Facturatiesoftware kiezen voor het mkb: waar moet je op letten
Facturatiesoftware kiezen begint bij de meeste ondernemers met zo'n eindeloos top 10-lijstje, waarin tien pakketten naast elkaar staan en jij zelf maar moet uitzoeken welke echt bij je past. Dit artikel pakt het anders aan: het legt de criteria bloot die er in de praktijk toe doen voordat je aan een leverancier vastzit, ongeacht welk pakket bovenaan die lijstjes staat.
Of je nu een los facturatieprogramma overweegt, een module binnen je boekhoudpakket, eindelijk het factureren via Excel-sheets achter je laat, of iets dat al in een tool zit die je team gebruikt: dezelfde vragen gelden.
Waar moet je op letten bij facturatiesoftware voor het mkb
Zes zaken bepalen of facturatiesoftware met je meegroeit of dat je hem over een jaar alweer vervangt. De meeste komen neer op net iets andere invalshoeken op het volledige traject van offerte tot factuur: offerte, order en betaling die op elkaar aansluiten in plaats van bij elke stap opnieuw te worden overgetypt.
Automatische, terugkerende facturatie en herinneringen
Terugkerende facturatie zorgt dat een factuur die elke maand hetzelfde bedrag heeft, zichzelf aanmaakt in plaats van dat iemand hem steeds met de hand opnieuw opstelt. Stel dat een klant je maandelijks 450 euro betaalt voor een vast contract of een abonnement: goede planning genereert die factuur, verstuurt hem en stuurt zelf een herinnering als de betaling niet op tijd binnenkomt.
Flexibele btw-instellingen
Btw-instellingen worden ingewikkeld zodra je meer dan een handjevol klanten hebt. Sommigen willen de btw in de prijs verwerkt zien, anderen willen hem apart gespecificeerd, en bij een samengestelde regel tel je soms twee of drie tarieven op elkaar. Btw inclusief of exclusief tonen is de moeite waard om apart te doorgronden voordat je bepaalt hoeveel flexibiliteit je facturen echt nodig hebben. Vraagt een klant of je accountant om een factuur in UBL-formaat, dan is dat meestal iets om per relatie na te vragen in plaats van er in het algemeen van uit te gaan dat elke facturatiesoftware dat standaard moet ondersteunen.
Een koppeling met je CRM
Een koppeling met je CRM legt vast uit welke opportunity een factuur is ontstaan. Opent iemand over een half jaar een oude factuur, dan hoeft niemand meer te reconstrueren welk gesprek of welke deal eraan voorafging.
Facturatie en CRM aan elkaar hangen houdt ook de aansluitende fases van het lead-to-cash proces dichter bij elkaar, terwijl een deal van opportunity via offerte naar factuur beweegt.
Eén bron voor producten, prijzen en offertes
Eén productcatalogus voorkomt dat dezelfde productnaam, prijs en omschrijving voor de tiende keer deze maand met de hand in een nieuwe offerte terechtkomen. Elke offerte, order en factuur put dan uit dezelfde bron, in plaats van uit het geheugen van wie die dag toevallig het snelst typt. Lopen die drie termen bij jou nog door elkaar, dan is het verschil tussen offerte, verkooporder en factuur de moeite van het uitzoeken waard voordat je software beoordeelt die daarop is gebouwd.
Prijzen per organisatie, niet per gebruiker
Prijzen per organisatie betekenen dat je rekening niet meegroeit met elke nieuwe collega die toegang nodig heeft. Bij een tarief van pakweg 12 euro per gebruiker per maand loopt de rekening al snel op zodra sales, finance en een paar accountmanagers er allemaal bij moeten. Verdubbelt je salesteam dit jaar, dan verdubbelt bij prijzen per gebruiker ook de factuur, met telkens een nieuwe regel per nieuwe collega. Prijzen per organisatie slaan die rekensom simpelweg over: iedereen in je team krijgt toegang voor één vast bedrag, of dat nu met drie mensen is of met dertig.
