Prijs inclusief of exclusief btw: het verschil en hoe je rekent

Marc (TeamsWork)
1 dag geleden
6 minuten om te lezen

Een prijs van € 100 levert twee verschillende bedragen op, afhankelijk van hoe je de btw verwerkt. Bij een prijs inclusief btw zit de belasting al in het weergegeven bedrag, en bij een prijs exclusief btw komt de btw er nog bovenop.

Hieronder lees je hoe beide manieren werken, welke formules je gebruikt bij 21% en 9% btw, en welke prijs je laat zien op je offertes en facturen.

Wat betekent een prijs inclusief btw?

Een prijs inclusief btw is het totaalbedrag dat de klant betaalt, met de btw er al in verwerkt. Kost een artikel € 121 inclusief 21% btw, dan rekent de klant € 121 af. Daarvan is € 100 de prijs exclusief btw en € 21 het btw-bedrag.

Wil je het bedrag exclusief btw terugrekenen, dan deel je het totaal door 1 plus het tarief.

€ 121 ÷ 1,21 = € 100

Bij het verlaagde tarief van 9% deel je door 1,09, dus € 109 inclusief btw komt neer op € 100 exclusief btw en € 9 btw. Prijzen inclusief btw zie je vooral in webshops, winkels en horeca, waar de consument het eindbedrag moet kunnen zien.

Wat betekent een prijs exclusief btw?

Een prijs exclusief btw is het bedrag zonder belasting, waarbij de btw daarna wordt opgeteld. Bij een artikel van € 100 met 21% btw komt er € 21 bij, wat uitkomt op € 121.

€ 100 + (€ 100 × 21%) = € 121

Ondernemers rekenen onderling graag met bedragen exclusief btw, omdat een btw-plichtige afnemer die btw weer terugvraagt in de btw-aangifte. Het bedrag exclusief btw is voor hen de werkelijke kostprijs, en daarom staat dat bedrag centraal in zakelijke offertes en prijslijsten.

Inclusief of exclusief btw: wat is het verschil?

Het verschil zit in de vraag of de btw al in de weergegeven prijs zit of er nog bij komt. De onderstaande tabel zet beide manieren naast elkaar.

	Inclusief btw	Exclusief btw
Weergegeven prijs	Btw zit erin	Btw komt erbij
Berekening	Btw wordt uit het totaal gehaald	Btw wordt over het basisbedrag berekend
Bedrag voor de klant	Staat al vast	Loopt op zodra de btw wordt toegevoegd
Typisch gebruik	Verkoop aan consumenten	Verkoop aan zakelijke klanten
Voorbeeld bij 21%	€ 121 inclusief btw	€ 100 plus € 21 btw

Beide manieren komen uit op hetzelfde eindbedrag van € 121. Alleen de presentatie verandert, en daarmee ook het bedrag waarop de klant zich richt.

Consistentie tussen je documenten weegt hier zwaar mee. Staat op de offerte een bedrag exclusief btw en op de factuur een bedrag inclusief btw, dan ziet je klant een ander totaal dan verwacht. Om die reden hoort de btw-instelling vast te liggen in het hele traject van offerte tot betaling.

Btw berekenen: de formules

Voor één percentage-tarief heb je vier formules nodig, en die werken bij elk tarief gelijk:

Inclusief btw naar exclusief btw: totaal ÷ (1 + tarief)
Btw-bedrag uit een prijs inclusief btw: totaal × 21/121 of totaal × 9/109
Btw over een prijs exclusief btw: basisbedrag × tarief
Totaal inclusief btw: basisbedrag + btw

Werk je een bedrag om, volg dan deze stappen:

Bepaal het tarief: 21% algemeen tarief, 9% verlaagd tarief of 0% nultarief.
Kies je startpunt: staat je bedrag inclusief of exclusief btw.
Reken om: deel door 1,21 of 1,09 bij een bedrag inclusief btw, of vermenigvuldig met 0,21 of 0,09 bij een bedrag exclusief btw.
Controleer je uitkomst: bedrag exclusief btw plus btw hoort exact gelijk te zijn aan het totaal.

Een rekenvoorbeeld met een minder ronde prijs maakt het concreet. Van € 250 inclusief 21% btw is € 250 ÷ 1,21 = € 206,61 het bedrag exclusief btw, en € 250 × 21/121 = € 43,39 de btw. Samen komt dat weer op € 250,00.

Een veelgemaakte fout is simpelweg 21% van een bedrag inclusief btw aftrekken. Die 21% wordt berekend over het bedrag exclusief btw, dus € 250 min 21% geeft € 197,50 en dat klopt niet met € 206,61.

Welke prijs toon je: consumenten of zakelijke klanten?

Verkoop je aan consumenten, dan hoort de prijs inclusief btw te staan. De Autoriteit Consument en Markt schrijft voor dat je de prijs in euro's en inclusief btw vermeldt, samen met de bijkomende kosten, in elk aanbod dat een consument ziet.

Bij verkoop aan zakelijke afnemers is een prijs exclusief btw gebruikelijk, mits duidelijk bij de prijs staat dat het om een bedrag exclusief btw gaat, bijvoorbeeld met de toevoeging "excl. 21% btw". Richt je je op beide groepen, dan kom je vaak uit op een prijsweergave met beide bedragen naast elkaar.

