan de Opportunity waar de deal begon, zodat je kan zien bij welke afspraak een bedrag hoort. Voor teams die niet nóg een los platform willen openen, is dat een manier om uit Excel te komen zonder een extra werkomgeving te beheren. Test het met je eigen facturatie en kijk of het bij je werkwijze past.

Probeer Billing as a Service gratis

Veelgestelde vragen

Wat is het beste programma om facturen te maken?

Het beste factuurprogramma is het programma dat past bij je aantal facturen, je btw-situatie en de plek waar je al werkt. Voor een zzp'er met een paar facturen per maand is een gratis sjabloon of instapplan vaak genoeg, terwijl teams met offertes, goedkeuring en meerdere gebruikers beter uit zijn bij een pakket dat die stappen ondersteunt.

Hoe maak ik zelf een factuur in Excel?

Maak in Excel één sjabloon met je vaste bedrijfsgegevens bovenaan, een regelblok met omschrijving, aantal, tarief en btw-percentage, en totalen die je met SOM laat berekenen. Sla de factuur daarna op als pdf voordat je hem verstuurt, en geef het bestand een naam met het factuurnummer erin.

Wat is de beste software voor facturatie?

Er is geen pakket dat voor iedereen het beste is, dus vergelijk op btw-instellingen, aantal gebruikers, exportmogelijkheden en de aansluiting op je boekhouding. Werk je in Microsoft Teams, dan houdt Billing as a Service je offertes, orders en facturen in dezelfde omgeving als je gesprekken, zodat je geen apart platform hoeft te openen.

Is er gratis software om facturen te maken?

Ja, je kan gratis facturen maken met Excel- of Word-sjablonen, met online factuurgeneratoren, of met het gratis instapplan van sommige Nederlandse factuurprogramma's. Controleer bij een gratis plan of er een limiet op het aantal facturen zit en of je je klant- en factuurgegevens later kan exporteren.

Mag ik een factuur in Excel maken?

Het programma waarmee je een factuur opstelt bepaalt niet of die factuur aan de eisen voldoet, de gegevens erop doen dat. Controleer op belastingdienst.nl welke verplichte gegevens voor jouw situatie gelden, want bij buitenlandse leveringen of bijzondere regelingen komen er eisen bij.

Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?

Facturen bewaar je 7 jaar in de oorspronkelijke vorm, en voor facturen over onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar. Digitale facturen bewaar je digitaal in plaats van uitgeprint, dus zorg bij Excel voor een back-up buiten je eigen laptop.

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.