Past in de tools waarin je al werkt
Software die al in de tool zit die je team de hele dag open heeft staan, geeft niemand een reden om eromheen te werken. Vraag een willekeurige collega waarom die is gestopt met het "echte" offertesysteem, en het antwoord is bijna altijd dat het in een vijfde app zat die niemand wilde openen, waarna offertes als screenshot in een chatgesprek of als losse notitie in een mail eindigden. Of dat nu je boekhoudpakket is, je CRM, of de chatapp waar je team al de hele dag in zit: hoe minder apart die facturatiesoftware voelt, hoe minder snel iemand eromheen gaat werken.
Wat je moet vermijden bij facturatiesoftware
Een paar patronen komen terug op bijna elke prijspagina, en die herken je beter voordat je ergens je handtekening onder zet.
"Gratis" tiers die per transactie afrekenen: de software zelf kost niets, maar er verdwijnt een percentage bij elke betaling die je klant doet, en dat loopt snel op voorbij een handjevol facturen per maand.
Prijzen per gebruiker die niet meteen duidelijk zijn: een aanbieding die goedkoop oogt voor drie gebruikers wordt een heel ander bedrag zodra sales en finance er allebei bij moeten.
Geen echte exportmogelijkheid: kunnen je offertes, facturen en klantgegevens het platform niet in een bruikbaar formaat verlaten, dan wordt overstappen later duur op een manier die de prijspagina nooit noemt.
Btw-functionaliteit als losse upgrade: samengestelde of meervoudige btw-tarieven achter een hogere abonnementslaag verstoppen, maakt van een basisvereiste ineens een verrassende meerprijs.
Facturatiesoftware voor het mkb, gebouwd voor Microsoft Teams
Alles hierboven is een eerlijke manier om elke facturatiesoftware te beoordelen, ook die van ons. Billing as a Service sluit op elk punt aan: terugkerende facturatie, instelbare btw-regels, één gedeelde productcatalogus en een goedkeuringsstap voordat een offerte de deur uit gaat. Elke Offerte, Verkooporder en Verkoopfactuur is bovendien te koppelen aan de CRM Opportunity waaruit hij is ontstaan.
Diezelfde prijzen per organisatie gelden ook hier. Eén abonnement, onbeperkt aantal gebruikers, zodat je team kan groeien zonder dat de softwarerekening meegroeit. Hieronder zie je hoe dat er voor jouw team uitziet.
FAQ
Is facturatiesoftware de moeite waard voor een klein bedrijf?
Voor de meeste kleine bedrijven die meer dan een handjevol facturen per maand versturen wel. De tijd die je bespaart op handmatige facturatie en de fouten die je voorkomt bij btw en prijzen wegen meestal op tegen de kosten van de software zelf.
Wat kost facturatiesoftware voor het mkb gemiddeld?
De kosten lopen sterk uiteen per leverancier en prijsmodel, dus reken dit vooral door voor je eigen team in plaats van op een gemiddelde te varen. Software per gebruiker loopt uiteen van een paar euro tot enkele tientallen euro's per persoon per maand, terwijl prijzen per organisatie vaak vlak blijven ongeacht de teamgrootte, wat zwaarder gaat wegen naarmate het team groeit.
Wat is het verschil tussen facturatiesoftware en boekhoudsoftware?
Facturatiesoftware regelt de verkoopkant: offertes, orders en facturen. Boekhoudsoftware regelt de administratie erachter, zoals de btw-aangifte en de financiële rapportages. Veel kleine bedrijven gebruiken beide naast elkaar in plaats van te verwachten dat het ene het andere overbodig maakt.
Moet facturatiesoftware gekoppeld zijn aan een CRM?
Verplicht is het niet, maar het scheelt wel een hoop uitzoekwerk. Zonder die koppeling moet iemand op finance apart navragen bij welk gesprek of welke opportunity een factuur hoort, terwijl een facturatie-app die aan je CRM hangt, zoals de koppeling tussen Billing as a Service en CRM as a Service, dat verband automatisch laat zien.
Heb ik UBL-facturen nodig als mkb-bedrijf?
Voor de meeste mkb-bedrijven is dit geen algemene verplichting, maar sommige klanten en accountants vragen wel om een factuur in UBL-formaat zodat die automatisch is in te lezen. Check dat per klant of boekhouder in plaats van er zomaar van uit te gaan dat je facturatiesoftware dit sowieso moet ondersteunen.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Opmerkingen