Power Automate e RPA: Como uma empresa global de saúde poupou dois dias ao automatizar os relatórios semanais

A Kitameraki, empresa parceira da Teamswork, foi contratada por uma importante empresa global do setor de saúde para redesenhar um processo de relatório semanal que havia anos era executado manualmente. Toda semana, a equipe dedicava dois dias inteiros a exportar dados do Power BI, formatá-los no Excel, filtrar cada relatório individualmente para mais de 250 destinatários e distribuí-los à mão.

O processo não exigia conhecimentos especializados nem decisões complexas, mas a combinação de volume, filtragem manual e exigências de conformidade em um ambiente altamente regulado não deixava margem para atalhos. A Kitameraki reconstruiu todo o fluxo de trabalho com Power Automate e RPA, reduzindo o esforço manual a zero.

Um processo de relatório que custava mais do que só tempo

A empresa produzia relatórios de desempenho semanais em duas frentes: desempenho comercial e engajamento dos colaboradores com os clientes. Cada relatório precisava ser extraído do Power BI, formatado no Excel, filtrado individualmente para que cada colaborador visualizasse apenas seus próprios dados e enviado separadamente por e-mail para mais de 250 destinatários.

Em um ambiente de saúde regulado, a etapa de filtragem tinha implicações sérias. Cada destinatário estava autorizado a visualizar apenas seus próprios dados de desempenho, o que significava que cada relatório precisava ser revisado e ajustado antes do envio. Com uma lista de distribuição de mais de 250 pessoas, o trabalho se acumulava rapidamente, e qualquer erro na filtragem gerava consequências tanto operacionais quanto regulatórias.

O processo consumia até dois dias úteis completos por semana, sem exceção e sem possibilidade de encurtar caminho.

Por que Power Automate e RPA foram usados em conjunto

A Kitameraki optou por uma combinação de Power Automate e ferramentas de RPA porque as duas tecnologias resolvem partes diferentes do problema. O Power Automate gerencia nativamente a lógica e as integrações entre os serviços da Microsoft, conectando Power BI, Excel e Outlook sem desenvolvimento personalizado. O RPA cuida das etapas que exigem interação direta com uma interface de usuário, como navegar em um painel para acionar uma exportação de dados que não pode ser chamada via API.

O uso conjunto das duas ferramentas permitiu automatizar todo o fluxo de trabalho sem deixar nenhuma etapa manual no processo.

1. Extração de dados do Power BI

O Power Automate foi configurado para extrair automaticamente os dados de desempenho dos painéis do Power BI de acordo com um calendário semanal, eliminando a exportação manual e garantindo que cada relatório fosse baseado nos dados mais recentes disponíveis.

2. Formatação dos relatórios no Excel

Scripts de automação reestruturaram os dados brutos em tabelas dinâmicas e removeram os campos irrelevantes para cada destinatário, produzindo o mesmo resultado que a equipe gerava manualmente antes da automação.

3. Aplicação dos filtros de privacidade

O Power Automate aplicou filtros de privacidade com base em regras predefinidas, garantindo que cada relatório contivesse apenas os dados que aquele destinatário estava autorizado a visualizar. Essa era a etapa de maior risco no processo original e aquela em que a eliminação da intervenção humana gerou o impacto mais imediato.

4. Envio de e-mails personalizados

Com os relatórios formatados e filtrados, o Power Automate os distribuiu automaticamente para todos os mais de 250 destinatários. Cada pessoa recebeu apenas o seu próprio relatório, sem nenhuma intervenção manual em qualquer etapa do processo de distribuição.

O que a automação realmente entregou

A tarefa semanal de dois dias deixou de existir. A equipe não dedica mais tempo a exportações de dados, formatação no Excel, filtragem de privacidade ou gerenciamento de uma lista de distribuição de 250 pessoas. O tempo recuperado é usado agora para analisar os dados de desempenho que os relatórios geram e para embasar as decisões que deles decorrem.

Do ponto de vista da conformidade, eliminar a intervenção humana na etapa de filtragem suprimiu o risco de envio de dados para o destinatário errado. Em um ambiente de saúde sujeito a requisitos rigorosos de privacidade de dados, isso representa uma melhoria operacional concreta, não apenas um ganho de eficiência.

A solução também escala sem esforço adicional. Adicionar novos destinatários ou ajustar os formatos de relatório não aumenta a carga de trabalho manual, porque essa carga simplesmente não existe mais.

Quando faz sentido automatizar um processo de relatório?

Um processo de relatório é um bom candidato para automação quando é executado em um calendário fixo, utiliza fontes de dados estáveis e segue as mesmas etapas de formatação e distribuição a cada ciclo. A empresa de saúde deste caso atendia às três condições: cadência semanal, fontes de dados estáveis no Power BI e um fluxo de trabalho reproduzível de Excel para e-mail em grande escala.

Outros indicadores de que um processo está pronto para ser automatizado:

• A mesma equipe o executa a cada ciclo com pouca variação na forma como é feito

• Os relatórios são filtrados ou personalizados manualmente antes da distribuição

• A lista de distribuição é grande ou está em crescimento

• Erros de filtragem ou formatação já causaram problemas anteriormente

Como automatizar relatórios semanais com o Power Automate?

A abordagem segue a mesma estrutura independentemente do conteúdo do relatório:

1. Conectar a fonte de dados: vincular o Power Automate ao Power BI, SharePoint ou qualquer sistema que armazene os dados de relatório

2. Aplicar a lógica de formatação: usar scripts de automação para estruturar os dados no formato adequado para cada relatório

3. Configurar as regras de filtragem e personalização: definir quais dados cada destinatário está autorizado a visualizar

4. Configurar a distribuição automatizada: programar o Power Automate para enviar os relatórios a todos os destinatários de acordo com o calendário definido

Quando integrações diretas não estão disponíveis, o RPA cobre as etapas restantes: navegar por interfaces, acionar exportações e executar tarefas que não podem ser realizadas pelo Power Automate sozinho.

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