Praktisch betekent dit dat één vast instelling zelden voldoende is. Een cateringdienst met eten tegen 9% en dranken tegen 21% heeft per artikel een eigen tarief nodig, en een leverancier met zowel een webshop als zakelijke afnemers heeft per klantgroep een eigen weergave nodig.

Hoe btw op je factuur staat

Op een factuur staan het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag apart vermeld, ongeacht of je prijzen inclusief of exclusief btw communiceert. De Belastingdienst noemt onder de factuureisen onder andere het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag, naast je btw-identificatienummer en de gegevens van beide partijen.

Communiceer je prijzen inclusief btw, dan reken je op de factuur dus terug naar het bedrag exclusief btw. Dat bedrag en het bijbehorende btw-bedrag gebruik je vervolgens in je btw-aangifte, en daar wil je afrondingsverschillen tussen offerte, factuur en administratie voorkomen.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan werkt het anders. Bij de KOR bereken je geen btw aan je klanten, en de Belastingdienst geeft aan dat je op een eventuele factuur dan vermeldt dat je van de regeling gebruikmaakt en geen btw in rekening brengt. Of de regeling in jouw situatie past, bepaal je samen met je boekhouder.

Wanneer meerdere btw-tarieven op één order staan

Meerdere tarieven op één order zijn heel normaal, en dan bereken je de btw per regel in plaats van over het ordertotaal. Een order met boeken tegen 9% en kantoorartikelen tegen 21% krijgt per regel een eigen btw-bedrag, die daarna worden opgeteld per tarief.

Reken dat na met een voorbeeld: € 200 aan boeken tegen 9% geeft € 18 btw, en € 300 aan kantoorartikelen tegen 21% geeft € 63 btw. Het factuurtotaal komt dan op € 500 exclusief btw plus € 81 btw, oftewel € 581.

Sommige systemen ondersteunen ook samengestelde belastingen, waarbij meer dan één component op dezelfde regel wordt toegepast. Ga in dat geval na of elke component over hetzelfde basisbedrag wordt berekend en hoe het systeem afrondt, want afronding per regel en afronding over het totaal geven niet altijd dezelfde uitkomst.

Stel het juiste btw-tarief per artikel in

Heeft je assortiment artikelen met verschillende btw-tarieven, dan wil je dat tarief vastleggen bij het artikel zelf. In Billing as a Service voor Microsoft Teams stel je per item in de Catalogus in of de prijs inclusief of exclusief btw is, met welk tarief, en in welke valuta. Die instelling loopt daarna mee in Offertes, Verkooporders en Verkoopfacturen, zodat de btw en de afronding overal gelijk uitpakken.

Zo hoef je geen aparte prijslijsten bij te houden per btw-tarief. Wat de juiste btw-behandeling is voor jouw producten en diensten, blijft de verantwoordelijkheid van jou en je boekhouder, maar het vastleggen en doorrekenen ervan pakt de app op.

Probeer Billing as a Service gratis

Veelgestelde vragen

Hoe haal ik btw uit een bedrag inclusief btw?

Deel het bedrag inclusief btw door 1,21 bij het algemene tarief van 21%, of door 1,09 bij het verlaagde tarief van 9%. Het verschil tussen het totaal en die uitkomst is het btw-bedrag, dat je ook direct kunt berekenen met totaal × 21/121 of totaal × 9/109.

Mag ik prijzen exclusief btw laten zien aan consumenten?

Nee, aan consumenten hoort de prijs inclusief btw te staan. De ACM schrijft voor dat je in elk aanbod aan consumenten de prijs in euro's en inclusief btw vermeldt, met bijkomende kosten erbij. Bij zakelijke afnemers is een prijs exclusief btw wel gangbaar, zolang je dat duidelijk bij het bedrag zet.

Is exclusief btw hetzelfde als zonder btw?

Nee, een prijs exclusief btw betekent dat de btw nog wordt toegevoegd, terwijl zonder btw betekent dat er geen btw wordt berekend. Dat laatste komt bijvoorbeeld voor bij het nultarief, bij vrijgestelde prestaties of bij de kleineondernemersregeling.

Heb ik een aparte app nodig om btw per artikel in te stellen?

Nee, dat kan binnen Microsoft Teams zelf. Billing as a Service is een native Teams-app waarin je per artikel in de Catalogus vastlegt of de prijs inclusief of exclusief btw is en welk tarief geldt, waarna dat automatisch doorwerkt in je verkoopdocumenten.

Kan ik overstappen van prijzen inclusief btw naar exclusief btw?

Ja, dat kan, zolang je administratie beide manieren ondersteunt. Houd er rekening mee dat de weergegeven prijs voor je klant verandert, dus behandel al verstuurde offertes en afgesproken prijzen volgens de oorspronkelijke afspraak.

Welk btw-tarief geldt voor mijn product of dienst?

Dat bepaalt de aard van het product of de dienst: het algemene tarief van 21% geldt voor het merendeel, het verlaagde tarief van 9% voor een vastgestelde lijst zoals voedingsmiddelen, boeken, medicijnen en personenvervoer, en het nultarief onder andere bij internationale leveringen. Controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst of bij je boekhouder.

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.