Sistema de faturamento ou sistema contábil: qual você precisa?

Marc (TeamsWork)
há 7 horas
7 min de leitura

A diferença entre sistema de faturamento e sistema contábil está no que cada um controla: o primeiro cuida da venda e dos documentos cobrados do cliente, enquanto o segundo registra a movimentação financeira e patrimonial da empresa e sustenta as obrigações perante o governo.

No Brasil essa separação tem um detalhe que muda tudo na prática. Boa parte da rotina contábil fica com um escritório contábil externo, então a pergunta real quase nunca é qual dos dois sistemas adotar, e sim quais dados a sua operação de vendas precisa gerar para que a contabilidade feche o mês sem retrabalho.

O que é um sistema de faturamento?

Um sistema de faturamento organiza o processo de cobrança do cliente, do cadastro de produtos e clientes até o acompanhamento dos pagamentos recebidos. É a ferramenta que a área comercial e o financeiro usam no dia a dia para transformar uma venda fechada em um documento cobrável.

No mercado brasileiro, o termo costuma abranger também a emissão de documentos fiscais, principalmente a NF-e. Fornecedores de ERP posicionam o faturamento como uma frente que gera a nota fiscal eletrônica e alimenta as áreas fiscal e contábil, e é assim que a maioria dos compradores entende a categoria.

Vale separar dois blocos que aparecem juntos nessa descrição, porque eles têm exigências muito diferentes:

Documentos comerciais: cotação, pedido de venda, fatura de venda, tabela de preços, descontos, aprovações e catálogo de produtos.
Documentos fiscais: emissão de NF-e ou NFS-e, cálculo de tributos na nota, guarda do XML e transmissão à Sefaz.

Ferramentas diferentes cobrem blocos diferentes. Algumas plataformas fazem os dois, outras se dedicam apenas ao lado comercial e deixam a emissão fiscal para um emissor homologado. Antes de comparar preços, vale entender bem o papel de cada documento no ciclo de cotação, pedido de venda e fatura, porque é isso que define de qual bloco você precisa.

Empresas que ainda controlam cobrança em planilhas normalmente sentem a dor no bloco comercial primeiro, quando a digitação repetida e o rastreio de versões começam a falhar. A comparação entre software de cobrança e controle no Excel ajuda a medir se esse é o seu caso.

O que é um sistema contábil?

Um sistema contábil registra e classifica toda a movimentação financeira e patrimonial do negócio, apura tributos e gera as demonstrações e obrigações exigidas pela legislação. Ele é o ambiente onde os fatos já ocorridos viram escrituração.

As funções que aparecem com mais frequência nas descrições de mercado incluem:

Escrituração contábil e fiscal: lançamentos padronizados de entradas, saídas e demais eventos.
Apuração de tributos: cálculo automatizado a partir dos documentos importados.
Obrigações acessórias: geração dos arquivos do SPED e demais entregas ao fisco.
Demonstrações: balancete, balanço patrimonial e relatórios de resultado.
Conciliação: cruzamento de lançamentos, contas a pagar e a receber e movimentação bancária.

O usuário típico também é diferente. Sistemas contábeis são desenhados para contadores e escritórios de contabilidade, com parametrização de plano de contas e regras tributárias que dificilmente alguém da área comercial vai operar.

Sistema de faturamento vs. sistema contábil: quais são as diferenças?

As diferenças aparecem em cinco pontos práticos, que valem mais que a definição de cada categoria:

	Sistema de faturamento	Sistema contábil
Foco principal	Cobrança do cliente e receita da venda	Registro contábil, patrimonial e fiscal
Momento do processo	Antes e durante a cobrança	Depois do fato, na escrituração
Documentos gerados	Cotações, pedidos de venda, faturas e, em parte das ferramentas, NF-e	Lançamentos, balancete, balanço patrimonial, arquivos do SPED
Quem usa	Times comercial e financeiro	Contador ou escritório contábil
Obrigações legais	Emissão fiscal, quando a ferramenta cobre esse bloco	Apuração de tributos e entregas ao fisco

Um ponto que gera confusão: sistemas contábeis costumam ter algum recurso de emissão ou importação de notas, e sistemas de faturamento costumam gerar relatórios financeiros. A sobreposição existe, porém nenhum dos dois cobre bem o escopo do outro, e é aí que a escolha erra.

Como os dados de faturamento chegam à contabilidade

Os dados saem do sistema de faturamento em dois formatos que a contabilidade consome, o XML das notas fiscais e os arquivos no padrão SPED ou EFD. Esse envio é a ponte entre as duas pontas, e quase toda empresa pequena ou média depende dele porque terceiriza a escrituração para um escritório externo.

O fluxo costuma seguir esta ordem:

A venda é fechada e registrada no sistema comercial, com produto, preço, desconto e condição de pagamento.
O documento fiscal é emitido por um emissor homologado e transmitido à Sefaz, que devolve a autorização e o XML.
Os XMLs de entrada e saída são armazenados pela empresa, que tem obrigação de guarda.
Os arquivos são disponibilizados ao contador, por exportação, painel compartilhado ou envio automático.
A contabilidade faz a escrituração, apura os tributos e gera as obrigações acessórias e as demonstrações.

