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Importar/Exportar Tarefas no Checklist usando Excel

O tempo é o recurso mais valioso da sua equipe. Se você digita manualmente dezenas de tarefas toda vez que inicia um projeto, ou copia dados célula por célula para um relatório, está perdendo horas de produtividade.


O Checklist as a Service oferece recursos robustos de Importação e Exportação projetados para preencher a lacuna entre seus fluxos de trabalho dinâmicos no Teams e o mundo estruturado do Excel. Quer você precise criar em massa um projeto complexo ou arquivar um concluído, veja aqui como gerenciar seus dados com eficiência.


Importação: Configurando o Arquivo

Configurar manualmente uma checklist grande com mais de 50 tarefas pode ser entediante. O recurso de Importação permite que você construa sua lista de tarefas no Excel e a carregue instantaneamente.


Para garantir um upload tranquilo, é importante entender o formato primeiro.

Exemplo de Arquivo de Importação
Exemplo de Arquivo de Importação

Antes de fazer o upload, seus dados precisam estar em um formato que o sistema reconheça. Fornecemos um modelo para download para ajudar você a começar. Veja como as colunas funcionam:

  • task_name: O título do item da tarefa (por exemplo, "Adquirir PC").

  • relative_date: Isso determina a data de vencimento. Insira 0 para que a tarefa vença na Data do Evento (Event Date). Insira um número negativo (por exemplo, -2) para dois dias antes do evento, ou um número positivo para dias depois.

  • assignee: O endereço de e-mail do membro da equipe responsável pela tarefa.

  • reviewer: O endereço de e-mail da pessoa que deve aprovar a tarefa (opcional).


O Fluxo de Trabalho de Importação

Importando tarefas do Excel
Importando tarefas do Excel

Agora que seu arquivo está pronto, veja como trazê-lo para o aplicativo:

  1. Criar uma Nova Checklist: Comece criando uma nova checklist.

  2. Selecionar Modelo e Info Geral: Escolha seu ponto de partida e preencha os detalhes básicos (Nome, Data do Evento, Calendário).

  3. Navegar para Adicionar Tarefas: Clique em "Criar" ou "Próximo" para avançar para a fase de criação de tarefas.

  4. Clicar em Carregar Tarefas: Em vez de digitar tarefas uma a uma, selecione o botão + Upload Tasks (Carregar Tarefas).

  5. Carregar e Validar: Selecione seu arquivo Excel preparado. O sistema verificará automaticamente seu arquivo em busca de erros (como um endereço de e-mail não reconhecido).

    • Status de Validação: Você verá um resumo confirmando se as tarefas estão formatadas corretamente ou se linhas específicas serão ignoradas devido a erros.

    • Revisar e Enviar: Assim que a validação for aprovada, clique em Upload Tasks. Suas tarefas preencherão a lista instantaneamente. Agora você pode clicar em Review and Submit (Revisar e Enviar) para criar a checklist!


Recurso de Exportação no Checklist

Às vezes, você precisa extrair seus dados do Teams, talvez para um relatório mensal de conformidade, uma apresentação para o cliente ou simplesmente para fins de arquivamento.


Tornamos a exportação flexível. Você escolhe exatamente o que precisa.

Exemplo de exportação de uma Checklist
Exemplo de exportação de uma Checklist
Exemplo de Checklist exportada
Exemplo de Checklist exportada

  1. Abra sua Checklist específica.

  2. Selecione a opção Export to Excel (Exportar para Excel).

  3. Escolha os pontos de dados relevantes para você:

    • Checklist: Exporta detalhes como o Solicitante (Requestor), Data do Evento e Descrição.

    • Tasklist (Lista de Tarefas): Exporta os principais itens de trabalho, incluindo Status, Datas de Vencimento, Responsáveis e Revisores.

    • Activity (Atividade): Exporta a trilha de auditoria completa de comentários e alterações feitas dentro da checklist.

Uma vez baixado, seu arquivo Excel apresenta uma visão limpa e organizada do seu projeto, pronta para relatórios.


O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service e Checklist As A Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.

 

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