Importar/Exportar tareas en Checklist usando Excel

El tiempo es el recurso más valioso de su equipo. Si escribe manualmente docenas de tareas cada vez que inicia un proyecto, o copia datos celda por celda en un informe, está perdiendo horas de productividad.

Checklist as a Service ofrece funciones robustas de Importación y Exportación diseñadas para cerrar la brecha entre sus flujos de trabajo dinámicos en Teams y el mundo estructurado de Excel. Ya sea que necesite crear en masa un proyecto complejo o archivar uno completado, aquí le mostramos cómo manejar sus datos de manera eficiente.

Importación: Configuración del archivo

Configurar manualmente una checklist grande con más de 50 tareas puede ser tedioso. La función de Importación le permite crear su lista de tareas en Excel y cargarla al instante.

Task Template.xlsx

Descargar XLSX • 10KB

Para garantizar una carga fluida, es importante comprender primero el formato.

Archivo de importación de ejemplo

Antes de cargar, sus datos deben estar en un formato que el sistema reconozca. Proporcionamos una plantilla descargable para ayudarle a comenzar. Así es como funcionan las columnas:

• task_name: El título del elemento de la tarea (p. ej., "Adquirir PC").

• relative_date: Esto determina la fecha de vencimiento. Ingrese 0 para que la tarea venza en la fecha del evento (Event Date). Ingrese un número negativo (p. ej., -2) para dos días antes del evento, o un número positivo para días después.

• assignee: La dirección de correo electrónico del miembro del equipo responsable de la tarea.

• reviewer: La dirección de correo electrónico de la persona que debe aprobar la tarea (opcional).

El flujo de trabajo de importación

Importar tareas desde Excel

Ahora que su archivo está listo, así es como se incorpora a la aplicación:

1. Crear una nueva Checklist: Comience creando una nueva checklist.

2. Seleccionar plantilla e información general: Elija su punto de partida y complete los detalles básicos (Nombre, Fecha del evento, Calendario).

3. Navegar a Agregar tareas: Haga clic en "Crear" o "Siguiente" para pasar a la fase de creación de tareas.

4. Hacer clic en Cargar tareas: En lugar de escribir tareas una por una, seleccione el botón + Cargar tareas (+ Upload Tasks).

5. Cargar y validar: Seleccione su archivo de Excel preparado. El sistema verificará automáticamente su archivo en busca de errores (como una dirección de correo electrónico no reconocida).

   • Estado de validación: Verá un resumen confirmando si las tareas tienen el formato correcto o si se ignorarán líneas específicas debido a errores.

   • Revisar y enviar: Una vez superada la validación, haga clic en Cargar tareas. Sus tareas llenarán la lista al instante. ¡Ahora puede hacer clic en Revisar y enviar (Review and Submit) para crear la checklist!

Función de exportación en Checklist

A veces necesita extraer sus datos de Teams, tal vez para un informe de cumplimiento mensual, una presentación para un cliente o simplemente para fines de archivo.

Hacemos que la exportación sea flexible. Usted elige exactamente lo que necesita.

Ejemplo de exportación de una Checklist

Ejemplo de Checklist exportada

1. Abra su Checklist específica.

2. Seleccione la opción Exportar a Excel.

3. Elija los puntos de datos relevantes para usted:

   • Checklist: Exporta detalles como el Solicitante, la Fecha del evento y la Descripción.

   • Lista de tareas: Exporta los elementos de trabajo principales, incluidos el Estado, las Fechas de vencimiento, los Asignados y los Revisores.

   • Actividad: Exporta el registro de auditoría completo de los comentarios y cambios realizados dentro de la checklist.

Una vez descargado, su archivo de Excel presenta una vista limpia y organizada de su proyecto, lista para generar informes.

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