Onde esse fluxo trava, geralmente, é na origem. Divergências de escrituração aparecem quando o cadastro de produtos, o preço praticado ou o desconto aprovado não batem com o que foi para a nota, e corrigir isso no fechamento custa muito mais caro do que acertar no pedido de venda. Ver a cobrança dentro do ciclo completo de lead a caixa ajuda a identificar onde o dado nasce errado.

Sua empresa precisa de um, do outro ou dos dois?

Na prática você precisa dos dois escopos cobertos, mas raramente pelos mesmos softwares e raramente contratados pela mesma pessoa. A escuta do mercado é consistente nesse ponto: as duas categorias se complementam em vez de competir.

Use estes critérios para decidir onde investir primeiro:

Seu contador já resolve a escrituração: o lado contábil provavelmente está coberto pelo sistema do escritório, e seu investimento faz mais sentido no lado comercial.
Sua dor está antes da nota: cotações refeitas, aprovação de desconto por mensagem, pedido divergente da proposta e falta de histórico pedem uma ferramenta de faturamento.
Sua dor está no fechamento: tributos apurados com atraso, divergência de SPED e demonstrações inconsistentes pedem conversa com a contabilidade e com o sistema contábil dela.
Você emite volume alto de notas: a emissão fiscal precisa de um emissor homologado, próprio ou contratado, independentemente do resto do conjunto.

Mapear a sequência inteira antes de comprar evita cobrir a mesma etapa duas vezes, e é para isso que serve enxergar o processo de cotação até o recebimento como um fluxo único em vez de documentos isolados.

Cotações, pedidos e faturas dentro do Microsoft Teams

Quando a contabilidade já cuida da escrituração e o time comercial ainda controla proposta e pedido em planilhas ou e-mail, o Billing as a Service para Microsoft Teams cobre exatamente esse bloco comercial: Cotações, Pedidos de Venda e Faturas de Vendas, com aprovações, imposto e desconto configuráveis, Catálogo compartilhado e vínculo com a Oportunidade do CRM as a Service. É um aplicativo nativo do Microsoft Teams, então a equipe trabalha onde já conversa.

Sobre o limite, sem meio-termo: o Billing as a Service não emite nota fiscal nem NF-e, não apura tributos, não gera balanços e não substitui o seu sistema contábil. A emissão fiscal continua com o seu emissor homologado e a escrituração continua com a sua contabilidade. O papel do aplicativo é deixar o documento comercial correto e aprovado antes de qualquer etapa fiscal.

Teste o Billing as a Service gratuitamente

Perguntas frequentes

O que é um sistema contábil?

Um sistema contábil é o software que registra a movimentação financeira e patrimonial da empresa, apura tributos, gera as demonstrações como o balanço patrimonial e produz as obrigações acessórias entregues ao fisco. Ele é operado principalmente por contadores e escritórios de contabilidade, e não pela área comercial.

Como funciona o sistema de faturamento?

Um sistema de faturamento funciona a partir do cadastro de clientes e produtos, gerando os documentos que formalizam a venda e acompanhando o recebimento. No modelo mais comum no Brasil, ele registra a venda, aplica preço e desconto, gera o documento fiscal ou aciona um emissor para isso e depois disponibiliza os dados para a contabilidade.

Qual a diferença entre faturamento e balanço?

Faturamento é o total vendido em um período, antes de descontar custos, despesas e impostos, e mostra quanto a empresa comercializou. O balanço patrimonial é uma demonstração contábil que lista bens, direitos e obrigações em uma data específica, revelando a situação patrimonial do negócio. Um mede volume de vendas, o outro mostra a composição do patrimônio.

Um sistema de faturamento substitui o sistema contábil?

Não. Um sistema de faturamento cobre a venda e a cobrança do cliente, sem fazer escrituração contábil, apuração de tributos ou geração das obrigações entregues ao governo. Empresas que tentam usar apenas a ferramenta comercial costumam descobrir a lacuna no fechamento, quando a contabilidade pede dados que o sistema não produz.

Preciso de um aplicativo separado se meu sistema contábil já emite notas?

Depende de onde está a sua dificuldade. Se o problema é apenas emitir e escriturar, o conjunto atual já resolve; se a equipe comercial perde tempo com cotação, aprovação de desconto e pedido de venda antes da nota, um aplicativo dedicado a esse bloco faz sentido, e é esse o escopo do Billing as a Service para Microsoft Teams, que trata os documentos comerciais e deixa a emissão fiscal com o emissor homologado.

Quais dados o meu sistema precisa enviar para a contabilidade?

Os itens mais solicitados são os XMLs das notas fiscais de entrada e de saída e os arquivos no padrão SPED ou EFD gerados a partir deles. Muitos sistemas de gestão automatizam essa exportação ou disponibilizam um painel para o contador acessar, o que reduz divergências de escrituração no fechamento.

O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service e Checklist as a Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.